知识管理视角下城建档案管理问题分析

刘贵显

摘 要：伴随经济的发展，我国加快了城市一体化的建设进程，由于城市档案记录着城市的文化、经济、历史等诸多信息，故其在城市建设过程中占据着重要的地位。当前社会正处于知识经济背景之下，面对这一时代发展背景，充分利用知识为城建档案管理提供帮助。由此，本文首先针对城建档案管理中存在的问题进行了分析，其后提出了知识管理视角下城建档案的管理措施。

关键词：城建档案；知识管理；问题；分析

21世纪正处于知识经济的时代，国家文明程度以及科技实力已经成为了国家综合竞争力的重要构成要素，此外，在城市发展过程中具备一定的文化软实力具有十分重要的意义。由于城市档案中记录着关于城市文化、经济以及历史等诸多方面的信息，为体现一个城市文化品位以及文化内涵，以知识为依托，银镜知识管理理念，更好地开展城市档案管理工作。知识管理视角下开展城建档案管理工作具有重要意义，实现创新和完善城建档案管理的重要措施之一便是引进知识管理理念。

1 城建档案管理中存在的问题

知识管理视角下，开展城建档案管理具有十分重要的意义，伴随计算机技术以及互联网+技术的广泛运用，社会生活以及生产等诸多领域均产生了明显地变化。现阶段，我国城建档案管理过程中存在资源结构不合理、知识流失明显、管理流程以及知识落后等问题[1]。

1.1 资源结构不合理

伴随我国城镇化水平的提高和城市化进程的加快，城建档案中涵盖的内容十分地丰富，城建档案管理在城市发展中占据重要作用，但是由于资源结构的不合理情况存在，导致了城建档案信息资源利用率较低。第一，城建档案资源分布空间存在不合理情况，农村与城市之间、发达城市与不发达城市之间存在严重的城建档案不合理情况，部分大型城市档案管理工作中已经落实了系统化、规范化的管理，但落后的农村以及不发达城市之间尚未构建起城建档案。第二，区域分布的不合理，我国城建档案资源存在东西部城市差别较大的情况，当前我国档案馆数量较多，但是档案馆的管理单位不同，受到不同档案馆以及管理室的约束，造成了部分信息资源无法得到有效的开发利用。部分的档案室管理处在半开放或者是不开放的状态，造成了档案馆的闲置。其三，城建当年资源内容不合理，城建档案主要记载的是城市设计以及规划等方面的内容，关于城市的人文、自然以及环境等方面的内容记录较少，档案馆建设同社会发展之间又在不平衡，继而信息资源利用率较低的情况[2]。

1.2 知识流失明显

在城建档案管理工作中存在明显的知识流失现象，其主要表现在：其一，档案管理过程中，许多的档案资料为能够得到及时归集、整理以及归档、保存；在城建档案管理工作中，由于尚未制定出相关的解决策略，导致了知识流失现象的出现。其二，档案管理过程中，未能够合理有效地利用城建档案现有资料以及知识，导致了在珍贵资源开发利用方面出现了明显的浪费和流失的现象，城建档案信息资源并不能够真正为城市的建设以及发展提供帮助。分析其原因主要在于，城建档案管理人员的管理理念落后、管理方法不科学，进而出现了只重视了档案整理、保存，忽视了档案的利用；档案工作模式传统化、单一化，导致城建档案信息的积极作用无法得到发挥。

1.3 管理流程以及知识落后

我国城建档案馆的服务工作的开展以文献提供为主，在经济较为发达的城市，服务方式已经逐渐朝着数字化方式转变，其中较为常见的一种便是一级文献。当前，尽管多数的档案馆已初步认知到互联网的数字化建设的重要性以及紧迫性，但多数城市依然尚未充分运用计算机和互联网技术。当前，正处于知识经济时代，国家竞争力的一个重要体现便是知识以及技术的应用，由于计算机、互联网技术在社会中发挥着重要的作用，故其能够实现促进城建档案信息化的发展。尽管当前部分城市的城建档案管理工作中运用了计算机技术，但其本质仍是人工管理模式。档案资料的收集、检查、编码入档等管理流程并未建立相关信息数据库，缺乏现代知识的应用导致了城建档案管理流程以及知识的落后。

