大数据时代档案管理的关键问题研究

马启莉

摘要：大数据时代背景下，对档案管理工作提出了更高的要求。关于大数据与档案方面的研究成为社会热点，人们越来越重视数据资源的价值性。但是在大数据趋势下行政单位的档案管理工作面临着新的挑战，基于此，文章将针对大数据时代背景下，档案管理存在的关键问题及其具体优化策略展开探讨。

关键词：大数据时代；档案管理；关键问题

行政单位想要实现档案管理工作的顺利转型和升级，应与时俱进将大数据与档案管理有机结合。实现大数据背景下档案管理的电子化，这不仅能够显著提高工作的质量和效率，还能强化档案数据的安全性。因此，应进一步加强对档案管理与大数据的研究，积极探索优化策略，从而提供更加优质的档案管理服务。

一、大数据时代档案管理工作面临的关键问题分析

基于大数据时代背景下，行政单位在开展档案管理工作时，存在问题主要包括以下几方面：其一，档案信息泄露问题严重，大数据时代，网络活动愈加频繁。一旦档案管理系统出现漏洞，或遭遇黑客攻击，将会造成严重的经济损失。如果因档案管理工作失误导致信息数据泄露将会对行政单位的发展造成严重的负面影响。其二，大数据时代下，档案管理的环境和方式发生了巨大的转变，对档案管理人员提出更高要求。然而当前我单位极度缺乏档案管理新型人才；其三，大数据时代下，对档案管理工作流程提出了新的要求；最后，传统的档案保存形式已经无法满足档案管理工作需求。

二、大数据时代档案管理工作的具体优化策略研究

（一）档案管理——转变陈旧档案管理理念

长期以来，档案管理模式固化，大多采用供给模式，一般会根据业务需要进行现阶段档案信息的处理，从而提供相应的服务。但是会导致需求与服务不对等情况的发生。基于大数据时代背景下的档案管理，更侧重于个性化，具有针对性，能够提供更加优质精确的服务。因此，行政单位想要获得长远发展，应抓住发展机遇，转变传统档案管理理念，不断提高自身的档案管理能力。重视信息数据的深入挖掘，加大资金上的投入，积极引进先进的技术手段。通过信息的共享，提高数据的可利用价值。針对档案管理系统，进行不断的优化升级，以此来提高其安全防护等级，实现对数据全方位的保护和充分利用。

（二）档案管理——强化档案数据安全性

基于大数据的档案管理，同过去相比管理效率显著提升、管理成本大幅降低、档案存储更加便捷。与此同时，信息技术的高度发达在某种程度上也增加了档案数据管理难度，数据安全性得不到保证，极易发生档案数据泄露的情况。因此，大数据时代下，想要实现档案管理工作顺利转型，应扬长避短，规避风险因素，采取措施强化档案数据的安全性。具体需要做到以下几点：（1）现阶段，档案管理电子化建设不断完善，无纸化办公已成为未来发展趋势，要求作为各类档案信息的管理人员，应加强对电子数据的维护与管理，具备较强的安全防范意识。防止因电脑病毒的人侵，造成电子档案数据库的瘫痪或是信息的丢失。（2）基于大数据时代的档案管理，政府应进行工作细则的调整和改进，健全和完善档案管理制度。确保档案管理操作更加规范，从整体上实现对档案数据安全性的防护。（3）加大法律保护力度。针对当前日益猖撅的非法窃取档案信息行为，加大法律保护和惩治力度。在有关刑法规制内容中融入破坏档案信息安全行为，采取强有力的法律手段来保护档案信息安全。

（三）档案管理——优化新型人才结构

行政单位想要提升发展潜力与竞争力，必须重视对人才的引进与培养。为了提高大数据时代下的档案管理工作水平，应积极引进新型技术人才。实现档案管理理念与工作模式的创新。同时，针对现有档案人才定期开展培训教育活动，或是邀请国外拥有丰富经验的档案管理人才进行专题讲座，丰富我单位档案管理人才视野，吸收先进管理经验，学习应对各类档案管理问题的处理能力。不断完善知识体系，强化业务水平，学习全新的档案管理技术。此外，还应对人才结构进行优化。现低段，行政单位档案管理人员逐渐呈现老龄化趋向，主要是因为档案管理工作内容在年轻人看来枯燥乏味，缺乏挑战性。而长期以来对档案管理工作都不够重视，使得很多年轻人都不愿意从事档案管理工作。大数据时代下，档案管理工作的模式发生了巨大的转变，对于人才需求缺口较大。基于此种现状，应加大宣传力度，转变年轻人思想观念，使其能够更为主动的从事档案管理工作。只有这样，才能为档案管理人才队伍注人新鲜活力，实现大数据时代下人才结构的进一步完善。

（四）档案管理——创建完善的工作平台

现阶段，在开展档案管理工作中，存在技术水平落后、信息不健全、系统漏洞等问题。基于大数据时代下，应积极转变档案管理模式，实现档案管理工作的信息化建设。因此，需要创建完善的档案管理工作平台。在实际工作中应做到以下几点：（1）在收集档案信息过程中，必须确保原始数据的完整性和精确性，要求工作人员端正工作态度，对信息资料进行全面细致的核查工作。只有在信息数据确认无误的前提下，才能将其输入到基础数据库中，这样一来，一份完整的电子档案就保存成功了。（2）档案信息的细化处理。为了实现更加便捷的检索和查阅，应将档案信息进行细化。以人力资源部门的人事档案管理为例，以员工为单位，创建个人信息数据库，收录其姓名、性别、年龄、民族、工号等信息，并进行科学的分类、编码和命名，方便后期资料的检索和获取。

三、结语

综上所述，大数据能够为档案管理工作注人全新的活力，只有实现两者的融合，档案管理工作才能适应时代发展需要。因此，应转变固有观念，以大数据作为基石，创建全新的档案管理工作平台，重视对新型档案管理人才的引进和培养。强化档案数据的安全性，避免信息泄露情况的发生。

参考文献

[1]李颖，郑博.大数据时代档案管理的关键问题探析[J].中国档案研究，2016（00）：193-202.

[2]王芳.基于大数据时代背景下的档案管理分析[J].科技视界，2018（08）：245-246.