档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

党其连

摘 要：毋庸置疑，当今时代可以称之为计算机的时代，其作为一种极为高效的现代先进工具，为世界人民的工作和生活带来了太多的便利，但将其应用于档案管理工作则必须要做好信息数据的收集、整理及输入的基础性工作，以充分满足计算机工作的基本要求。

关键词：档案管理 基础工作 现代档案管理 作用

一、档案管理基础工作中存在的问题

从我国档案管理的现状来看，绝大多数综合性档案馆具有内容庞杂、案卷繁多、时间跨度长，而每个历史时期对档案的整理要求和规范又都不尽相同，因此导致了档案基础工作普遍较差的现状，问题主要体现在以下几个方面，一是档号不规范、目录号缺失，或者一卷多册；二是标题不够严谨和规范、标题与主题无关或者根本没有案卷标题的现象相当普遍；三是许多案卷缺少目录，造成有的内容根本无法检索而永远难以利用的局面；四是许多案卷页码缺失，其后果就是若页码掉落难以发现；五是组卷随意，有的根据时间组卷、有的按职能部门管辖权限组卷，还有按文种组卷的，可谓千奇百怪；六是案卷厚薄不一，甚至相差悬殊。

二、规范工作程序和工作方法，有效提升基础工作水平

毫无疑问，标准化和规范化的工作方法及工作流程是提高管理水平的重要保障，只有将档案管理的收集、整理、鉴定、著录及保管等各个环节的工作都达到了标准化和规范化，则表明档案管理的基础工作达到了要求。

1、全面普查案卷，去糟取精

案卷普查是档案管理实现标准化和规范化的第一步，主要是由于多数综合性档案馆多年来从没有进行过全面的清查，再加上存在移交单位划分保管期限不准确等外界因素的影响，使得重份或无查考价值的档案数量惊人，因此，清除这些垃圾文件至关重要，为未来实行计算机管理清除障碍。

2、重新组合案卷，确保案卷的规范化

组卷过厚或内容鱼龙混杂的案卷有必要进行重新组卷，原则是将有着某些联系的案卷组合一起；在此项工作过程中，也要对那些无页码、无目录、无标题或标题不清楚的案卷进行规范化的整理；笔者认为，重新组卷不仅能够节省宝贵的馆藏资源，也能够提高将来实行计算机管理后的效率。

3、结合现实情况，规范著录工作

可以说，科学客观的著录工作是档案管理实现计算机化的重要前提，因为此项工作会对计算机数据与信息的准确性产生直接影响，所以必须加以重视。而且，我国早在上世纪八十年代中期已经颁布了《档案著录规则》，要求以此作为著录工作的规范和标准。但鉴于此规则颁布时间过于久远，其中有些内容已经远远落后于这个时代，因此笔者建议，各大档案馆有必要以此规则为根本原则，并结合自身情况，按照計算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则，使其更具针对性，从而提高本馆的档案管理基础工作水平，对未来实行档案管理的计算机化也会直到很大的促进作用。

4、统一分类，确保检索查全率

为了确保检索的完整性，有必要在分类工作过程中，先根据《中国档案分类法》进行大范围的分类，再结合本馆实际来制定出一些具体细则来进行标识和区分。此外，分类时，必须对校审工作给以高度的重视，以便及时发现和校正分类人员的错误分类；同时，要加大对工作人员的培训力度，力争做到统一认识、统一标准、前后标引一致以及同一类文件标引一致，进而实现标准化和规范化管理。

5、规范题名，确保检索查准率

科学的档案分类号为检索的查全率提供了保证，而查准率则要由题名的准确与否来决定。而众所周知，仅仅要求查全率是不够的，必须保证检索的查准率，因此在著录时题名必须做到统一规范，笔者认为题名规范的重要一点是要规范机构的简称，以避免在检索时含混不清或计算机识别不清的情况发生；另外，题名中的各要素也要做到统一规范化，即在著录时严格按照责任者、事由、文种，及姓名、地点和时间的顺序进行填写，确保完整。

三、 加快数据准备工作，推进档案管理计算机化进程

在档案管理各项基础工作中，数据的准备工作是一个庞大的工程，特别是对于建馆时间较长的综合性档案馆来说，因为其馆藏案卷数量众多，时间跨度长，而巨量的著录工作又相当复杂，若没有一套规范而科学的工作程序与方法，会直接影响到档案管理现代化工作的进程。笔者认为，在著录过程中，只需要切实把握以下几点，即可使著录工作达到预期效果。

1、区分轻重缓急

因为对档案进行管理的目的在于使其能为社会大众所用，而进行档案管理的现代化也无非是为了有效提高档案的利用率。因此，在推进档案管理现代化的进程中，有必要对卷宗的重要程度、价值、利用率高低及是否开放情况加以区分，将开放的和利用率高的档案优先整理加工出来，以推动档案管理的现代化进程。

2、 分级次著录

对案卷进行分级著录，比如对那些查考价值较低的档案进行一般级著录；对那些几个文件涉及同一内容进行文件组合级著录；而对那些极为重要的档案进行文件级著录。

四、结语

总之，档案管理的现代化新时代对档案管理工作提出的必然要求，以最大程度提高工作效率。对于档案管理工作人员来说，首先要做好自己的本职工作，不断的学习和吸收新的档案管理知识，从而满足档案管理现代化的需求。

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