浅谈数字化档案管理

丁慧文

摘 要：档案管理的方式是根据信息技术发展而随之变化，传统纸质档案的管理模式不适合现有档案管理的需求，不能提升档案管理的安全性，也很难实现快速的信息查阅。为此，在开展档案管理的过程中，人们更加推崇数字化的模式，可以对档案信息开展数字化的管理，也能实施智能搜索和管理，能强化档案管理的科学性。为此，本文主要思考实施档案管理信息化建设的需求，从多个层面论述信息化档案管理的途径，希望可以为相关研究提供参考。

关键词：档案管理；数字化；数字档案；智能管理；信息库

现如今，信息化发展步伐逐渐加快，针对档案管理所体现的管理工作，在工作形式上也发生了显著的变化。为了更好满足人们档案信息获取需求，档案管理工作已经趋向信息化、智能化方向发展，实现档案智能搜集与储存。

随着信息技术在企业领域不断渗透，各个企业以信息技术为载体，构建自动化系统，用于服务办公服务。代替传统纸质文件，电子文件、文档成为主要信息建档形式。企业在实施档案管理工作时，必须清楚认识到管理方式转变，意识到新时期的档案管理，以数字化管理为主导。并以此为思想主导，创新多种档案管理方式，为数字化档案管理提供重要技术与方法支撑。

众所周知，数字档案已经渗透到企业管理的方方面面，可见，此种创新性档案管理形式发展形势十分良好。从当前数字档案发展情况可以看出，数字档案在未来在档案管理领域中必定成为主流管理方式，成为档案管理工作深入发展的重要技术支撑。因此，作为档案管理者，务必要清楚地认识到档案管理工作发展方向，加强自身信息技术知识不被丰富的。同时，档案管理虽然趋于数字化方向发展，但传统档案管理形式仍然发挥着重要功能。作为档案管理者，应当注重两者有效结合，利用数字化管理手段提升档案管理效率，而以纸质档案管理办法，提高档案管理安全性。作为档案管理者，应当充分不断丰富自身档案管理知识储备，提高数字化档案管理专业素养。其次，数字化档案，是对档案信息进行精细化、智能化管理，管理者应当深入认识到数字档案真实存在的信息价值。区别于纸质管理，数字管理储存强度更大，看似微不足道的数字代码，其实包含的档案信息，与纸质档案信息相比，只低不高。所以说，管理者需要做的便是对这些看似简单的数字代码，做好储存与管理。在平时档案管理工作中，管理者需要针对信息化管理系统做好，数字档案备份与优化保存，从保存路径、时间、以及保存格式等方面加以优化，为今后数字档案查询与检阅提供便利条件。同时，管理者需要合理甄别档案信息重要性指标。在网络背景下，管理者需要明确档案信息实际情况，根据重要性，考虑是否将其转化为纸质档案。从而确保档案管理空间在最大程度上得以优化，降低档案信息管理成本。如何针对档案信息加以辨别，主要需要依赖管理者的信息敏锐能力，结合业务开发与经营管理实际标准，筛选有用档案信息，并将其由电子档案转化为纸质档案，实现档案信息双向管理与传递。

目前，在我省的公路基本建设工程管理过程中，信息采集要是通过手工统计数据，这种方式工作量大、效率低，难以保证信息的及时性和有效性。因此，一改传统落后的手工方式为先进的数字化处理方式已是当务之急，各建设单位和相关部门应与时俱进着手开展这项

工作。

1 以信息技术为载体，构建数字档案管理系统

为实现数字档案高效管理，工程单位需要以信息技术为载体，构建特色化、现代化管理系统。在构建具体管理系统之前，工程单位应当围绕档案信息做好详细的调查工作。具体调查内容主要以档案信息为基准，从类型、形式、数量、使用功能及范围等方面加以调查。并严格根据上述条件信息，科学、合理制定数字档案管理系统。其次，做好数字档案信息管理系统设备采购与安装，比如说扫描仪等硬件系统[1]。此外，工程单位需要结合本单位档案信息具体管理标准，开发符合单位管理特色与需求的智能软件。工程单位建立档案系统，不仅能够优化档案信息存储条件，同时也为实现工程信息交互共享提供了便利条件。

