高职高专院校档案管理现状及对策研究

吴丽娟

摘要：学校档案对社会、学校的发展变革有着重要的历史凭证作用，规范、安全管理好学校档案至关重要。而就高职高专院校来说，在档案工作上存在诸多的问题，严重制约其档案工作的发展，也将制约着高职高专院校今后的建设与发展。因此，对高职高专院校来说，认清问题，正视问题，积极解决，才能走出档案工作困境，促进今后档案工作的发展。

关键词：高职高专院校；档案管理；现状；对策

学校档案是指学校在从事教育教学、科研、党政管理以及其他活动中直接形成的对社会、学校具有保存价值的各种文字、声像、图表等不同形式的历史记录，可供社会和学校各方面参考、利用的档案资料。它真实地反映了学校在各个历史时期发展、变革的情况，记载了学校发展的历史，对学校的教育教学、科研、管理等活动有着重要的凭证作用。

随着教育事业的不断发展，学校档案在学校的发展变革中起着承前启后的重要作用，它真实记载了学校过去在教育教学、科研、管理等活动方面的情况，也将为今后学校的发展提供历史依据和经验借鉴，指引着学校朝着更好的方向发展。学校档案管理工作直接反应着一个学校的管理水平。做好学校的档案管理工作不仅为学校今后的发展提供利用，更是优化学校管理模式，提高学校管理水平的重要方面。

近几年，随着档案工作越来越受到社会各界人士的重视，人们逐渐意识到档案对社会、对单位、对个人的重要性，档案管理工作逐步走上了正轨。学校档案作为档案整体的一个组成部分，在学校的管理活动中也越来越备受重视。学校档案管理工作经过众多学校在多年的实践过程中得到了完善，也形成了其自己的特性。目前，学校档案管理工作在本科院校中做的相对较好，而高职高专院校同样作为大学教育，就存在很多的欠缺，这严重制约着高职高专院校的全面发展，所以，对于高职高专院校来说，弥补欠缺，完善不足，迫在眉睫。

1、高职高专院校档案管理现状

1.1、档案意识欠缺，重视程度不够

长期以来，高职高专院校着力于提高教育教学质量、科研能力、行政管理水平、校园建设等工作，认识不到档案工作对学校发展的重要作用。认为档案管理只是收集文书档案和一些重要的资料，做的好坏并没有影响到学校的教育教学、管理等工作，于是，被看做是可有可无的一项工作，导致档案管理在学校管理上一直被边缘化。在许多高职高专院校中，一提到档案，人们便只知道那是一些历史遗留下来的、布满灰尘的、不会被翻阅的东西，并不知道档案为何物，也不知道档案有什么作用。也正因为如此，学校的档案管理工作变成了想起来、有时间便随便理理，想不起来、没时间就先放放的一个局面。在本科院校已经单独建馆规范管理的时候，许多高职高专院校仍连专门的档案室都没有，更不要说专门的人员和相应的制度了。

1.2、缺乏规范的管理制度与管理方法

目前，许多高职高专院校对于档案管理并没有制定相应的规章制度，也没有规范的管理方法，使得学校的档案管理一直处于混乱、分散的状态，缺乏规范。据了解，高职高专院校在档案规范管理上存在的问题主要表现为：

①在有的高职高专院校中，档案管理并没有被纳入学校的统一规划、管理上，在管理方面并没有制定相应的制度，也没有规范的整理方法。因此，在档案管理工作中，只是从办公室的人员中分配一人兼顾，而只是保管好日常的文书档案和一些零散的不便他人保管的重要资料。这些只是学校档案中极小的一部分，那么学校在日常的教育教学、科研、管理等活动中形成的重要档案资料则分散在各个部门或某个人手中，随着学校机构的变革和人员的流动更替，这些重要的档案随时面临着丢失的风险。而原来保管的那一小部分也将因为保管不善而面临着损坏、遗失和查找不便的问题。

②有的院校由于学校建设的需要和领导的重视，正逐步推动档案管理工作的发展，建立制度，安排专门的人员进行管理。但由于各种问题的制约，仍存在诸多的问题。由于缺乏专业的档案人员，在管理的过程中难免缺乏专业性，并且建立起的制度多为沿用那些发展相对成熟的本科院校，因为学校性质和实际情况的差异，那些制度并不能真正体现自己的实际情况，在实施的过程中往往面临着理论高于实际、无法切实指导实践的问题。这样的管理难以真正改变其档案管理问题的实质，也难以适应今后学校发展对档案工作的需要。

③由于缺乏制度和标准的规范，在日常的教育教学、科研、管理等活动中，因为没有归档范围，也没有规范的整理方法，更没有统一移交保管的专门人员，诸多档案资料均在部门或个人手中保管，整理方法各异，归档内容全凭各人理解，多有查找利用不便、内容不完整和遗失的现象发生，给今后的工作造成了诸多麻烦。

