信息化管理在学校档案管理中的运用探究

魏鑫

摘 要：随着社会经济技术的不断发展，信息化管理的利用率被大大提升。学校档案记录包括老师的工作情况和学生的在校情况，是学校对学生和老师的评判基础，对学校的长远发展具有深远的意义。本文对信息化管理在体育学校档案管理中的运用展开简要的分析，为信息化学校档案管理提供参考。

关键词：信息化管理；学校档案管理；应用

体育学校的发展过程中档案管理占有重要的角色。学校虽然已经逐步重视档案管理工作，但在管理过程中仍存在一些问题需要完善。信息是一种资源，做好档案管理工作可以为体育学校提供长期发展的依据，保障学校的可持续发展，继而实现档案资源共享。

一、体育学校档案管理的特征

体育学校的档案管理内容主要包括竞赛、教学、活动、设施、行政这五大部分。随着时代的变迁，体育学校的档案管理工作逐渐显露出如下几个特征：

连续性。体育学校的档案记录了从建校以来学校的体育重大事件，包含了各时期的活动展开内容、实验报告结果、研究总结等资料。例如，体育人才的培养、体育教学方法的改革和实践等[1]。

系统性。体育学校的档案分类一般由管理、教学、竞赛、科研、场馆设施建设组成，在时代的推进下呈现了多元化状态。

价值性。体育学校的档案中记录着一些有价值的体育教学研究分析和实验结果，这些资料是非常有历史价值且不接再生，所以要依据资料的价值来决定它的保管时间。

统一性。体育档案在录入时需要专人进行完成，统一的工作标准和手法，使档案资料具有统一性。这些资料大部分是通过文字、图表来形成的，方便学校及其他人员进行使用分析。

二、体育学校档案管理存在的问题

（一）学校管理观念过时，没有管理意识

现阶段个别体育学校还没有档案管理意识，没有重视档案管理工作，在档案的搜集管理工作中态度较懒散，不考虑档案的完整性，有的体育学校认为只要档案不丢失、不破损就做到了档案管理，没有利用档案的意识，档案没有在体育学校发展中发挥重要作用。

（二）档案管理工作者的素质较低

体育学校在分配档案管理人员时，没有招聘专业的档案管理人员，而是由其他文职部门或临退休的老师替代，使信息化档案管理在实际工作中受到了限制。档案管理人员的素质参差不齐，科学化的档案管理工作无法向下推进，信息化的档案管理工作被制约。

（三）没有现代化的档案管理设备

在现在的体育学校档案管理中，多采用手写记录再整理输入电脑，在档案的管理和档案的检索仍存在着许多的不足，信息化社会导致档案管理工作急剧增加，没有设备的支持，导致体育学校档案管理工作量大且效率较低。

三、信息化管理在体育学校档案管理中的运用

（一）提升体育学校领导对档案的信息化管理的意识

想要体育学校的档案管理信息化，先要改变学校领导的意识，针对现阶段学校自身的档案管理情况进行总结，提出问题并给出改革方案，加强学校领导对档案管理工作的重视程度。数字信息化越来越普及，学校想要向在教学竞争中崭露头角，就必须要改变传统的观念，将信息化技术引入体育学校档案管理中，推动体育学校的信息化建设。

在建设档案管理的过程中，体育学校需要给予档案管理建立数据库以共享平台一定的资金支持，引进先进的软硬件设备，实现档案管理的数据互通及资源共享，保证体育院校的档案管理能够及时传递。及时做好软硬件设备的更新，增加体育学校管理的服务个性化，在进行数据挖掘的同时将其智能化处理，挖掘相关资源，在档案检索时实现智能化查找系统，这些都是服务个性化的表现。

（二）提高体育学校档案管理人员的综合水平

人才是体育学校发展的根本，档案管理的信息化同样需要人才来支撑。在体育学校招聘的时候，需要选拔专业知识强、素质高的专业人才从事档案管理工作。在实际的工作开展中，需要不断完善档案管理人员的培训制度，不断增加档案管理人员的理论知识培训和实践经验，提高管理人员的综合水平。可以定期开展学习交流活动，增加体育学校之间的档案管理人员的有效交流，吸取成功的经验转化到学校自身的档案管理工作中，促进教育界整体档案管理水平的提升。学校作为教育主体，需要发挥自身优势鼓励档案管理人员创新档案管理方法，建设高素质、高水平、高创新的档案管理全能队伍[2]。

（三）完善管理制度建设，使体育院校档案管理工作明细化

将体育学校的档案管理制度不断完善，是档案管理有效展开的前提。结合体育学校自身的发展情况和国家政策，将档案管理制度科学化，做好档案组织管理，建立良性运行机制，落实档案管理工作的责任制分配，让档案管理工作有据可依，规范档案管理人员的操作。

（四）利用云计算建立档案管理系统

云技术具有大量的空间和可拓展性，通过信息化技术提供给使用者服务。云技术主要包括云计算和云服务两个部分。运用虚拟自动化技术为计算机创造更多的资源。体育学校可以通过云计算服务来建立自己档案的管理系统，促进资源共享和资源互通，设立保密文件区，把重要档案和需要保密的资料上传到云计算储存空间中，实现长久管理档案，保存体育院校的重要资料。在體育学校平时的档案管理工作中，尽量采用信息化工作方式。例如，体育学校可以通过网络来收集整理学生信息、各科室教学留存文档、教育部下发的文件等，将其放在档案管理系统中，方便使用者的查找和使用。还需要完善体育学校的档案数据库，对学生的体育及其他文化课成绩、老师的职称证书、毕业证书、荣誉证书、学生的毕业照，体育活动的精彩瞬间等图片和文档原件扫描进行存档，方便档案管理人员的统计，为体育院校的后期发展奠定基础。

需要注意的是，要加强数据的安全管理工作。在档案管理系统建立时可以在进入系统、查询系统等操作处增加身份认证功能，只有数据管理员才能够实现删除、修改、引用、增加的功能。为了防止数据被恶意修改，确保数据的真实性和权威性，可以在系统中加入自动报警功能，当非正常操作发生时，通知体育学校的系统管理人员及相关执法部门。

四、结论

综上所述，在现代化社会背景下，一定要积极对待体育学校的档案管理工作，运用信息化管理技术和创新理念，提高体育学校的档案管理速度和质量，保证体育院校档案工作的有效进行，提高工作效率，为我国信息化社会的建设贡献出自己的一份力量。

参考文献：

[1]吴伟.学校档案管理信息化建设中的问题和对策探讨[J].办公室业务，2018（01）：56.

[2]尹英范.信息化技术在学校档案管理工作中的应用[J].黑龙江史志，2015（10）：76.