城建档案管理数字化建设问题的思考

刘艳 梁华猛

摘要：我国国民经济不断增长，城市发展速度加快，城市建设的规模在不断扩大。城建档案管理工作是城市基础设施建设的重要组成部分，但传统的城建档案管理工作已经难以满足现代发展需求，需要对城建档案工作进行改革，利用我国先进的科学技术展开城建档案管理的数字化建设，提高档案的利用率和服务质量，城建档案管理工作往信息化方向迈进，对城市建设来说具有现实意义。但目前在我国城建档案管理数字化建设过程中仍存在较多的问题，急需改进，加大对城建档案管理数字化建设的资金投入，提高城市管理水平。本文对城建档案数字化建设中存在的问题加以分析，并针对这些问题提出相应的解决对策。

关键词：城建档案管理；数字化建设；问题；对策

城建档案管理数字化建设，对于档案管理工作发展具有十分深远的社会意义，为了更好地顺应时代发展需要，推动城建档案管理数字化建设，为城市建设和规划提供更为充分的保障。

1 城建档案数字化建设中存在的问题

1.1 管理信息的缺失

在城建档案管理中会因信息网络的不稳定性造成档案资料的缺失，影响管理的有效性。在传统的纸质档案管理中，信息资料相对比较稳定，基本不会发生改变。但利用数字化的管理模式，在管理的过程中不论是计算机软件的问题、硬件设施的问题、信息网络的问题还是人为因素，都会影响档案资料的稳定性，造成档案资料的缺失。尤其是一些重要信息资料的缺失将严重影响城建过程中信息资料的完整性，给城建信息的应用造成不便。

1.2 资金投入难以满足建设的需求

由于数字化建设需要计算机技术和相应的技术设备支持，与传统纸质档案管理方式不同，因此建设成本比传统的档案管理成本较高，但在数字化建设时，对技术设备的采购工作中存在严重的资金匮乏的现象，从而导致服务器或计算机等硬件设备短缺，不能满足资料存储的需求，因此城建档案管理的数字化建设进程发展缓慢，数字化建设工作难以有效开展。

1.3 管理信息的泄露

城建档案是城市规划、城市建设的重要依据，为城市规划提供有效的历史信息，为城市建设给予必要的指导。但城建档案资料具有保密性，除了一些可以对外公布的资料外，大部分资料是要进行严密管理的，不得泄露。但利用数字化的管理模式，城建档案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子会对城建档案管理信息系统进行攻击，对信息进行盗取，影响城建档案信息的安全性。因而，相对于纸质档案资料的管理，数字化的城建档案资料的管理更应重视信息的安全。

2 城建档案管理数字化建设的措施

2.1 对城建档案数字化管理工作进行合理规划

由于承建档案管理工作十分复杂，具有系统性特征，现有的纸质档案内容繁杂，将纸质档案向数字化档案转变需要对城建档案管理的数字化建设工作进行合理的规划。首先，应将现有的纸质档案按照档案的类别、年份等方面进行分类，再将分类后的档案转换为数字档案，数字化档案的分类是纸质档案分类的基础上执行的；其次，工作人员在进行档案管理工作时，需要根据档案的重难点工作进行及时解决，为后续环节提供方便；最后，要对每一个环节都安排负责人，确保档案整理、档案分类、档案录入和档案存储工作有专人负责，提高数字化档案建设的准确性和工作效率。

2.2 做好全面規划

城建档案数字化建设中，前期规划工作是一项十分重要的工作，将大量的纸质档案资料信息转化为数字化档案，工作量十分庞大，需要耗费大量的时间和精力。数字化建设中，需要对档案馆内部的信息资源储藏量具有一定的了解，深入调查分析后，才可以突出工作重点，根据档案类型有针对性地开展数字化建设活动。

2.3 统一标准的制定

由于缺乏统一的科学的标准，在城建档案管理数字化建设中，会给后期的资料查找带来许多问题，影响具体的操作，并且难以实现真正意义上的资源共享，给管理造成巨大的困扰。因而在城建档案管理数字化建设中应制定统一的科学的标准，使得纸质资料在转化为数字资料的过程中，能按照统一的标准进行操作，因而在管理的时候能进行统一的管理，无需将不同的格式进行转化，从而方便资料的查找，切实做到资料共享。

2.4 数字化管理模式的应用与推广

随着现代科技的发展，在城建档案管理中推行数字化的管理模式是时代发展的需要。因而在城建档案数字化建设中，应突出其建设的重要性与意义，以获得各方的支持。在具体的建设过程中，应加大城建档案管理数字化的建设力度，对数字化档案管理模式进行推广，在具体的建设过程中，应充分发挥城建档案管理部门的职能，通过城建档案数字管理模式的应用，主动建设数字化的档案管理。城建档案管理部门作为社会资源的集中部门，应重视数字化档案管理的建设，在建设的过程中，着力建设一个档案管理服务平台，从而建立两方面的资源管理模式，因为档案的一部分资料是可以公开查阅的，而另一部分则是内部的资料，不便于对外开放。因而在建设中应建立统一门户，以实现资源共享，而另一方面应建立内部的资源利用平台，方便内部资料的查找，并进行必要的加密处理，防止资料的泄露。此外，还应对资料进行备份处理，防止因数字化资料的不稳定性，造成资料的丢失。总而言之，在管理中应对数字化的档案管理模式进行推广，并且履行好档案管理部门的职责，提高城建档案管理数字化水平。

2.5 提高档案管理水平和信息建设

在城建档案管理数字化建设中对计算机技术的依赖性较强。在资源库整理过程中，由于城建档案的资源类型繁多，需要对数据进行出巡，通过多媒体数据库、目录数据库和全文数据库对数据进行整合，将复杂数据信息简单的呈现出来。还要加强系统的安全建设，提高城建档案的利用价值，促进城市建设和发展，在档案管理工作中需要对访问用户进行安全认证和实名身份认证，提高档案资源管理的安全性，防止系统遭受攻击和损坏。

3 结语

综上所述，城建档案管理数字化建设是应时代发展需求，提高城建档案管理水平的主要途径，在建设过程中需要充分考虑到数字化档案信息管理的安全问题和系统稳定性，有针对性地开展工作。

参考文献

[1]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材，2014.

[2]杨元元.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].大科技，2013.

作者信息：刘艳，身份证号码：411424198712028869

作者信息：梁华猛，身份证号码：412725198608300037