现代档案网络信息化管理与利用研究

杨帆

摘 要：本文主要围绕现代档案网络信息化管理工作展开分析，通过分析其在应用过程中存在的问题，探究针对性的解决措施，继而实现提高现代档案网络信息化管理和利用效率的目的，推动档案管理工作发展创新，提高其最终质量。

关键词：现代档案；网络信息化；信息共享；素质；管理系统

网络技术是现代档案管理工作应用的重要技术，利用该技术可以加强对数字档案的统一管理，实现即时分类和检索等要求，同时也为档案安全等提供了必要的保障。而当前档案信息化工作中，耗费时间最大的就是纸质文件的扫描和电子档案的命名，对需要保存的纸质档案通过扫描仪进行电子化，将电子化的文档命名为适合企业档案查阅的文档，便于检索，这项工作如果实现，可以减少纸质档案的借阅，有利于纸质档案的完好保存。此外，通过积极探索不同的档案网络化管理形式，可以有效提高档案质量，实现档案管理创新发展。

1 现代档案网络化管理存在的问题

1.1 软件兼容性较差

随着现代档案管理工作的迅速发展，市场上也出现了许多不同类型的档案管理软件，根据其应用角度和着眼点的差异而具有不同的功能和特点。而且随着国内市场的发展，企业的档案管理和办公自动化以及电子政务系统等都在向统一化方向发展，对档案管理应用的网络管理工具的通用性等要求也更高。由于现代档案网络化管理软件的兼容性比较差，从而导致市场上许多档案管理软件无法与现代档案管理工作相兼容，同时，由于受到软件兼容格式的限制，也在一定程度上阻碍了现代档案网络化管理工作的开展，进而影响后续各项工作的顺利开展。

1.2 档案管理的标准不统一

统一的标准对档案管理工作合理开展具有重要意义。但是在当前建设过程中，部分管理人员和企业管理者等并没有认识到档案管理工作的重要性，在应用过程中，出于提高短期的档案管理效率等目的，往往选择了相对较简便的档案管理方法。但是由于管理的档案的性质等存在差异，其采取的档案管理方法也随之发生变化，后续档案统一管理工作开展过程中，受到档案管理形式各行其是的影响，其服务性要求和共享性要求等都不能及时实现，对推动档案统一管理工作集中开展产生了一定的阻碍，在该方式下，档案信息资源的共享工作开展则变得尤为艰难。另一方面，受到传统的人工档案管理方式和管理要求的影响，档案记录过程中采用的标准和细节规范等也存在许多差异，档案管理软件在移植过程中容易出现信息丢失等问题，这也阻碍了档案管理工作的合理开展。

1.3 档案管理人员工作能力问题

档案管理网络化工作发展的时间相对较短，从事该类管理工作的大多是年龄相对较大的员工，该类员工在工作过程中已经形成了自己的工作模式和工作方法，接受新方法时则会出现接受慢、学习的质量不高等问题，同时其对网络技术等的应用相对较少，实际工作过程中可能会出现拖慢档案管理速度等现象。而企业对该类员工进行培训则需要耗费大量的时间、人力、财力和物力，加大企业档案管理工作的成本支出。这对于追求经济发展的企业来说相对较为困难，企业不愿意在档案管理工作方面付出太高的成本，这就导致档案管理工作队伍的整体素质始终相对较低，档案管理网络化的进度也相对较慢，导致企业整体的档案管理工作呈现出落后状态。

2 加快档案管理工作网络化的措施

2.1 建立区域性的档案管理网络

网络发展加快了信息的共享化进程，档案管理也应当响应信息共享化的各项要求，在建设过程中建立全方位的档案管理系统，打造全方位、多部门的档案管理系统，进一步加强档案管理和企业其他部门之间的联系，推动各项工作合理开展。同时，企业也要有计划地与同行业档案管理工作之间的联系，打造全方位的网络计算机档案管理系统。在该方式下，档案信息化管理不仅减少了手工查阅档案资料的繁琐，同时提升了档案查阅便捷性，需要者可以通过网络快速查找到自身所需要的信息，减轻纸质档案的破坏。因此建议企事业单位应该加快推进档案管理信息化水平，提高档案管理能力，实现档案管理无纸化办公。同时，在该形式下，相应的档案管理软件等也会积极开展兼容性建设等活动，推出兼容性和通用性都比较好的档案管理软件来开展相关工作，对提高各项工作的有效性等具有重要意义。

