基于信息化条件的城市建设档案管理

叶飞飞

摘 要：近年来，我国经济迅猛发展，在“科技是第一生产力”的指导下，我国的科学技术发展水平也不断提高，在这样良好的形势下，我国的城市档案管理水平也进一步提高，与此同时，档案管理受到的重视越来越高，各个企业以及相关部门开始加强档案管理这项工作。本文简要概括了城市建设档案信息化的基本特点，进而提出了一些如何有效的加强城市档案管理信息化的建议，希望对以后的研究有所帮助。

关键词：信息化；城市建设档案；管理问题

现如今，城市发展的好坏在很大程度上影响着国家的发展，而一个城市发展的重点一定是本区域内的政治、经济以及文化。在当今社会，经济全球化进一步深入发展，竞争压力也随之增大，在发展过程中城市的数量不断增加，并且规模也越来越大，随之出现的便是城市档案的管理问题。城市档案管理是城市文化发展中的一个重要环节，档案中记录了有关城市发展的一点一滴，对城市来说有着重要的意义，做好城市档案的管理工作有利于城市更好更快发展。

1 城市建设档案管理信息化特点

1.1 城市档案高效开发利用

随着社会的发展，高科技产品如计算机、机器人等也进入了人们的日常生活，因此，在对档案进行管理的过程中，对于那些难度较低并且重复性比较高的工作，可以让计算机来完成，这样可以节省大量的时间以及人力物力，并且准确性比较高，不会出现因人为因素而造成损失的情况，节省的人力资源可以投入到新的工作中，尤其是对城市档案的开发与利用。相关的专业人员可以将注意力集中在目的性较强的工作中，例如对档案的整理分类以及提炼重要信息等。加强对档案的信息化管理有利于更深层次的开发档案的有效信息，同时也能够满足档案管理工作多方面的要求。

1.2 城市档案管理系统信息共享

现如今，我国的科学技术发展水平不断提升，网络在日常生活中的地位越来越高，资源共享、网络共享也越来越普及。由于网络的共享条件，对档案的信息化管理才能顺利完成，也正因如此，共享性也体现在一定的档案管理工作中。由于管理时的共享性，各个部门之间的配合也更加默契，使整个城市的档案管理工作更加简便快捷，也能够更加有效的为城市发展做贡献。

1.3 档案管理工作虚拟化

在之前，档案全部存在于纸张等实物载体之上，在管理档案工作信息化之后，档案不再依赖于纸张而有了数字化的特点，并且存在于电脑之中，档案的分类管理以及查询等工作都可以在电脑上完成。在档案管理工作中，大部分都是在网络上进行的，这也可以避免客观环境以及人为因素对档案管理工作的影响，防止档案内部的信息被损坏，提高工作效率。

2 城市建设档案管理信息化建议

档案的信息化管理对提高管理工作的效率有很大的积极意义，有利于整个城市的发展。虽然我国在信息化管理上有不少的理论研究成果，但是在实践方面仍然处于正在发展的阶段，也有很多问题存在，因此，我们必须要清楚的知道如何进行档案的信息化管理工作，以下是我自己的一些看法，供大家参考。

2.1 网络系统建设

要想城市能够又好又快的发展，就必须建立一套完备的制度体系，质量过硬的硬件设施以及良好的网络系统对城市档案的信息化管理有很大的帮助，也有利于城市的发展。良好的网络系统能够促进档案的有序管理，也有利于档案信息之间的交流，形成资源共享与设备共享的局面。同时，在网络系统中必须要建立一定的保障措施与方案，以防在管理工作中出现安全问题。

2.2 电子文档管理

随着信息化发展的进一步深入，在当前的档案管理工作中，大部分工作都是通过计算机进行，档案的信息也通过数字化的形式储存下来。由于计算机网络技术以及众多高科技技术的快速发展，档案中的很多重要信息通过网络传播到现实生活中，对档案的可靠性以及安全性造成了严重的威胁，与此同时，由于多方面的原因，电子信息的载体也会出现不稳定的现象，造成档案的损坏。因此，进行档案管理工作的相关部门要采取多个方面的措施，在确保档案信息准确无误、相关数据清楚明了的情况下，再将信息通过计算机传播在网上，达到信息共享的目的。在日常工作中，有大量的档案文件需要专业人员处理，这就要求档案管理的工作人员有较高的专业水平与综合素质，工作人员需要了解档案接收、管理分类和保存的整个过程，要有能够处理突发情况的能力等等。这项工作对专业人员技术要求比较高，不仅要有过硬的专业知识，还要具备较高的综合素质，这样才能确保信息的可靠性，并且保证重要信息不被破坏。

2.3 信息标准化建设

2.3.1 以实事求是为指导思想，坚持贯彻信息标准化原则

以实事求是为指导思想，坚持贯彻信息标准化选择。要想使信息化管理工作成为国家的重要战略之一，就必须要加强相关部门的组织与领导能力，做好相应的统筹工作。社会管理以及技术管理是档案信息化管理工作中两个重要的方面，从技术方面来说，工作中的各项技术都要满足相应的要求，规范技术体系能够使信息实现共享，同时也可以使档案管理工作更加有效的进行。档案的信息化管理工作涉及到法律、社会体制等多方面的内容，因此，政府以及相关部门要做好统筹工作，组织多种共同合作活动，使城市档案信息化管理工作更加健康有序的进行。

在进行档案管理工作中，国家要制定相应的政策机制，深入贯彻信息标准化原则。加强档案信息化管理，政府的各个部门都有责任、有义务参与，是必须要完成的工作。

2.3.2 加强信息标准化管理的观念

基于信息化条件的城市档案管理建设具体是指通过具有创新意义的设备以及技术对目前档案管理工作中存在的问题进行解决，从而提高工作效率，实现高效管理。现如今，我国在档案信息化管理的理论方面有了不少的研究成果，但在实际的发展中仍然存在很多问题，例如会出现技术与科技发展相脱节的现象，并且有少部分的档案没有以数字化的形式储存在电脑上，仍然以纸张等实物为载体，没有实现信息化，更不用说资源共享、信息共享了，这就会在很大程度上导致档案管理的不平衡发展，同时也不利于城市整体的发展。因此，城市管理者要从思想深处转变观念，深刻认识到档案信息化管理工作对城市发展的重要意义，从而加强城市档案信息化管理工作，尽可能对城市发展做贡献。

2.3.3 树立档案信息化管理的观念

实现城市规划的一个重要环节就是要加强档案的信息化管理，树立档案信息化管理的观念，这些观念要求城市管理者与建设者必须将城市档案信息管理独立出来，并且落实制定的方案。注重档案信息的深度与广度、防止档案管理设备出现故障或是老化现象、通过多种专业培训提高工作人员的专业水平以及綜合素质等工作有利于更好的进行档案信息化管理工作。另外，要最大程度上确保档案信息的真实性以及可靠性，将档案管理与具体实际结合起来，进一步促进城市的整体发展。

3 结束语

综上所述，加强城市档案的管理工作在完善档案信息化的管理以及促进城市又好又快发展方面有很大程度上的积极作用。在进行管理档案的日常工作中，要时刻了解国家相关政策的变动，并且要结合具体实际展开工作，尽可能与我国社会发展的方向相同步，进一步加快城市发展的整体步伐。

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