浅谈企业档案对企业发展的重要性

摘 要：随着我国经济改革的不断深化，信息技术和互联网技术的不断进步，极大地促进了我国经济的不断发展。与此同时，经济全球化的趋势越来越明显，国与国之间的市场竞争越来越激烈。因此，在新时代背景下，有必要改变企业档案管理的思维方式，加强企业档案管理的创新，提高企业档案管理模式，不断提高企业档案管理水平，从而为企业带来更多的经济效益。

关键词：企业；档案管理；问题；对策

企业档案管理作为企业的重要组成部分，对企业的发展起着重要的作用。随着我国市场改革的深入和信息技术的不断发展，对企业档案管理产生了一定的影响。传统的企业文件管理模式已经不能满足不断变化的工作需求。因此，根据社会发展的趋势和企业的实际情况，尤其需要及时改变企业档案管理的思维模式，做好企业档案管理工作。只有这样才能更好地适应新时期企业的可持续发展，促进中国经济的持续发展。

1 企业档案对企业发展的重要性

1）企业档案对企业融资方面的重要性.如果银行正在考虑向企业放贷，它們必须了解企业的实力、资质、管理、声誉和前景。银行在进行贷款流程时，也会建立相关档案文件，保存客户的信息，以便下次合作交流。通过这种方式，双方可以迅速建立信任关系，在销售或后续服务中可以提供强有力的支持。

2）企业档案对企业发展方面的重要性。企业的发展离不开公司的品牌、信誉和良好的销售渠道。企业与其他公司合作建立的客户档案将在企业的创新、销售、后续服务、市场开拓等方面发挥不可或缺的作用。企业档案管理它不仅保护品牌的权益，还保护知识产权、专利、版权、商业秘密等无形资产的证书。如果失去了这些权利，公司很难发展。企业档案记录的创新与独特性是企业发展的突破口，是突破的发展过程和结果，创新点的记录是企业的保障，公司必须使用这些保障措施来保护自己的合法权利。

3）企业档案管理对企业管理方面的重要性。标准化的企业档案管理系统有利于企业档案的发展，也可以在企业内部形成良好的标准体系，使管理活动更具针对性和信息化。良好的文档管理可以使企业文档的收集、分类、标识、保存、利用、汇编和研究顺利进行。这允许各部门在公司项目上更快更好地合作。档案管理不仅可以对企业进行全面的管理和监督，而且从细节上使企业管理更加完善。公司的档案将整合员工信息，然后进行分析，然后分组管理。每个员工的特征都可以应用到企业中，特别是在添加某些活动或新项目时。

4）企业管理对企业专业人才培养方面的重要性。每一个企业的发展和进步都离不开专业人士的努力。这对于专业人才来说非常重要，所以专业人才的培养离不开企业的发展。公司从员工在档案中的利益出发，制定相应的培训计划，这需要专业的档案管理人才。首先，必须训练管理人员以获得足够的管理知识。然后给他们足够的实践来学习如何将管理知识应用到实际管理中。当然，也要有良好的培训环境和导师。这些都需要公司管理层和档案保管人自身利益的支持。这可以形成一个良好的循环，让公司稳步前进。

2 企业档案管理中存在的问题

1）档案管理人员管理观念薄弱。档案对档案资源的开发具有重要的参考价值，是档案发展规划制定的重要依据和参考。然而，目前企业管理者并没有意识到文档管理对企业发展的重要性。因此，投资于档案部门的资金、人力和物力资源相对较少。档案部门人员档案意识淡薄，不能保证企业归档的真实性和完整性，最终导致企业文件管理的现代化无法实现。

2）企业档案管理方式落后。目前，许多企业的档案管理一直采用传统的管理方法。没有现代信息技术和网络技术的融合，管理方法落后，跟不上形势的发展。由于管理方法落后，很多文件在查找过程中很不方便，降低了工作效率，很难与其他部门合作。