2 知识管理视角下城建档案的管理措施

2.1 城建档案管理相关流程的完善

城建档案管理工作开展的一项基本保障是相关管理流程的完善，在知识管理视角下，创新并完善城建档案管理以促进城建档案管理工作的规范地开展。其一，各个城市应当建立起专门的督查部门，该部门主要用于整合城建档案信息的工作进度；其二，实现对资源的动态管理，完善创新城建档案管理的管理、评价体系以及管理政策，继而做到城建档案信息资源的共享。

2.2 城建档案信息资源结构的优化

当前，多数城市正在推行城建档案信息资源的合理优化，但是当前工作中依然存在城建档案管理资源结构不合理的情况，故采取优化城建档案信息资源结构具有十分重要的意义[3]。其一，实现智能化和电子化管理；充分运用互联网技术建立必要的检索目录和独立的数据库，以便社会人们能够在公共系统中查询信息。此外，数据库重视设置查询依据，包括主题类别、学科类型、关键词、作者等，查询依据的设置主要是为了能够在在公共查询系統中搜寻相关的讯息，进满足不同人群的不同要求。其二，实现不同档案馆之间的跨馆协同服务，由于档案馆管理工作中容易出现相互脱轨的情况，所以需要工作人员打破传统工作模式，将自动化办公或者全覆盖办公运用到城建档案馆管理区域内，以构建起一站式的城建档案管理模式[4]。一站式模式下，利用超文本、电子技术提高城建档案检索能力，能够满足用户查询所需内容的要求时在时间性方面的需求，即要求时间较短，从而真正满足城建档案信息的快速查找的需求。

2.3 专业知识以及专业技能的培养

针对城建档案管理工作人员专业知识以及专业技能进行培养，无论是领导还是基层员工均应该接受业务知识以及业务技能方面的培训，以满足档案管理信息化、智能化的需要。知识经济时代，要求城建档案管理过程中强化知识和技能的学习，首先需要培训领导层的管理技能和管理知识，以避免出现领导的独断专行的事件，档案管理领导人员还需要通过调研以及考察工作的方式，不断丰富自身的知识量，实现对于档案资源的动态管理。其次，培训档案馆对馆内员工专业知识以及专业技能，这是因为，知识管理视角下，专业知识和技能培训已经成为了城建档案管理的重要条件和信息共享的必然性要求。此外，培养管理层人员同基层员工之间的沟通交流，以全面提升城建档案馆管理水平，促进档案馆的发展。

3 结束语

城镇化水平并非衡量国家城市发达程度的唯一标准，城市发展整体情况以及综合实力同样具有参考价值。本文通过对当前城建档案管理中存在的问题进行分析，发现其存在知识的流失、城建档案管理流程以及知识落后、资源结构不合理等问题。在知识管理视角下开展城建档案管理工作，可以发挥知识的重要作用，并有效整合档案管理以及知识管理。本文针对当前工作中存在的问题，提出了具有的解决措施，如城建档案管理相关流程的完善、城建档案信息资源结构的优化、专业知识以及专业技能的培养等，以提升城建档案管理水平。

参考文献

[1]刘霞.城市建设档案管理面临的挑战及改进对策[J].城建档案，2014（12）：45-46.

[2]李红霞.基于知识管理视阈下的城建档案管理问题研究[J].办公室业务，2015，（09）：93.

[3]杨菲晖.基于知识管理视阈的城建档案管理问题研究[J].科技与创新，务2016，（21）：65-66.

[4]黄钰华.关于城建档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2015，（11）：64.