企业地质档案信息共享化需解决的问题及对策

文/中石化江苏油田分公司物探研究院 陈丹

企业地质档案是科研人员经过长期地质研究工作总结形成的文字、图表、声像、电磁介质等，具体包括井资料、原始资料、成果资料及实物资料等，涵盖不同区域庞大的资源勘探数据，贯穿于企业成长的历史脉络，涉及商业机密，具有一定保密期限。国外发达国家地质档案管理产业化程度相对较高，建立了成熟的管理与服务体系，具有大量地质资料信息数据库，建立基于网络技术面向地质资料管理的信息系统和社会服务系统，促进地质资料的全方位服务与应用。2017年中石化地质资料管理办法新规出台，企业地质档案馆藏机构应当利用现代信息处理技术，提高地质资料的处理、保管水平，建立地质资料信息服务网络系统，汇交地质资料目录，开展对地质资料的综合研究工作，逐步实现股份公司地质资料的共享利用。

一、企业地质档案共享发展面临的主要问题

在共享发展理念背景下，企业地质档案管理机遇与挑战并存，解决当前管理突出的主要问题，为进一步实现地质档案共享发展打好基石。当前，随着国企改革的不断深化、科研队伍结构调整以及科研人员年轻化，地质档案管理方面问题渐渐突显，亟待解决，包括企业地质档案管理模式较为单一老旧，地质档案管理规范存在漏洞、地质档案管理信息化建设滞后等。在地质档案的利用方面，部分资料仍采用传统手工借阅方式，数据库不够完善，地质资料相关信息查阅繁琐，电子档案的借阅技术不成熟等；在地质档案统计方面，档案借阅统计较为粗略，不能直观体现各勘探区域使用率；在地质档案安全管理方面，管理系统的安全性、科研人员保密意识及安全意识等有待提高。企业地质档案管理在新时代面临的问题决定了共享发展进行的进度，创新性解决以上问题，以便更好地搭建共享平台。

二、企业地质档案共享发展对策

（一）转变企业地质档案管理模式。由于地质档案的特殊性质，地质档案长期处于慢节奏及较为闭塞的管理模式，近年来随着资源勘探形式发生了转变，地质档案归档数量同比减少，地质档案网站老化，更新速度较慢，加之地质档案管理部门与企业其他部门合作沟通交流较少，久而久之导致部分企业科研人员对于地质档案管理程序较为陌生，不利于企业资源勘探业务的扩展与勘探水平的提升。随着企业转型发展，对外业务领域不断延伸，企业地质档案管理需与时俱进，抓住机遇，打开局面，打破“酒香不怕巷子深”的常规思路，主动出击，加强与企业生产各部门的联系，加强企业地质档案管理与科研人员互动窗口建设，了解企业进行的科研及生产项目实时动态，做到档案收集整理前“未雨绸缪”，对于达到保密期限的地质档案进行及时鉴定，提升地质档案利用率，细化档案统计，实现一个畅通、高效、互动的管理模式。

（二）地质档案管理规章完善及实施。企业地质档案管理规章制度决定地质档案管理逻辑，也进一步确立了企业对自我知识产权的保护手段和措施。随着企业之间合作密集程度加深，电子地质档案的日益增多，地质档案管理规章制度需要进行适时调整。制定科学完善的规范制度，能够使企业在日益增多的外部项目中形成良好的归档习惯，进而有条理有规范地保存有价值的材料，对于日后勘探业务扩展也有着至关重要的作用。建立切实可行细化的地质档案规章制度包括收集制度、保管制度、借阅制度等，制定过程需结合企业各部门生产经营利用地质档案特点而进行，对科研人员可建立档案信用度来加以约束，并将档案管理流程植入信息系统，使档案管理逐步趋于规范化、标准化和科学化，做到规章制度切实可行。