2 加强档案人员专业素质建设

为了实现数字档案系统建设，工程单位务必要注重管理者素质建设与提升。首先，作为一名合格的档案管理人员，必须要掌握详细的管理知识、专业的管理技能，从而优化档案管理操作流程。其次，为了将数字档案管理效果有效发挥出来，档案人员必须自主学习先进的计算机操作知识，掌握现代化数字档案管理软件操作标准与细则，懂得数字档案网络安全维护与功能检测，确保工程档案信息储存与管理环境安全。

3 访问控制，维护网络系统安全

在档案管理工作领域，相较于纸质管理，数字管理虽然信息传递效率更快，但同时因为数字档案信息管理开放性较强，也增加了档案信息遗失、泄漏的风险。因此，作为管理者需要加强数字档案系统安全维护[2]。以计算机系统为载体设定档案访问安全密码，做好开放性档案与内部秘密档案的分层管理，优化工程档案信息使用权限限定条件，从而保证工程单位档案信息管理安全。

4 预防病毒，防止网络系统遭受侵害

工程单位在利用信息技术，对工程档案实施数字化管理时，需要注重病毒查杀，定期展开数字管理系统安全维护与功能检修，利用专业病毒查杀软件，设定防火墙。同时，尽量控制外来磁盘连接和使用，做好数字档案系统运行环境安全维护。

5 加强档案原件保护

档案人员在进行档案管理工作时，需要做好档案原件保护工作。对档案信息进行多重备份，防止外部盗取档案重点信息，以及内部人员肆意更改档案信息。

6 建立有纸化和无纸化结合的信息库

为提高档案管理安全，工程单位有必要针对档案管理标准，将传统与现代管理方式有效融合，构建一体性、智能化档案信息库。开发先进档案管理程序软件，优化档案信息数字管理流程。

7 做好档案信息备份

对于档案数字管理方法来讲，因系统功能障碍，或者外界病毒侵入，造成的档案丢失风险增加。同时，因为管理员操作疏忽也可能导致档案丢失[3]。因此，做好多种备份，是避免重要档案信息丢失的重要举措，管理人员对此应当加强重视。

8 制定计算机系统安全保护制度

为确保数字档案管理安全，工程单位需要根国际计算机安全使用管理条例，并结合内部档案管理实际需求，制定完善性的管理体制，优化数字档案管理流程。

9 做好数字原档案信息检查

做好原档案信息检查，需要从几个方面着手。第一，在扫描阶段检查纸质档案表面是否平整，顺序是否正确，避免扫描遗漏，造成数字档案信息不全。第二，加强数据。图像检测，确定数字档案数据、图片信息清楚，格式正确。第三，做好链接检查，确保数字库与扫描文件链接路径一致，方便后续查询和检阅。

现如今，随着生活节奏加快，人们对信息获取、传递越发讲求效率要求。工程单位为了实现工程有效开发与建设，必须加强檔案信息高效、智能管理，在提高档案管理效率的同时，有效实现档案信息资源共享。为此，在工程单位单位管理工作中，管理人员必须更新档案管理理念，利用信息技术建设先进的档案管理体系，从而实现档案信息高效存储、管理、搜索和检阅。作为档案管理人员，务必顺应信息时代发展需求，针对工程档案管理需求，优化档案管理方式方法，提高档案管理效率与质量。

参考文献

[1]王冬梅.电子档案数字化管理的优缺点及其提高管理水平的措施[J].信息记录材料，2018，19（07）：109-110.

[2]闫成聚.新时期档案数字化管理及其创新策略[J].中国管理信息化，2017，20（05）：175-177.

[3]王素芳.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台的有效策略研究[J].城建档案，2016（07）：16-18.