办公室管理工作效率的提升路径构建

刘剀

摘要：办公室档案管理是事业单位经营中比较重要的一项工作。档案管理能够为事业单位的发展提供重要的数据支持。但由于办公室部門的工作量较大，工作内容比较复杂。所以导致办公室档案管理工作的难度也就相对较大，使得大部分的事业单位办公室档案管理的效率和质量比较弱，如何提升办公室档案管理的质量已经成为现阶段事业单位发展中最为突出的问题。本文主要针对办公室档案管理工作效率的提升问题展开讨论，首先从办公室档案管理中存在的问题入手，然后对提高办公室档案管理效率的措施进行介绍。

关键词：办公室档案 管理工作

现阶段，信息技术的飞速发展，带动着社会发展步伐的加快。目前，人们已经开始了快节奏的生活模式。在时代的要求下，事业单位的办公室档案管理工作也应该高效的进行。为了能够提升档案管理的效率，事业单位应该加强对于档案管理模式的创新，利用现代化的管理手段对档案进行管理，实现档案管理工作的信息化建设，以此来促进档案管理工作的高效进行。

一、办公室档案管理工作中存在的问题

（一）工作人员的管理意识存在问题

目前，大部分事业单位中的办公室档案管理人员都并非专业人员，这些人员大多数是从别的岗位抽调出来而临时组成的队伍。也正是因此，导致档案管理人员对于管理工作不够重视，没有意识到档案管理工作的重要意义，在进行档案管理的过程中出现档案随意摆放的现象，阻碍了档案管理工作的顺利进行。另外，档案管理人员的专业素养较差也是影响办公室档案管理效率的主要因素。档案管理人员的专业水平不足，导致其在档案管理的过程中不能根据档案管理的相关制度进行档案的登记、储存等，使得档案管理工作比较随意。

（二）办公室档案管理的方法存在问题

在办公室的档案管理工作中，由于事业单位对于档案管理工作的忽视，导致档案管理人员对于档案管理工作不够重视。不愿意花费时间对档案管理的模式进行创新。现阶段，大部分的事业单位都已经采用了信息化的而管理模式，以此来提高事业单位的市场竞争力。但在事业单位办公室的档案管理工作中，信息技术的运用率还相对较低，办公室的档案管理工作依然采用传统的纸质档案存储的形式，这种档案管理的模式安全性和档案管理的效率都比较低。

（三）办公室档案管理的制度存在问题

在现阶段的办公室档案管理工作中，事业单位对于档案管理制度的建立并不完善，导致部分的档案管理人员对于自己的职责并不了解，使得其在工作的过程中对于档案的记录和储存过程的管理都比较随意，造成档案储存混乱的现象，导致档案的查找工作比较艰难，影响了办公室档案管理工作的效率和质量。

二、提高办公室档案管理效率的措施

（一）提高档案管理人员的专业能力

人才是确保事业单位办公室档案管理工作顺利进行的前提条件。为了能够提高档案管理的效率，促进办公室档案管理工作的高效进行，事业单位应该加强对于办公室档案管理人员的培训，增强管理人员的管理意识，提高管理人员的专业能力和专业素养，打造出一支专业的办公室档案管理队伍，进而从根本上提高档案管理的效率。

同时，事业单位还可以加大人才选拔的力度，为事业单位引进大量的优秀人员。比如事业单位可以采用招聘的形式选拔人才，在招聘的过程中，招聘人员既要考察应聘者的专业能力，又要对应聘者的适应能力进行考核，以确保其可以尽快的适应工作的环境，进而提高办公室档案管理工作的效率。

（二）采用信息化的管理手段

随着信息时代的到来，信息技术已经得到了人们的广泛运用。在事业单位办公室档案管理的工作中，相关的工作人员也应该加强对于信息技术的运用，以先进的技术来带动档案管理效率的提升。

在办公室档案管理工作中，利用信息技术将纸质档案转化为电子版本进行储存。在信息化档案管理的模式下，事业单位还应该建立相应的档案信息数据库，将档案信息进行备份储存，避免因为计算机故障而造成档案数据信息丢失的现象。相对于传统的档案管理故障而言，信息化的档案管理模式更加的便捷、准确，管理的过程更加的有序，档案管理的效率能够得到明显的提升。

（三）建立完善的办公室档案管理制度

制度的建立主要就是对工作人员的行为进行规范与约束。在办公室档案管理的工作中，为了能够促进档案管理工作效率的提升，事业单位应该建立起完善的档案管理制度，使得办公室档案管理人员能够严格的按照相关的制度对档案进行管理，进而确保办公室档案管理工作能够高效有序的进行。

由于办公室部门的工作职能和工作性质的关系，办公是的档案信息也就相对复杂，所以办公室的档案管理工作与其他的档案管理工作存在一定的差异。在面对复杂的档案信息的情况下，工作人员很容易出现工作混乱的现象，影响办公室档案管理的工作效率。针对这一现象，事业单位可以对工作人员进行明确的分工，明确每个人的职责，使得工作人员能够各司其职，进而使得办公室档案管理工作能够有序进行。

三、结束语

综上所述，办公室的档案主要是办公室日常工作的总结和事业单位各个部门、各个项目的总结汇总，这也就使得办公室档案的信息量较大，增大了办公室档案管理的难度，影响了档案管理的效率。为了能够促进办公室档案管理效率的提升，事业单位应该建立完善的档案管理制度，通过制度对档案管理人员进行约束。另外要加强对于档案管理人员的培训，增强管理人员的专业技能和专业素养，加强办公室档案管理人员信息技术水平，实现信息化的档案管理模式，进而促进办公室档案管理工作效率的提升。