浅谈档案数字化管理及创新策略

摘 要：信息化时代，档案数字化管理及其创新具有重要意义，面对浩如烟海的馆藏传统档案资料，数字化档案管理工作已经成为一项浩大且艰巨的工程，作为档案管理人员应当在充分认识到数字化档案管理工作重要意义，要积极应对数字化档案管理工作所带来的种种挑战和考验，积极探索做好数字化档案管理工作的对策与途径，使档案信息资源更好地为促进社会发展进步而服务，从而顺利时代发展趋势，推动档案管理创新发展和服务质量提升。

关键词：档案数字化；管理；创新；策略

当前，互联网信息技术已经渗透进入各个领域，随着互联网技术与各个行业的融合，人们对互联网信息技术的认识进一步加深。随着档案管理水平和服务质量的提升，再加上信息技术的应用，创新管理方式，推动档案管理数字化是十分必要的。这样不仅顺应时代发展趋势，还能有效提升档案管理水平，为人们获取档案信息资源创造便利。目前，档案数字化管理工作中仍然存在不足，需要革新思想观念，完善管理规章制度，促进档案管理水平和服务质量的提高。

1 数字化档案管理的重要意义

1.1 有助于档案原件的保护

一是当纸质档案实现了数字化后，就可以实现数字化副本的保存与使用，避免了频繁使用纸质档案，这能够有效保护档案原件。二是纸质档案伴随年代的推移可能因字迹模糊或纸质污损而出现不易辨认的情况，而数字化档案则能够使得档案信息有效保持完整。三是数字化档案还能够对纸质图片档案运用现代技术进行修复，避免纸质图片档案因为自然老化的原因而失真。

1.2 有助于节省档案存储空间

传统档案作为纸质文件，其管理与储存都需要大量的空间，当数字化档案管理运用先进的数字化存储技术来储存档案资源后，将大大降低档案所占有的空间，而且数字化档案后，存储量将变得更大，具有更强的安全性和通用性。还能够有效避免纸质档案在存储过程中可能出现的各种损坏、损毁的危险。

1.3 有助于减少档案管理成本

在传统档案管理工作中，由于是纸质档案文件，因此档案的录入、归类、存档、借阅等各项日常管理工作都需要手工管理，不仅工作效率低，而且管理也存在着诸多困难。而伴随数字化档案管理进程的日渐加深，档案的管理与利用也变得更加智能化，档案管理者和利用者可以轻松凭借智能化的检索方式快速找到所需要的档案资料。

1.4 有助于档案资源共享

传统档案由于其储存载体以及存储方式的原因，使得各地档案资料都存在“信息孤岛”的情况，而数字化档案后，则可以凭借互联网突破时空限制，实现档案信息的异地共享，增强档案的使用价值和传播范围。

2 档案数字化管理及创新的意义

在信息技术被应用到档案管理工作的背景下，档案管理数字化趋势越来越明显，其重要意义表现在以下几点：

2.1 顺应时代发展趋势

当前，信息技术、扫描仪等先进设备逐渐被广泛应用到档案管理活动当中，为有力的推动档案管理的创新发展，也为档案管理创新发展提供了便利，有利于提升档案管理水平。因此，在这样的背景下，创新管理方式，健全完善管理规章制度，实现档案管理数字化，这是顺应时代发展趋势的必然要求，对推动档案管理顺利进行具有重要作用。

2.2 提高档案管理水平

实现管理数字化，不仅方便档案信息资源的整理和归档，还能方便查询，可以有效满足使用者的需要，促进档案管理服务质量提升。数字化管理还可以减少档案资料的占地面积，提高档案资料的防火、防水能力，进而促进档案管理水平提高，有效满足人们使用档案信息资源的需要。

2.3 提升档案工作服务质量

在档案管理数字化的趋势下，通过创新管理方式，构建档案信息资源数据库，对档案资料进行数字化处理，然后编号并存储，构建完善的档案信息资料库。当使用者需要使用档案资料时，只需要输入目录和编号就可以快速查询到所需要的档案资料，满足使用者获取并使用档案信息资源的需要。并且这对提升档案信息服务质量，有效满足日常档案使用需要的重要意义是不言而喻的。

3 档案数字化管理及其创新的策略

在档案管理过程中，由于一些管理人员素质偏低，相关制度没有严格落实，制约档案管理水平提升，影响档案管理的创新与发展。为弥补这些不足，顺应档案管理数字化趋势，促进档案管理水平提升，有效满足档案信息资源的需要，需要从以下几个方面采取创新策略。

3.1 加强学习，重视档案数字化管理

信息化时代的今天，要充分认识档案管理数字化的重要意义，创新思维，革新管理理念，顺应时代发展趋势，推动档案管理工作水平提升。并在制度、资金、档案管理人才等方面加大支持力度，健全完善档案管理制度措施，加大相应的资金投入，注重提高档案管理人员的综合素质，进而推动档案管理数字化工作顺利进行。档案管理人员要增强责任感和使命感，顺应时代发展趋势，把握档案管理数字化的要求，加强自身学习，掌握档案管理专业知识和技能，不断丰富档案管理工作经验，努力适应新形势和新需要，进而推动档案管理工作顺利进行，有效提升档案管理水平。

3.2 健全完善档案数字化管理的规章制度

根据档案管理数字化需要，健全完善管理规章制度，并严格执行和落實，为各项工作顺利开展提供制度保障，推动档案管理规范化和制度化。要明确档案管理人员职责，建立并落实责任制，让管理人员自觉遵守制度要求，履行好自己的职责。健全完善档案管理制度，加强整理、归档、存储、使用等各环节的管理，从而提高管理工作的规范化水平，提升档案管理和服务质量。

3.3 重视数据库建设，提高数字化管理水平

要做好档案资料扫描、图像处理、业务管理、目录管理、信息查询、数据分析等工作，充实和完善档案管理信息系统。同时还要采集档案信息资源，构建档案信息数据库。利用扫描仪、数据压缩等技术，将纸质档案转化为电子档案，并保证档案信息资料完整，从而方便数据信息查阅和使用，促进档案管理水平提升。

3.4 构建安全保障体系，确保档案信息安全可靠

加强安全管理，构建安全保障体系也是不可忽视的内容。重视档案管理安全保障技术应用，综合采用密钥技术、访问控制技术、加密存储和传输技术等有效措施，提高数据库信息的安全，防止档案信息泄露，避免档案资料丢失，进而有效确保档案信息资料的安全。

3.5 提高档案管理工作人员综合素质

加强档案管理工作队伍建设，注重引进基础扎实，档案管理技能强的工作人员，建立素质高的工作队伍。同时做好管理人员的培训工作，让他们熟练掌握信息技术和档案管理技巧，有效开展各项工作，顺应数字化管理趋势，努力提升档案管理水平。

4 结语

在信息化时代的今天，随着信息技术在档案管理工作的应用，档案数字化管理趋势越来越明显。在这样的背景下，应该注重现代信息技术应用，创新思想观念，健全完善管理规章制度。从而有效约束和规范档案管理的各项工作，促进档案管理水平和服务质量提升。

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作者简介

苏雄（1986-），男，汉族，云南宜良，宜良县劳动人事争议仲裁院，档案助理馆员，本科，研究方向：档案管理。