OA系统在学院工作的推广和应用

兰先亮

摘要：OA系统作为一种新型办公自动化系统，大多采用信息流与技术流来促进参与主体之间的“信息化共享”过程，以期满足流程化信息采集、单元处理以及管理决策等过程的现实需求。实际调查数据显示，OA系统存在安全性低、智能度欠缺等现实应用不足，影响了实际管理测试与审核预测的综合需要。本文以此为立足点，通过深入分析高校学院教学管理中，OA系统的需求分析、模型设计特征、建模原则以及涵盖的工作流程，来更好地建构以“工作流”为支撑的教学管理模型。

关键词：OA系统；学院教学；现状不足；革新路径

在新时期教学背景下，信息技术作为一种快速信息化办公技术，主要借助新型教学管理软件来促进高校领域管理信息化的优化发展，并以现代化办公管理技术的再组合、数字化延伸以及行政事务透明化管理提供必要的优化路径。以信息化、科学化信息教学理念为指导，传统的OA系统已经不断延伸到工作流管理、办公自动化等领域，体现了OA管理系统由“相对固定性”向“动态模块性”等运行状态的有效转换的发展思想，影响了实际学院办公管理的实效性。“知识技术”作为经济社会发展的重要支撑与持续性可控资源，常通过促进知识对接与共享，来促进企业部门与管理机构的信息化与自动化建设过程，并在一定程度上影响管理建设与现代化管理标准的理论拓展与完善革新。

1 OA系统的发展过程

第一，建构“文件型”OA系统。“文件型”OA系统作为一种以拓展微型计算机应用的办公室管理技术，大多以文本汇总、数据收集、档案加密以及文档信息化处理为依托，不断优化传统办公室管理系统的功能模块组合与应用实践范围；第二，建构“流程型”OA系统。即根据多媒体虚拟平台构建的思维路程，办公室内部功能模块人员根据文件信息的可传播性、实践延展性以及资源交互性，建构了不同科室部门之间的内在信息化通讯工具，以期借助“流程化”办公管理过程，来促进不同信息板块的有效对接；第三，建构“知识型”OA系统。为促进文件资源与制度管理理念的多维度传播与拓展，相关参与主体从办公管理的指向性、层次性等角度综合出发，通过建构相应的信息化管理平台，来促进“共享资源”平台的程序化、科学化优质协同建设；第四，构建“自动型”OA系统。为合理调控新时期办公部门资源管理与信息整合的完备性与实践意义，办公群体应从单位部门的资源成果、专业素养、创新意识、办公效率以及审核反馈等角度综合出发，通过建立健全多维度的决策制定、信息对接、绩效评价以及信息化服务进程，来更好地推进OA系统的智能化综合发展。

2 OA系统现状应用不足

第一，实践普及度低。部分办公群体欠缺整体化与信息化管理意识，难以有效分析OA系统模块的组成与指导意义；第二，安全性欠缺。在实际应用过程中，OA系统常因数据盗窃、内部操作失控以及外部侵扰等，而降低了自身自动化与科学化管理的相关功能；第三，模块分离。部分子系统缺乏信息互动与审核反馈机制，影响了实际教学管理成效。

3 OA系统实践优化路径分析

根据OA系统的建构原则与办公实践应用现状，现提出以下几点可行性完善战略：

一方面，优化系统发展模式。从OA系统的组成结构的层面来看，其主要由C/S模式以及B/S模式等两种类型组成，以此为基础，相关参与主体应该重新审视办公技术可视化编程技术的现实延展性，不断优化软件系统的客户端与服务端协同管理模式，促进相关信息处理过程的持续性推进。此外，应建构合理的信息管理板块。为保证OA信息化办公系统与实际管理成效的优质对接，应该在设计过程中，适当添加工作流、独立流、行政事务、知识共享以及综合管理等多个模块，力争在促进文档交流审核管理的同时，促进办公个体能够实时性、层次性地汲取相应的实效性公共信息资源，以此来促进知识管理层面的优质建设；

另一方面，降低外部信息干扰与模块损坏。从OA系统的模块建构特征与信息处理类型的角度上来看，在新时期科技管理背景下，部分计算机病毒因具有局域网传播性、信息内容变换性、延展性以及高破坏性等综合特点，需要办公管理主体及时筛选并修复系统漏洞，尽量减少不明路径的软件与网页资源的下载与安装过程，建立健全完备可靠的数据汇集与外部侵扰抵抗机制，力争通过对“互动板块”的实时筛查来严格控制信息接入端口，保证内部信息化管理系统的优化革新。同时，应建构“临时”故障处理系统，注重对系统故障事故的有效分析與运用。操作系统奔溃、信息盗窃以及核心服务器失灵等方面，作为OA自动化办公系统实施过程中常见的故障问题，需要根据实际办公管理的模块特征，通过制定执行度高、覆盖面广的管理信息化应急预案系统，做好对核心数据与办公业务的信息备份与资源调控管理工作，避免出现以“数据流量分析”为依托的网络办公方式，不断提升核心信息交换系统的持续化与优质化多维建设。

综合来看，OA系统经过办公过程的应用实践已经获得了更为科学化、多维化的发展，并积淀了相应的物质与理论实践基础，力争不断提升系统构建的实用性、安全性、自动性与便捷管理性，促进了办公群体管理工作的完善与革新。相关参与人员应该充分认识到这一点，从现状发展的局限性出发，不断建构更为全面的自动化办公管理模型，以此来推进日常工作的革新发展。

参考文献：

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