信息化时代档案管理人员应具备的素质

马玉庆

摘要：随着我国经济的快速发展，全面提高档案管理人员的素质，新时期下档案工作开展的客观要求，也是档案管理队伍自身建设的内在表现，新时期信息技术在档案馆的应用十分广泛，档案管理工作产生巨大的变化，对档案管理人员内的素质有新的要求。

关键词：信息化时代；档案管理人员；素质

一、信息化环境下档案工作的特点

1.档案管理逐步现代化

随着现代化建设的需要和计算机技术的快速发展，对档案管理水平有很大的影响，如自动温湿度仪、自动监控仪器、自动报警器等管理设施设备的应用，数据库软件、图表软件、数字化扫描技术等现代化档案管理系统和技术应用，使得档案库环境条件得到很大的改善，使得档案管理水平和效率得到很大的提高。

2.档案管理对象中电子文件越来越多

随着信息技术的应用范围不断扩大，电子文件的数量不断增加，一些单位无纸化办公，使得电子文件成为档案保管的新型载体，为了方便利用、传输和联网，一些纸质档案逐渐转化为电子文件形式。

二、当前档案管理工作现状

1.普遍存在却又常被忽视

档案管理工作在任何个单位都是存在的，但在大部分单位都未能引起足够的重视，尤其是些企业。在大部分企业单位，从事档案管理工作的都是公司文员或者人事部门，这些工作从事人员往往将资料简单的归类整理，并未进行细致的管理，经常会发生资料堆积、资料遗失、难以找到等现象，为日后的工作带来不便。当然，一些较为大型的企业会单独设置档案室、安排档案管理人员，但大部分情况下即使个单位里的人也不能充分认识到档案管理工作的重要性，甚至会认为档案管理工作较为清闲。

2.档案管理难度逐渐增大

随着信息时代的到来，档案管理工作的难度实际上是在逐渐增大的。方面，档案的种类与载体发生了重要变化，以往的文字档案逐渐演变为包括声音、图像等多种形式的档案，档案的载体也发生了相应的变化，由单纯的纸张变为录音、优盘、数据等，这些变化对于记录信息固然是好的，但对于管理员的管理工作来说却是巨大挑战。同件事情，在以往的工作中只会生成文字資料，只要将文字资料保存好就行，现在可能既有文字资料，又有视频与音频资料、图像资料等，这就要求档案管理者既能将同事件的资料整理好，又能将同一类资料整理好，以便日后查找。

三、信息化背景下对档案管理人员素质提出的新要求

1.政治素质

档案工作的政治机要性和强，但这也往往是企事业单位档案管理部门容易忽略的地方。档案管理人員必须讲政治，因为他们直接管理着党和国家、单位的重要机密，没有一定的政治觉悟和工作责任感是无法做好档案保密和管理工作的。随着信息化时代的到来，档案管理人员掌握档案信息的方式更加灵活，而档案信息的泄露途径更加多样，一旦由于档案管理人员工作疏忽或者“口不把门”，有意或者无意造成档案信息的泄露，将可能会给国家、单位或相关关系人带来不可估量的伤害或损失，也会是单位相关工作变得被动。因此，政治素质是信息化背景下档案管理人员应当具备的首要素质。

2.专业素质

信息化时代的到来简化了档案管理的程序和内容，一些原本需要人工处理的管理项目交由网络计算机处置，大大减轻了人工的投入，也提高了档案管理的效能。因而有些档案管理人员出错误的认为，现在的工作都交由电脑去做，自己不需要再想过去那样掌握档案的收集、编排、归档、存放等工作，也日渐疏忽了专业技能尤其是基础性的理论知识和专业知识的学习和训练，这种想法是万不可取的。相反，信息化背景下的档案管理人员需要进一步提高自身的专业素质，不仅需要掌握传统的档案编排管理的方式方法，还应当掌握一些网络信息化时代的档案信息管理新手段、新办法，只有如此，才能更好地适应信息化时代给档案管理工作提出的新要求和新挑战。

