论大数据形势下企业档案信息资源的管理

董娟

摘 要 在云计算技术、物联网技术后，大数据作为一种新型技术走入了人们的视野，给人们日常的工作和生活带来了翻天覆地的变化，将“数据”原本的价值充分体现出来，在我国各大行业中普遍渗透，已经成为我们工作和生活中非常重要的一部分。企业在实际发展中，从浩瀚的数据中挖掘出所需的数据，进而促进企业的健康稳定发展。但结合实际情况来讲，在大数据背景下，企业档案信息资源管理水平整体效率不高，严重影响着企业的健康发展，如何才能更好地管理档案信息资源，这是我国各大企业需要重点思考的问题。

关键词 大数据；企业档案；信息资源；管理要点

前言

企业档案是企业科研、生产、基本建设和经营管理等各项活动的真实记录，包含文字、图纸、照片、声像等不同形式，以其所载信息的原始性、真实性、可查考性等特殊性质使其具有重要的利用价值。但现实情况是：不少企业精心保存的档案资源，仅履行了一般性的日常职责，很少引起干部职工的关注，“存而不用”“存多用少”的现象比较多，企业档案的作用远没有充分发挥。档案部门要提高站位，从企业生存与发展的高度出发，履职担当，增强责任感和使命感，主动、及时有效地开发档案信息资源，充分挖掘利用价值，满足企业各项工作的需要，将档案潜在的价值转化为企业的生产力和经济效益，促进企业又好又快发展。

1 大数据形势下企业档案信息资源管理过程中存在的问题

1.1 档案信息个性化需求强烈

企业中的不同部门不同员工由于其担负的职责任务不同，所关注的信息内容自然各不相同；同时，同一员工在不同时期的工作重心不尽相同，其对档案信息服务的需求也存在差异。当前，档案用户已经不满足于通用型的档案信息服务，而是希望得到满足其个体需求特征的个性化档案信息服务[1]。

1.2 归档机制有待健全

文件归档工作是丰富库藏信息资源内容的最主要途径，但是由于未能明确将文件材料归档工作纳入到各部门的工作计划管理流程及岗位职责中，归档工作往往是部门员工的自觉自愿行为，仅限于你交什么、我就归什么的被动状态。现存库藏信息类型仅限于归档的部门红头文件和个别型号的产品档案，其他类别档案归档较少并且系统性较差。同时，档案之外的信息资源归档工作几乎处于空白状态。如此，难以保证归档工作的高质量、高效率。

1.3 信息资源质量有待提高

部分档案存在信息内容不完整、不系统的问题，难以追溯有关情况；库藏基本上是原始状态的档案信息，缺少经过深度加工的档案信息产品。由于未及时对到期档案进行价值鉴定，库藏档案可能存在无保存价值的档案信息。虽然存量档案的数字化工作一直在推进，但由于资金、人员、技术等因素的影响，已经实现数字化的档案信息质量不高，出现扫描档案内容不完整、目录与全文衔接不上等问题，并且相对于用户对数字档案信息的利用频率，馆藏档案的数字化率亟待提高[2]。

2 企业开发和利用档案信息资源具体方法

2.1 提高有关人员档案意识

在开发和利用档案信息资源中，收集工作是一项很重要的工作，收集工作水平的高低将关系到开发和利用档案信息资源水平的高低。加强档案意识是提高收集档案质量的一项有力措施。企业档案管理部门应在对《档案法》了解熟知的前提下，将具体实施方法利用各大媒介广泛宣传，并进行利用档案实例的宣传，以生动的档案案例、更强的档案说服力，使广大员工有着更加深刻的印象，让他们深入意识到档案管理对于企业发展的重要性，进一步强化企业所有员工的档案意识。确保档案管理人员可以深刻意识到，档案管理工作虽然对专业性要求很高，但是做好这项工作对于企业发展、员工发展意义都是巨大的。所以，企业档案部门应加强所有员工对于档案管理的认识，从根本上确保归档档案文件材料的质量，提高档案管理意识，切实做好收集档案工作，为更好地开发和利用企业档案信息资源奠定坚实的物质基础。

2.2 大力开展档案宣传

档案馆（室）在企业一般都是机密重地，许多职工不能轻易进入档案館（室）。档案部门要努力消除人们对档案的神秘感、隔阂感，在坚持档案工作基本原则的前提下，通过宣传档案法、开展企业档案宣传周、介绍档案馆（室）藏，让更多的干部职工认识档案、了解档案，进而利用好档案，使档案馆（室）这个“资源点”变成一个人们常去的“公众空间”，充分发挥应有作用[3]。

2.3 企业收集管理档案流程更加规范化与具体化

在大数据背景共通共有信息下，加大了信息的不安全性。因此，企业高层已经非常重视档案信息的安全性，对收集管理企业档案实施标准化流程式的管理和控制，尤其是强化培训了每个环节有关人员的安全管理意识。很多企业都已经在企业档案管理系统引入了ISO认证标准，更加明确了标准流程，更加严格把控各项环节。

2.4 建立档案信息数据库

按照现有馆藏档案资源体系，兼顾用户的利用需求方向，采用现代化技术将各种载体档案实现数字化存储，分门别类建立相应的数据库，如文书档案库、航空史志库、厂史大事记库、航空年鉴库、重大决策档案库、重要人物档案库、声像档案库、实物档案库等。要建立高质量、大容量的档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库，推动全文数据库建设与目录数据库建设的并行发展，实现档案目录信息与全文信息的有效对接。将原始性档案经二次开发产生的档案编研产品与档案内容密切联系的相关资料等纳入到档案信息数据库中[4]。

3 结束语

总而言之，在企业档案重要性日益凸显的前提下，作为一名档案管理工作人员，应及时转变自身工作思维，做好档案基础管理工作，并在大数据技术充分利用的条件下，充分发挥档案管理的价值和作用，为企业取得更好的发展而打下良好的基础。

参考文献

[1] 李军.企业档案信息资源开发与利用[J].科教文汇（下旬刊），2015，（10）：191-192.

[2] 赵跃，周耀林.知识管理视阈下的档案信息资源合作开发模式探析[J].档案学研究，2015，（5）：66-73.

[3] 何振，易臣何，杨文.档案公共服务的理念创新与功能拓展[J].档案学研究，2015，（3）：44-50.

[4] 周耀林，朱倩.大数据时代我国数字档案馆的建设与发展[J].信息资源管理学报，2015，（2）：108-113.