1.3、管理体制不尽合理

高职高专院校大多存在着体制不合理的弊端，主要表现在：

①诸多高职高专院校中要么没有独立的档案室，档案管理工作归属于办公室；要么有档案室，但档案室归属于办公室的管理。档案工作没有独立的机构，在实际工作中往往与办公室的工作的密不可分，甚至多数时候由于重办公室的管理工作而疏于档案工作，致使档案工作始终未能有效开展起来，得不到发展。

②在许多院校中，学校教职工的人事档案存放在档案室，而档案室又归属于辦公室，人事档案就成了办公室在管理，但形成、使用人事档案的又是学校的人事部门。在长期的人事档案管理活动中，给工作造成了很多的不便和问题。比如，人事部门要查阅人事档案，需经过办公室的批准；教职工个人要查阅自己的档案，需先到办公室预约，再需人事部门批准。这样的工作程序给管理工作造成了很多的不便，又存在着诸多的矛盾。管理部门不清楚哪些材料必须归档，形成、使用部门又不清楚管理的方法和档案中的内容，长此以往，必将造成管理的混乱。

③由于没有相关的归档移交制度，各个部门形成的档案仅仅只是保存在自己部门，比如教务处的学生学籍档案、教学档案，科研处的科研档案等等。学校档案分散在学校各个部门中，一方面由于没有专门的人员管理，致使管理松散，疏于整理和安全保管；另一方面机构的变革导致档案的延续性差且容易丢失；再者，这种分散管理，宝贵的档案财富随时面临着损坏和丢失的风险，且不利于为今后学校的发展建设提供利用和经验借鉴，不仅失去了其作用，也将给学校造成极大的损失。

1.4、缺乏专业的管理人员

档案专业管理人员直接影响着档案管理的质量和档案工作的成效。目前高职高专院校缺乏专业的管理人员是制约其档案工作发展的一大重要因素。

①高职高专院校中的档案管理人员多数为办公室的人员，并不是档案专业出身的人员，缺乏专业素养，不管是管理的方法还是相关的职业道德操守都有所欠缺。在管理的过程中经验和工作习惯成为主要的指导，但这些往往带有主观的成分，且与科学管理实际有所差距，给日后的科学管理埋下隐患。

②由于档案管理工作归属于办公室，不管是专业的档案人员还是非专业的档案人员都属于办公室人员。他们大多数不是专门管理档案的，而是要同时兼顾办公室的工作。办公室的工作多为日常的、琐碎繁杂的事务，兼职的档案管理人员常常难以兼顾两个工作，因此难以应对大量的档案管理工作与繁杂的办公室工作之间的矛盾，只能先解决紧急的办公室工作，而档案管理工作常常被搁置。专门专业的管理人员的紧缺是导致档案工作滞后的重要因素。

1.5、档案管理信息化程度严重滞后

随着社会和科学技术的发展，社会各方面的工作都朝着信息化的方向发展，档案管理工作同样如此。原始的纸质管理方式已经无法适应当今的管理模式，它与信息化管理相比，效率低、管理耗时耗力、查找利用极为不便、同时安全性低，因此，档案管理信息化是形势所趋，也更为科学、有效。

在本科院校中，大多高校已逐步实现了档案管理信息化，而在高职高专院校中多数才开始起步，甚至还未开始。

①据悉，高职高专院校中管理檔案的人员多数年龄较大，对电脑、管理软件等信息化设备使用存在着巨大的困难，因此，档案的信息化工作便长期被搁置下来。

②由于多年保管的纸质档案数量庞大，高职高专院校档案管理人员紧缺，资金紧张，信息化设备欠缺，因此信息化工作就变得异常艰巨。同时，学校多年形成的档案一是整理方法存在问题，二是数量巨大，在进行信息化前需重新整理立卷，而如今管理的人员又不清楚过去的实际情况，整理又面临着巨大的困难，并且耗时耗力。这些严重制约着高职高专院校档案信息化工作的开展。

③有的院校虽已开展了档案的信息化，但是也基于上述种种原因，进展缓慢，延续性差，信息化过程处处受阻，管理实质也存在诸多弊端。市面上的档案管理软件众多，且多为普遍适用的，但是，各个学校的实际情况又不尽相同，在选择时就难以找到真正适合自己的，因此在类目设置、模块功能等方面上诸多受限。

