加强文书档案管理新路径的思考

王乐萍

【摘要】文书档案的汇集、整理、保存以及有效利用，为单位信息管理奠定了基础。在当今科技与网络信息量不断递增的大形势下，运用以往文书档案管理工作的方式方法，已经不能有效满足时代发展的需求，所以我们应该采取有效方式解决。本文首先简单地介绍了文书档案管理的特点，然后探讨文书管理工作中出现的问题，并且提出解决措施，以提高文书档案管理工作。

【关键词】文书档案 创新管理 技术创新

一、文书档案管理的存在意义

文书档案管理工作是一个单位发展中的重要政治工作记录，同时也是行政管理工作中的重要资料。在现代社会经济发展中，单位的文书档案管理工作显得格外重要。文书档案管理工作本身是一项服务性较强，同时技术性和政治性都比较强的工作，对单位的发展而有着重要指导作用。近年来，随着社会的快速发展，对文书档案管理工作也提出了更高的要求，无论从形式上还是管理内容和手段上都应进行相应的创新，争取做到与时俱进，以更高的管理水平来提升档案管理的有效性。文书档案管理工作的创新和发展对社会经济的稳定发展，以及社会的健康发展有着十分重要的意义，因此一定要加以重视。

二、文书档案管理的特点

1.内容丰富

任何单位的工作记录都是以文书档案的形式进行体现，它主要包含：文书档案、载体档案、会计档案、科技档案、人事档案、电子档案、声像档案、行政管理等较多种类。文书档案中包括了很多单位和有关部门印发的各种文件、各种民主选举选民登记和选票以及各种签订的合同和附件，形成了文件档案内容的多种多样，丰富多彩。

2.重视收集保存

文书档案管理通常情况下，人们利用纸张将事件发生过程进行完整的、详细的记录，然后再通过分类的形式将其存放在档案室。收集事件资料的过程是十分重要的，而且必须确保其完整性和充分性。因为文书档案将作为单位预测未来发展趋势的重要资料，也是供后人借鉴的可靠的载体。

三、文书档案管理工作中存在的问题

1.管理制度不规范

现在许多单位都存在文书档案管理不规范的情况，譬如：档案的档案号编制不正确，档案的目录设置不科学，文书档案管理制度不健全存等一系列问题。甚至极少数企业仍旧采取传统的、陈旧的管理模式，面对新形势不能做好恰当的转型，及时的更新体制和管理办法。这种“目光短浅”的意识，很难发挥文书档案的作用，甚至阻碍其健康发展。

2.管理人员专业素质不高

目前，我们虽然有一支稳定的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的复合型专业人才十分匮乏。

3.文书工作和档案工作直接的衔接存在问题

文书工作和档案管理工作直接存在联系又有着区别，是统一又分工的。在实际的文书档案管理工作中，文书工作和档案管理应该相互配合，建立一个分体式的管理体系。实际的管理工作中，文书和档案应该实行一种分块式的管理制度，这才是一种有效的，相对科学的管理。但是在实际的操作过程中，这一体制却在一定程度上拉开了文书工作和档案工作之间的距离。文书工作人员档案意识淡薄，档案管理人员通常很少考虑文秘的工作，这使得两者在衔接的过程中出现很多的脱节的地方。当前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，也就是在公文格式和处理方法上存在很多的不规范的，不标准的现象。

四、加强文书档案管理新路径的思考

1.完善制度，提高管理水平

我国目前的文书档案管理工作发展水平较低，主要是缺乏系统的管理制度和监督力度。首先，单位应该构建健全的规章制度，为文书档案管理工作提供保障。其次，合理规定催收时限并加大监督力度，对于不能及时提前归还的人员应在规定时间内及时地对其进行提醒，以免丢失和忘记。最后，明确各部门职责，由于文书档案来源于各个部门，所以各部门要做好资料的汇集和总结，只有这样才可以保障交接文书档案时的完整性和准确性。各部门之间应该协调合作，促进文书档案管理工作的有效进行。

2.提高档案管理人员素质

一是可通过各种形式宣传《档案法》《档案人员职业道德》《文书学》和国家有关文档工作规定，使档案管理人员充分认识以搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务。二是要把住人才人口关，注意引进招聘一此有档案专业知识，有专业技术技能的人才充实文书档案队伍。同时加强现有人员的继续教育，积极组织文书档案管理人员参加档案业务知识培训，提高其管理水平，使文书档案管理工作与单位业务同步发展。

3.做好文书工作和档案工作的規范衔接

文件是档案的基础，文件质量的高低直接关系到档案的质量的好塥，没有高质量的文件作为基础，档案的质量就得不到有效的提高，由此可见，档案管理水平的高低是建立在文书部分规范化处理文件的基础之上的。因而，文书人员要提高档案意识，切实做好文书材料的立卷归档。在实际的文件处理过程中，要时刻意识档案管理工作，从而真正实现文书、档案工作一体化。要做好这一点，需要文书人员重视文件材料的质量，例如纸张大小、文字的格式等需要有一个标准。严谨使用圆珠笔、红墨水、铅笔等起草、修改和批阅文件材料等。此外，文件的处理要及时、准确；收发文件需要及时的进行登记和记录，一旦发现文件的缺少，要及时的查找。尤其是对于帐外的资料，例如领导者的讲话以及外出开会的记录等，要及时的收集和处理，保证文件材料的完整性。

结束语：总而言之，文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。因而需要提高单位文书管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，强化各部门之间的合作，做好文书档案资料的收集工作，建立完善和管理机制和工作程序，树立文书档案管理的规范化和标准化，从而根本上切实提文书档案资料的利用率，保证单位的建设和发展。