信息时代档案管理工作存在的问题及对策

摘要：近些年，随着经济发展水平的不断提高，计算机信息技术的应用范围也越来越广泛，与传统档案管理工作相比，信息时代档案管理工作更多的是依靠网络和计算机信息技术，计算机技术和网络数字化的应用大大降低了档案管理工作的难度，减少了人力成本的投入，提高了档案管理工作效率，使档案管理工作更加高效、便捷。但信息时代档案管理工作也存在着一些问题和不足，本文深刻的分析了信息时代档案管理工作中的一些问题和不足，并针对这些问题提出了相应的解决对策。

关键词：信息时代；档案管理；问题；对策

档案管理是指利用科学合理的方法和手段对档资料案进行收集整理、保管鉴定、检索、编目、分析和研究等工作。随着网络信息化技术水平的不断提高和发展，计算机信息技术越来越多的应用在档案管理工作中，信息时代档案管理工作的形式和内容也发生了巨大的变化，与传统档案管理不同，信息时代档案管理不再单纯的依赖人工，而更多的是依赖网络信息化和数字化，信息时代档案管理工作更加高效、快捷。但当前，我国档案管理工作在发展过程中也存在着一些问题和不足，这些问题严重的制约着档案管理工作的发展，这就要求我们要敢于正视问题和不足，不断的进行探索和研究，积极寻找解决问题的方案和对策，保证信息时代档案管理工作的健康发展。

一、信息时代我国档案管理工作存在的问题和不足

1、档案管理工作人员的综合素质还有待提高。传统档案管理模式下，档案的存储和归档主要是纸质方式，档案的检索也主要是人工，这就造成了档案资料收集整理的周期过长，档案管理工作难度大，工作耗时耗力，工作效率低，档案检索数据不准确。信息时代的档案管理工作主要依靠计算机网络信息技术来完成，工作效率更高，检索更加精确。这就要求档案管理工作人员除了具备专业的档案管理知识外，还要具备一定的计算机网络知识和技能，既能熟练操作计算机，又能熟练使用档案管理系统软件，当计算机和系统出现故障时，档案管理工作人员能快速的找出问题并排除故障，保证档案管理系统的正常运行。但在实际工作中，由于缺乏系统的培训和学习，部分档案管理工作人员的实际操作能力还不够高，对软的使用情况不熟悉，遇到问题不能及时有效的解决和处理。

2、档案管理工作的安全性和保密性不达标。利用网络信息技术对档案管理工作进行管理，极大程度的提高了档案管理工作的效率和质量，减轻了档案管理人员的工作量，但网络大环境的不稳定性，使网络系统存在着巨大的安全隐患，各种病毒和网络黑客的入侵和破坏往往会造成档案管理系统的瘫痪，迫使工作中断，使档案的鉴别、检索和分析等一些列工作无法再继续进行，此时，档案管理工作人员就需要花费很大的精力去重新建立和启动系统，清理病毒，恢复数据和资料，但有时候一些数据很难再恢复，更严重的情况会造成重要档案资料的丢失，发生泄密事件，给档案管理工作带来不可估量的损失。不加以安全防护的网络给了不法分子可乘之机，一些不法分子利用网络漏洞窃取我国重要的档案资源。

3、档案管理标准化程度还不够高，档案管理软件通用性能差。目前，我国各地区的档案管理在内部系统的建设时还没有一个统一的参考标准和规范，每个地区的档案管理工作差异也都很大，想要实现统一的标准化管理难度还很高，而且不同的档案部门使用的档案管理软件和计算机型号配置等也都各不相同，由于不同档案管理软件之间的不兼容导致档案信息资源无法实现共享，优质的档案资源无法被充分利用，各档案部门之间也很难做到有效的沟通和交流。这些情况都严重的制约了我国档案管理的信息化和现代化发展进程，阻碍了档案管理工作的快速发展。

4、档案管理硬件设备资源配备不足。由于一些地区对档案管理工作的不重视，对档案管理建设资金投入不足，一些地区的档案管理工作发展仍然比较缓慢、落后，档案管理环境简陋，设备陈旧，本该淘汰的计算机和其他相关设备仍然在继续使用，計算机和设备的更新满足不了档案管理工作发展的需要，档案管理信息化发展更是滞后。

二、信息时代下，针对我国档案管理工作中问题的对策

1、全面提高档案管理工作人员的综合能力和素质，加强档案管理工作人员的培训和培养力度。由于档案管理是一项长期、复杂、涉及数据庞大的工作，工作人员能力和素质的高低直接关系着档案管理工作的质量和效率，这项工作对档案管理工作人员的要求极高，因此，档案管理部门要不断的提高工作人员的能力和素质，定期组织工作人员进行专业、系统的培训和学习，通过培训和学习让工作人员掌握档案管理工作相关的职业技能，加强专业知识的巩固，努力建设一支专业素质强，综合能力高的队伍，保证信息时代档案管理工作的顺利开展。同时，档案管理工作人员还应该主动利用业余时间去充电和学习，不断提高自己的技能，以适应快速发展的工作需要。

2、加强档案管理系统的安全性建设，提高档案管理系统的安全指数。为了保证档案管理工作的安全性和保密性，必须要加强网络安全建设。档案管理研发技术人员在网络建设时一定要做好网络的安全防护措施，防止病毒和网络黑客的入侵。定期对档案管理系统进行全面升级和改造，保证档案信息资源存储安全，档案信息不泄漏。对档案管理人员使用的系统软件进行权限控制，实行实名登录，保证我国档案资源不泄漏。

3、建立健全档案管理制度，使档案管理工作有标准可依。提高设计软件的通用性，使各地区档案管理部门可以更好的实现档案资源共享，保证各档案部门通过远程网络进行有效的交流和沟通。加强档案管理建设的资金投入，不断淘汰掉陈旧落后的设备，采用新技术和新设备。

信息时代档案管理工作还有很长的路要走，这就需要我们不断的进行探索和研究，发现问题和不足及时解决和改正，保证我国档案管理工作健康有序发展，不断的提高档案管理工作的质量和效率。

参考文献：

[1]曹蕾.档案信息化管理问题及对策[J].赤子（上中旬），2017，（06）：143.

[2]章莉.信息环境下档案管理工作创新策略[J].城建档案，2017，（01）：58-59.

作者简历：

姜冬梅，女，（1973-），汉族，山东省烟台市，大学本科，烟台市莱山区政务服务管理办公室，科长，馆员，研究方向：档案管理。