1.6、硬件设施严重不足

高职高专院校由于其学校性质的制约，多数学校把主要精力放在提高学校教育教学质量、科研能力、管理水平和学校的整体建设上。要发展改革的东西太多，而资金又紧张，故对档案管理的硬件设施便无暇也无力顾及。这一现状是制约高职高专院校档案管理硬件设施严重不足的重要原因。许多院校仅仅只有一间或者几间空房间作为档案库房，这些库房内没有任何温湿度调节设备，也没有任何防光、防火、防虫鼠、防盗等设施，远远无法达到档案库房的基本要求，严重威胁着档案的安全保管，存在着巨大的安全隐患。

2、改善高职高专院校档案管理现状的对策

2.1、增强大家的档案意识，提高对档案工作的重视程度

目前高职高专院校档案规范统一管理工作尚未得到有效开展，其中一个重要的原因是大家的重视程度不够，缺乏档案意识。那么，要做好档案统一规范管理工作首先要增强大家的档案意识，主要包括重视档案工作的意识，积极主动收集档案的意识，档案的安全保管意识和档案的立卷归档意识。可以通过档案宣传教育，增加大家对档案的认识和了解，认识到档案的重要性，从而提高大家对档案的重视程度。大家的档案意识提高了，重视程度提高了，这样才能促进档案工作的顺利开展。

2.2、尽快建立档案管理制度，制定规范完善适用的档案管理办法

制度建设对档案的综合管理起到至关重要的作用。完善的管理制度将促使档案管理朝着规范化、制度化的方向发展，对档案管理的各项工作起到推动和规范的作用，这是目前高职高专院校开展档案工作的一大助力。这些制度主要包括：综合性的规章制度、立卷归档制度、档案保管制度、档案利用制度等。最终形成由一系列制度构成的档案管理工作规范。

2.3、健全学校的管理体制，实现机构独立，职责分明

高职高专院校管理体制中机构不独立、职责模糊的弊病严重制约学校档案管理工作的开展，必须加以改进。学校要做好档案工作，必须要有独立的档案室（馆）和专门的档案管理人员。因此，将档案室和管理人员从办公室分离出去是十分必要的。因为只有独立才能实现职责分明，才能彻底解决档案管理工作与档案管理人员受制于办公室管理和办公室工作的现状，才能全心全意地专注于档案工作的开展。

2.4、引进专业人才，解放现有专业人员

要解决目前档案管理专业人员紧缺的问题，必须着力于引进专业的档案人员和将现有的专业人员从办公室工作中解放出来，这样才能弥补人员不足的难题。引进专业人才，一方面是引进专业的理论与实践和改善原有管理存在的问题，另一方面是为今后档案工作的科学发展提供高素质的人才支持。解放现有专业人员，将原有的档案管理人员从办公室工作中解放出来，这样才能有更多的时间和精力去面对艰巨的档案管理工作，才能改善长期以来档案工作存在的问题。

2.5、划拨专项资金，组织专门人员，完善软硬件设施，大力推进信息化进程

资金、人员和软硬件设施是制约档案信息化的关键因素。在资金方面可以以申请专项项目的方式申请专项资金，毕竟信息化是学校档案工作发展和与时俱进的有利之举，是应当给予支持的重要项目。解决人员问题，在资金紧张的情况下，可以从学校其他部门抽调人员，但考虑到其数量庞大和其长期性，且抽调人员缺乏专业性，这也只是暂时的举措。若是资金允许，可以引进专门的信息化公司以外包的形式将过去积累的庞大档案承包出去进行信息化，而今后的维护就要靠档案管理人员的日常管理来完成。至于设备方面，需引进专门且必需的信息化设备，这是信息化的物质条件。同时适用的档案管理软件也是信息化必不可少的。若自己有能力开发的，可以自己开发，这样既符合实际，又能极大地节约成本。若是必须从外引进则要多方调研，选用同类型学校使用的功能完备、使用便捷的适合自己的软件，切忌一味追随大流。解决了这三大制约因素，将大力推进档案工作的信息化进程。

2.6、完善库房条件，降低保管风险

档案的安全保管至关重要，直接关系到档案的安全与寿命。档案库房是保管档案的最基本的物质条件，它所具备的功能是档案安全与否的重要指标。档案室的温湿度调控、防火、防盗、防水、防虫鼠、防光等性能是保障档案安全的基本要求，这需要从最初的选址、设计、建设，到档案柜架的选用及相关设施的配备就要开始考虑。要尽量地改善档案库房的条件，给档案保存提供一个相对安全、适宜的环境，保障档案的长期、安全保管，以为今后提供利用。

高职高专院校的档案管理工作正处于起步阶段，虽存在众多的问题，面对诸多的困难，但只要给予重视，认清问题，积极改进，其档案管理工作将会越来越好，不仅起到保护档案资源的作用，也为发挥其价值，推动社会及学校的发展有着重要意义。

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（作者单位：云南能源职业技术学院，云南 曲靖 655000）