开会几分钟，浪费数小时？

巴特利 果果

如何使开会变得事半功倍？

现代社会，大多数员工出于种种原因，对开会都心存怨怼。文章提出了一些“开会准则”，它们能使会议更高效更受欢迎。

大部分员工听闻近期有会议安排，心情都无异于日复一日等待恶鹰来啄食其肝脏的普罗米修斯——被啄食掉的肝脏会重新长出来，所以他求生不得，求死不能——等待开会的员工的心情亦如是。对于正在忙碌工作的员工来说，开会更是一种折磨。

会议最大的问题就是效率低下。1957年，管理学学者及作家C·诺斯科特·帕金森提出了“琐事定律”，即投入于某项会议议程的时间永远与它涉及的金额成反比。同理，本栏提出一条更广泛的原则，适用于10人或10人以上的会议，姑且不自谦地称之为“巴特利定律”，即会议中，80%的人的80%的时间都被浪费了。

该理论可以得出多种推论。至少80%会议的最终决定与与会的最高权利者或最高薪者的意见一致。简言之，持有不同意见的参会者是在浪费口舌。又或许因为他们已经意识到自己的参与和投入常常是无用功，因此大型会议中，约一半的与会者索性选择不发言，至少一半的人会不时地摆弄手机。

会议招人反感还在于，人们虽然不喜欢开会，但如果没有被通知去开会，他们会更不高兴。没有什么比一场你没有受邀的部门会议，更让人疑神疑鬼了。因而为避免造成这些恐慌，部门经理往往会邀请尽可能多的相關员工来参加。

当然，有些场合和会议是需要所有人都到场的：比如新领导任命或公司战略调整这样的重大议项，又比如宣布裁员等重大决定。员工们以小团队为单位，叙述各自每日工作进展的“晨会”也是值得开的，这类会议通常的时长为15分钟左右。

然而，大部分会议的持续时间远长于此。宾西法尼亚州大学沃顿学院的管理学教授莫里斯·施魏策尔指出，如果会前的准备工作完善，会议的效率自会提高。提前对与会人员做出通知也是必要的。如果临时通知开会，事必会打乱员工原有的工作安排，带来负面影响。令人遗憾的是，施魏策尔补充道，事前准备并不是管理层热衷关注的环节，所以鲜有会议的组织者会留意这些，因此很难避免由此带来的负面影响。

如果该次会议的目的是督促员工遵守新的管理决定，或了解员工的想法和困难，就要事先做好一些工作。倘若要颁布新规定，最好由管理层的某个成员率先发言，并主导整个会议进程。但是这类会议对于运行良好的公司来说，不宜经常出现。如果会议的目的是了解员工在想些什么，就要采取另一种方式。务必鼓励基层员工多发言，并遵循“不插话原则”，施魏策尔说，“耐心听员工发言，做到不打断、不插话，以免破坏员工的积极性。”还有一种方法是让员工会前就以匿名的形式提交自己的观点和意见。

不过，奉行“不插话原则”的一个风险是，喋喋不休的员工可能会使这场会议变得冗长乏味。如果某些员工像唐僧一样，所讲内容还与议题无关，又或者将道听途说奉为圭臬或科学依据，将会使所有与会者失去耐心，招致反感。所以，巴特利建议，将插话的时间点控制在2-3分钟，如果发言者此时仍未结束发言，插话中断更为恰当。

事实上，避免帕金森的琐事定律的最佳方法就是安排好会议议程。人们总倾向于把最重要的事留到最后说，却导致最能引发讨论的内容直到结束时才被提及。这个问题的解决办法是，会议开始就开门见山，直奔主题。

此外，如果这次会议在结束时并没有完成议题，得出结论，那么这次会不如不开。人们可能想象不到，有多少董事局会议在结束时，并没有达成最终决议。

然而，对于无聊会议的最佳解药仍然是少开会。美国通用电气公司的新任首席执行官约翰·弗兰纳里就呼吁：尽可能少开或不开会。所幸，得益于科技现代化，即时通讯群组为管理者和雇员们提供了无需面对面即可交流的机会，信息的传达简明快捷，而对于与此次沟通事项无关的雇员，他们大可直接忽略消息，继续自己手头的工作。下一次，当管理者有意召开会议时，他们必须回答这个问题：这个会真的有必要开吗？

[译自英国《经济学人》]