3）相关制度体系不够完善。从目前的情况来看，很多企业并没有根据实际情况建立一个完整的档案管理系统，甚至有些学校也没有专门的档案管理，因为思想上的误解和对档案管理的不重视。部门和人员随意处理文件，导致文件不规范、不完整。因此，为了有效提高企业文件管理水平，有必要完善相关制度，为文件管理规范化、有序发展提供依据。

4）档案管理设施建设滞后。档案管理设施的建设关系到管理水平的提高。然而，由于企业管理者对档案管理的重视不够，资金投入不足，档案管理设施建设远远滞后，尤其是在档案存储链和一些企业档案建设方面。存储环境差，文件严重损坏，不能重复使用。同时，管理者的安全意识不强。档案材料和一些危险品放在一起。此外，缺乏足够的保护设施对档案造成很大威胁。甚至有些企业也没有专门的文件管理部门。现代档案管理水平低，严重制约了档案管理的有效

发展。

3 加强企业档案管理的对策

1）健全企业档案管理体系。第一，根据本单位的实际工作和工作重点，制定和完善企业档案管理系统。第二，明确综合档案的职责，加强对企业综合档案管理的监督，建立监督部门。建立定期检查和非定期抽样监督机制，确保企业档案管理的程序化和有效开展。第三，将企业档案管理纳入企业绩效考核，使档案管理人员保持高度的积极性，提高企业档案管理的质量。第四，建立档案责任制，严格追究档案管理过程中违反档案管理规定的责任。

2）实现企业档案管理数字化。首先，积极将扫描技术、计算机技术和数据库存储技术应用于企业文件管理，结合企业对数字化管理的效率要求，开发出完整的企业文件管理数据库。第二，良好的组织和收集企业文档资源。合理归纳总结，做好前期数据库录入，不断丰富数据库信息，为后期实现文件信息共享打下坚实基础；三是高度重视企业文件管理数字平台数据的安全性，采用加密技术。保证数据库信息传输和存储状态的安全，避免档案管理信息披露对企业经济利益的损害。

3）加强企业档案管理人才培养。首先要重视信息技术的教育和培训，要求档案工作者在教育中实现信息素养和信息技能。二是组织企业档案管理人员积极学习档案管理的相关规章制度，建立正确的档案管理。提高思想觉悟，确保档案综合管理体系的进一步实施；第三，要综合考虑人才管理经验、管理技能、管理理念等方面，严格控制企业档案管理人才的选拔，做好培训前的准备，确保他们能够适应新的工作岗位。很短的时间；第四，积极鼓励企业档案管理人员开展工作作风创新，把创新精神的培养融入企业文化建设，营造良好的档案管理环境。

4）健全企业的档案管理制度。企业必须建立健全档案管理制度，确保档案工作规律有序。企业提交的文件应当完整、规范、准确、系统。管理人员应严格按照文件管理的要求，加强文件的标准存储，开展文件管理工作。随着科学技术的发展，企业必须建立科学的档案管理体系。按照“集中管理、统一管理、分级管理”的原则，统一管理各类文件和操作人员的文件，完善企业文件管理系统。

4 结语

随着我国社会经济的不断发展和科技进步，市场环境发生了重大变化。企业档案管理作为企业的重要组成部分，对企业的发展起着重要的作用。在新时代背景下，我们应该积极改变企业档案管理的思维模式，根据企业实际情况采取合理的档案管理模式，提高企业档案管理水平。加强企业档案的管理，有必要继续加强讨论思维模式的变化背景下的企业档案管理的新时代，充分发挥新时期档案管理的作用，促进企业的可持续发展。

参考文献

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[3]张晓娟，马瑜，左田原，黄兰.知识经济时代的企业档案管理——一种知识资产观[J].档案学通讯，2012（04）：76-79.

作者简介

呼艳萍（1982-），女，汉，陕西人，本科，中级，研究方向：档案管理。