3.信息化素质

档案管理信息化要求档案管理人员除具备一定的档案管理基础理论与方法外，还应当具备较高的计算机知识和信息化操作水平，只有这样才能顺利的适应档案信息化管理的要求，更好地为企事业单位服务，因此，档案管理人员不断加强学习，提高自身的信息化素质尤为重要。具体来说，首先应当掌握基本的档案管理信息化理论和知识，知晓信息化管理的各个环节要求和操作规程，能够正确使用本单位的档案信息化管理系统。其次，在正确使用、熟练掌握的基础上，还应当具备一定的技术创新能力。由于各个单位的档案管理情况不同，档案使用的要求也不尽相同，在档案管理的过程中，档案管理人员可能会遇到很多新的问题，面临很多新的挑战，这就需要档案管理人员善于阐发思想、重组知识结构，主动的寻找解决问题的方法和途径，以便更好地做好档案的管理和使用工作。

4.道德素质

档案管理人员应树立正确的思想和信念，不断改正主观世界，加强自身的休养，建立一支稳定的档案管理队伍，提高档案人员的素质，教育档案工作人员热情服务，为利用档案这提供方便，全身心的为档案利用者提供高标准、高水平的服务。应依法进行档案管理工作，加强学习相关的法律法规，加强档案的法规宣传，让档案人员懂法、守法，让档案利用者自觉遵守相关的法律法规。

5.档案工作者要具备过硬的专业素质

档案管理工作是一项管理行业，并且国家在进行档案管理工作的要求以及监督过程中建立了一套档案管理办法。档案管理工作者还要具备各种其他的专业知识，例如，要有丰富的文学知识，对档案工作的展历程，发展作用、发展程度都应该了解，掌握一些基本的文学功底，为档案管理工作整理、收集、使用都能起到有利的作用。

四、拓宽档案管理工作者的工作能力

1.现代化的管理能力

信息化是当今世界经济和社会发展的趋势，因特网的飞速发展与广泛使用，要求档案管理工作者要做好计算机环境中资源的管理者，组织者和传播者，《全国档案事业发展"十五"计划》已把信息化建设列为战略重点之一。因而档案管理工作者必须学会操作计算机，掌握制作档案网页的技术，把馆藏信息资源、服务种类、服务方式、利用情况等进行档案编研，使网上档案资源为高校师生员工提高更快、更好的档案信息资源。

2.具有较强的综合能力

①信息处理能力。要求档案管理工作人员应具备接受信息、存贮信息、加工信息和输出信息的能力，②现代通讯能力。信息时代的网络查询索取要求专业人员具备基本的现代通讯能力，这是远距离获取网上信息资源的必备条件。③科研能力。专业人员在服务过程中应善于思考，努力提高自己的科研水平，这样才能在信息资源开发利用中发挥主动性创造性。④语言应用能力。信息服务工作的特点是语言仍占主要部分，语言文字是任何工作不可缺少的重要工作，档案管理工作者在传递信息服务工作中，要掌握一定的汉语言知识，具有准确流畅的表达能力和过硬的文字功夫，这样才能更有效地与读者沟通、交流，提供优质服务。通过编研史料、撰写档案检索工具、工作总结、学术论文等，提高自身的综合能力。

3.熟练操作计算机的能力

档案管理工作者必须熟练掌握信息获取与传递技术、信息存储技术，才能将网络化的信息资源开发利用，在工作中高效率地使用信息管理系统，达到准、快、精地为用户检索所需要的信息资源。

结语

在信息时代档案管理工作中应实行管理工作的系统化、标准化、规范化，提高管理工作的服务水平及执行效率，有关的从业人员应具备对计算机的熟练应用、掌握相关的信息技术、明晰现代档案管理方法，对信息化档案管理系统进行熟练的应用，以满足多方对档案的整理、保管、处理及使用需求。

参考文献：

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[2]刘方；；信息技术在学校档案管理中的应用[J]；实验教学与仪器；2011年04期

[3]姜波；高职院校档案管理的问题与对策[D]；西南财经大学；2014年