失业人员档案管理初探

吕文娟

摘 要 随着我国国有企业体制改革的深入以及我国就业形势的改变，国有企业不再是具有竞争优势的“铁饭碗”，大多数员工都想从中跳出来，谋求更好的职业发展。因此大部分员工相继与国有企业解除劳动关系，变成社会劳动力。国有企业员工的批量离职或跳槽加大了我国相关就业服务部门对该类失业人员的档案管理工作量。本文主要对我国目前失业人员档案管理工作中存在的问题进行分析，并在此基础上对如何加强我国失业人员档案管理工作提出几点建议，旨在提高我国失业人员档案管理的水平。

关键词 失业人员 档案管理 问题 措施

伴随我国社会主义经济体制改革的不断深入，我国企业人事管理制度也在不断变革发展，员工档案管理工作变得越来越重要，尤其是针对失业人员。失业人员档案管理工作关系失业人员的切身利益，也会对国家相关政策的制定与实施产生影响。失业人员属于社会弱势群体，是我国全面建设和谐社会必须面对和解决的民生问题。加强失业人员档案管理工作，利用科学的方法对失业人员的档案进行管理能有效地推进社会主义和谐社会的构建，改善民生。

一、失业人员档案管理工作中存在的问题

（一）对失业人员档案管理工作不重视

目前在我国大多数国有企业人力资源管理工作中，为了节约管理成本，减少工作内容，存在丢弃离职员工档案的现象，企业对失业人员档案管理工作不够重视，具体表现在以下几个方面：第一，企业相关管理层不了解失业人员档案管理的流程，多数是将离职员工的档案留在本单位或者直接丢弃，没有移交给相关就业服务管理部门；第二，企业员工离职时，人事部门没有及时对离职员工档案进行清理、记录、转交，档案没有得到很好的处理，导致部分离职员工档案遗失；第三，部分企业领导者利用职务之便，对一些员工的档案进行修改，造成员工档案信息失真，从而影响部分失业人员的再就业以及正常的离退休。

（二）档案管理业务水平低，基础设施落后

部分档案管理人员的业务水平低以及基础设施落后是影响失业人员档案管理工作的重要原因，这在我国县级以下的档案管理部门表现尤为突出。档案管理人员学历低，管理业务不熟练，没有进行系统的培训，缺乏现代档案管理工作所需的必备技能，對工作中出现的问题不能正确灵活地处理；档案存放的空间狭小，存放条件不符合档案管理工作的标准；档案管理室的基础设施过于落后，大部分老化严重，以致存放的档案不能得到很好的保护。

（三）档案管理人员缺乏责任感

档案管理本身是一件十分枯燥的工作，而一些档案管理人员的工作责任感不足，为了快速完成工作，直接将企业转交过来的失业人员档案进行简单登记存放了事，没有按照管理工作要求对档案信息进行详细采集、编写、再入档，导致失业人员档案中存在许多问题。另外，档案管理工作职责不明确给一些不良的工作行为提供了条件，严重影响失业人员档案管理工作的规范化、制度化。

二、加强失业人员档案管理的措施

（一）重视失业人员档案管理工作，建立档案管理体制

重视失业人员档案管理工作不仅体现在企业的管理工作中，也体现在我国相关就业服务管理部门当中，失业人员档案管理工作应是平时工作的重点，企业管理层以及相关管理部门的负责人要引起重视，同时，结合我国法律法规将失业人员档案管理工作落到实处。作为企业，本企业每一个离职员工的档案都要在第一时间整理出来，并及时转交给相关就业服务管理部门，在此期间还应该与就业服务部门保持联系，保证档案管理工作中出现的问题能够得到马上解决，这也大大提高了档案管理工作人员的工作效率。作为帮助失业人员实现再就业的国家就业服务管理部门，要建立健全档案管理体制，保证失业人员的档案的有效转交和妥善管理，并及时填补失业人员档案管理工作中的漏洞，促进我国就业服务部门档案管理工作的开展。

（二）增强档案管理人员的工作责任感

社会主义市场经济在不断发展，企业用人制度也在不断变革和更新，员工的人事档案也成了企业选人用人的一项标准，所以失业人员档案管理工作变得十分重要，它不仅可以为企业选人作参考，而且还将影响我国民生政策以及社会保障制度的制定和落实。在加强失业人员档案管理工作上，首先要加强对档案管理人员的培训，让他们在精神层面重视失业人员档案管理工作，增强工作责任感；其次，将日常管理工作制度化，要求档案管理人员必须按照岗位规定进行管理工作，确保失业人员档案管理工作的严谨化；最后，相关部门也必须做好监督工作，避免在档案管理工作中出现人为的差错。

（三）明确档案管理工作的职责

各级相关部门要加强对失业人员档案管理工作的重视，明确档案管理工作的职责问题，实行管理责任追究制度，对档案管理工作进行不定期检查，以起到监督管理的作用，并就管理工作中出现的问题，将责任追究到个人，对档案管理工作中疏忽、不作为的现象进行严肃处理，保证失业人员档案管理工作的质量。对于在档案管理工作中出现严重失误的工作人员，要给予严肃的批评和处分，要坚决打击私自篡改失业人员档案、提供假证明材料的现象，保证失业人员档案的真实性、保密性和完整性。

（四）实行失业人员档案管理工作规范化

想要有效地提高失业人员档案管理工作的效率，保证档案信息的真实性、完整性、保密性，就必须加强对失业人员档案管理工作的规范化、制度化建设，根据现实需求建立科学完整的档案管理流程，实现失业人员档案管理工作的规范化，确保档案管理工作的每个环节都能规范、有效地进行。计算机信息技术的快速发展为档案管理工作提供了技术上的支持，将计算机数据技术引入档案管理工作，将传统的纸质档案转为数字档案，大大提高了档案管理工作的效率，同时也更便于档案信息的查询和管理。计算机信息的引入为档案管理提供技术支持的同时也对我们的档案管理人员提出了新的要求，因此档案管理人员必须加强对计算机网络技术的学习，只有掌握现代档案管理的方法，才能更好地胜任档案管理工作。

（作者单位为山东省泗水县人力资源和社会保障局就业办）

参考文献

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