2.2 推动信息交流共享系统建设

在当前发展过程中，人们接受的信息的数量和质量等都发生了变化，这就决定了个人以及单个部门等不可能实现资料全方位收集管理的目标，这也在一定程度上影响了企业后续相关操作的顺利开展。为了改善该类现象，实际建设过程中，必须加强对全面完整的社会信息系统的重视，鼓励不同部门在自己的部门领域内开展深层次的信息挖掘和信息分析工作，在此基础上在统一的信息网络中开展交流建设，将信息及时提供给需要的单位和个人。同时还需要逐步实现电子文件实时归档，网上移交，主要包括归档鉴定、整理编目、数据加工、数据报送等功能，归档管理过程中应保证电子文件元数据和背景信息的完整性。在该类方式下，信息保存的质量明显提高，文献部门之间的联系也明显加强，基于此开展档案的统一管理等工作，其管理的质量等也可以得到保证，一体化管理工作在开展过程中出现的问题明显减少，对提高档案管理效率也具有重要意义。企业通过该类方式可以推动档案管理和企业管理工作共同发展，可以提高企业的整体凝聚力。

2.3 合理选择档案管理系统

档案管理部门对提供社会信息资源和信息服务等做出了巨大贡献，国家和企业都应当加强对档案管理工作的重视，积极推动档案管理工作深入开展，研发企业特有的档案管理工作系统，在此基础上开展档案管理建设等活动，打造档案部门特有的信息资料库。由于档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等是一项系统性的工作，其可以建立一个统一、完整、准确的地档案信息数据库，这就要求档案管理部门必须加强对其使用的档案管理系统的重视，结合自身对档案管理工作的要求和档案管理工作开展的特点等进行档案数字化建设，及时将档案管理应用的各类信息等录入到系统之中，在此基础上开展信息的分类整理和总结归纳等工作。在数字化档案管理系统建设完成之后，档案信息的检索和存储等工作在开展过程中遇到的问题会大大减少，对推动后续各项工作顺利开展具有重要意义。同时，档案管理数字化系统建设的目的就是为了方便企业各部门人员即时检索和利用档案数据资料库中的各类信息，可以加快企业工作效率，节约工作时间。

2.4 完善档案安全保障机制

信息化建设是办公自动化的重要构成。网络在提高档案管理工作效率，促进档案管理信息共享的同时，也增加了档案管理信息泄露等问题的风险，导致档案管理工作的安全性受到挑战。为此，相关单位必须及时开展档案信息安全工作，通过设置保密措施，完善安全防护系统的能来开展档案信息安全建设，以此来保障档案系统中的各项信息的有效性。网络化管理是依托计算机存在的，当出现断电等意外事故时，档案管理的质量也会受到影响。为此，档案管理部门应当及时开展档案备份工作，及时做好档案信息的备份工作，推动档案管理工作以合理方式开展。

2.5 提高档案管理工作人员的工作素质

企业以及档案管理单位等要有计划地对档案管理人员进行培训，使其掌握计算机技术，同时将其与档案管理工作联系起来。同时，通过与学校形成定向联系，建立人才交流机制等，直接从学校中选拔优秀人才来负责档案管理网络化建设工作。通过引导新老档案管理人员结成互助小组等，使其在交流过程中取长补短，可以有效提高档案管理工作队伍的整体素质，对推动档案管理工作按照预定计划开展，提高档案管理的质量等具有重要意义。

3 小结

现代化档案管理工作中应用网络技术明显提高了档案管理的效率，对推动档案管理工作合理开展具有重要意义。通过加强对档案管理问题的重视，及时采取合理的应对措施，档案管理的效率等可以进一步提高，推动档案管理工作在新时代背景下实现新发展。

参考文献

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