（三）构建web地质档案管理系统。随着计算机网络技术的不断发展，“互联网+”是地质档案共享发展的有利助推器。创建基于web地质档案管理系统，能够实现地质档案共享的无缝对接，更方便地对地质档案、借阅者借阅情况、借还档案进行高效的管理。在B/S（浏览器/服务器模式）网络结构模式下，用户界面以Web页面形式呈现，采用Web浏览器进行访问获得信息。客户端无须安装任何专门的软件，只需要浏览器。企业可以借助已有的先进的网络通信技术，构建基于web档案信息管理系统，辅助开展地质档案管理信息化工作，进一步提升企业档案管理质量及水平。1.系统功能需求。地质档案管理系统目的是实现用户登录、档案查询、扫描借阅等业务的自动化管理，以提高工作效率。分析系统功能需求，主要有三种角色：用户、档案管理员、系统维护员。设计系统结构图如“图1”，用户登录能够查看个人借阅；地质档案检索功能实现通过用户搜索关键词检索档案信息；档案借阅管理功能通过扫描借阅证及档案条形码实现扫描借阅：地质档案的管理主要对馆藏档案的添加、修改、删除、查询；借阅者管理主要是对借阅者进行添加、修改、删除、查询。2.数据库设计。基于对系统功能模块分析，系统所需数据主要包括用户信息、借阅信息、地质档案信息、档案管理员信息等，依据企业地质档案种类划分地质档案类别，基于以上信息建立全局系统E-R图，如“图2”。3.系统开发平台。Web应用系统开发平台比较流行的有PHP、ASP、JSP和ASP.NET。PHP是基于预处理HTML页面模型的一种脚本语言，作为开发语言，执行效率高，消耗的系统资源较少，扩展性强。Mysql与PHP、Apache结合为建立基于数据库动态网站提供强大支持，系统运行环境可以为Linux或Windows操作系统。应用该架构有利于业务系统的发布，系统升级只需在服务器上操作即可，便于用户操作和维护。

图2 系统全局E-R图

（四）完善地质档案管理信息化建设。企业地质档案管理信息化建设仍需完善，利用现代信息化技术进一步提高档案管理工作效率和质量，促进地质档案全面共享。1.完善电子数据库。完善地质档案相关信息录入，结合企业生产部门确定地质档案涉及盆地、凹陷、构造等细节的地质信息，方便用户快速检索，利于档案编研利用及统计。此外，企业地质馆藏机构不乏年代久远的地质档案，其中有些档案利用率低，设置由专人保管，这些档案仍留有人工记录信息但缺乏电子信息。完善电子数据库，利于企业地质档案日常管理及交接。2.老档案电子化。一些地质档案由于年代较久远，纸张脆弱，每翻阅一次就会增加一次损伤，这些档案有一个共同点是利用率高，对它们重新整理，进行扫描或翻拍电子化，按照电子档案管理条例规定借阅，尽量减少老旧档案的损伤，有利于档案的保管。3.条码或芯片扫描借阅。电子扫码在日常生活中已随处可见，传统的手工敲打或手写借阅单号已经不能跟上时代步伐。条码扫描借阅地质档案关键在于扫描借阅与数据库的正确对接，如一份地质档案跟随数十份附件附图，而一份附件或附图又分离成若干张组成，扫描借阅既能将有关联地质档案相应结合，又不致借阅繁冗。芯片借阅是目前比较先进的借阅模式，企业地质档案馆藏机构基础设施建设逐步完善时，部分地质档案可采用芯片借阅。4.建立完整的服务评价体系。通过网站问卷调查方式了解用户对借阅服务的满意程度，坚持服务质量评价的科学性、全面性原则，评估用户期望的服务与切身感受的差距，帮助档案管理工作人员改进和优化地质档案信息服务质量，提高工作效能。

三、结语

共享是中国特色社会主义五大发展理念之一，企业地质档案共享发展成为未来地质档案管理大势所趋。解决共享发展前面临的问题有助于加快地质档案共享平台建设，有利于资源勘探企业间深度融合，对于企业转型发展具有重要意义。随着共享经济的兴起，企业地质档案管理应找准发力点，完善档案信息化管理，促进地质档案有效利用，为企业资源勘探业务拓展及未来发展提供有力支撑。