行政事业单位档案质量的因素及对策初探

2018-10-15 20:33王维思
办公室业务 2018年8期
关键词:行政事业单位

王维思

【摘要】档案管理对行政事业单位的有序发展提供了科学的保障,档案管理的水平直接影响档案质量,行政单位想协调有序发展,需要提升档案管理能力,保证单位档案质量。本文就影响行政单位档案质量的因素进行了分析,并针对这些因素提出了改进对策,从而提高行政档案的管理质量。

【关键词】行政事业单位;档案质量;对策初探

科学规范的管理模式能够使行政事业单位的档案质量不断提升,现代化的管理模式逐渐深入行政事业单位,建立高效的管理系统,强化档案管理制度,从根本上保障行政事业单位的档案质量,从更深层次对行政事业单位进行有效的监督和评价。

一、行政事业单位档案质量的影响因素

(一)管理人员素质。在行政事业单位档案管理工作中,需要相关工作人员具有很强的专业技术能力,这是由于档案管理的政策性所决定的,对事业单位的工作人员提出了很高的要求,既要拥有良好的思想政治修养,又需要拥有档案管理的职业修养。但在事业单位档案管理工作开展的过程中,大量员工忙于日常事务,在档案管理工作上花费时间过少,自身的实际能力欠缺,导致档案的质量受到严重影响。管理人员业务能力不均衡,使归档的文件出现整理分类不及时,保管时间不准确等问题的出现,思想上对档案管理工作重要性的认识不到位,责任意识不强,管理过于随意。

(二)管理设备陈旧。我国目前仍有大量行政事业单位,未结合自身情况安装现代化管理所需的硬件设施,许多老化陈旧的设备没有及时更新,这对档案管理的质量产生了严重的影响,档案管理办公室的安全预防设施不到位,许多档案因保存不当,出现破损,字迹不清的现象,这对档案的质量造成了无法估计的后果。

(三)管理思想落后。行政事业管理人员的误区,使档案管理一直没有受到重视,因其不能带来经济效益,就疏于管理,仅仅将管理水平停留在被动应付的状态,能够满足日常的查阅,确保档案不丢失。即使有些单位在管理过程中,落实了管理负责人,但在本质上缺乏科学有效的管理机制,档案的管理质量仍未得到提高。

二、改善行政事业单位档案质量的科学对策

(一)提升管理人员素质。在日常档案管理工作中,因其需要具有很强业务能力的工作人员进行管理,使得档案管理的团队合作尤为重要,在人员选拨过程中,要注重考量管理人员的工作态度和工作能力,对具有良好政治素养和责任心的工作人员应积极进行培训,在日常工作中,通过多种方法调动人员的积极主动性,注意将自己所学技能与实际档案管理需求相结合,强化自身的责任意识,定期可以开展交流活动,增进管理人员之间的沟通,进而提升档案的管理质量。

(二)完善管理信息化。在信息化技术快速发展的今天,行政事业单位也开始提升管理的信息化水平,档案作为事业单位的重要组成部分,急需在工作过程中提高信息化水平,使其更好地满足管理服务需求,更便捷地为行政事业单位的发展服务,从根本上使得档案的使用寿命得到提高。信息化系统的应用,可以使档案提取的速度加快,通过网络使档案以数据的形式进行传输,弥补纸质档案在传递过程的不足,使档案管理更具有实效性。档案可以通过一些先进的科技设备,转化成电子资料,存储在计算机中,实现档案的纸质与电子版相结合的管理模式,更好地避免因纸质的破损导致的内容丢失。现代的信息处理技术不仅可以将文字、图片转化为数据,更可以将声音、影像进行保存,使档案保存的水平提升,质量满足单位的需求。档案管理应不断顺应时代发展趋势,在行政事业单位的信息共享平台不断完善的同时,将不涉及单位机密的档案发布至互联网上,创新档案管理模式,以更加便捷的方式满足社会需求,更好地服务于档案使用人员,实现资源的有益共享,为档案管理的发展创造了条件,在工作效率提升的基础之上,将档案的质量带入了一个新高度,丰富了档案资源的使用渠道。

(三)重视档案管理。行政事业单位的管理人员应注重将档案管理列入工作日程中,建立一些具有针对性的管理措施,从人员分配、监督考核等方面,开展具体规范的档案管理工作。在人员分配过程中,要注重树立档案管理人员的保密意识,适当进行保密教育活动,做好档案的解密划控与保管期限的明确工作,对文件进行销毁的过程中,要严格进行鉴定监督。在制定考核机制时,应结合行政单位的实际特点,通过升降级来对工作人员进行动态管理。参考国家档案质量的相关标准体系,积极实施符合自身档案管理需求的评价体系,明确档案工作的基本框架,为档案管理质量提供有力保障。

三、结论

总而言之,正是因为实际管理中这些问题的存在,才使得行政事业单位档案的质量得不到提高,影响档案管理在单位运转中重要作用的发挥。这就需要行政事业单位紧跟管理发展趋势,优化自身结构,创新档案管理模式,使档案的质量進一步得到提升,满足行政事业单位的发展需求。

【参考文献】

[1]郭雪莹.论影响行政事业单位档案质量的因素分析及规范化管理对策研究[J].办公室业务,2014(17):91.

[2]周泽敏.信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化探索[J].办公室业务,2017(05):101.

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