新时期人事档案管理信息化的实现分析

乔莉

摘 要：新時期的人事档案管理工作，要想适应社会经济体制不断改革的需求，就需要不断的创新改革，总结分析合理有效的人事档案管理工作的方法，最终实现人事档案管理信息化的目标。

关键词：人事档案；管理信息化

人事档案管理是人事管理工作中的重要组成部分，记录着员工在日常工作与学习当中的具体表现情况。人事档案信息必须要具备一定的真实性，档案工作人员在收集档案信息时，要注意以现实为基础，遵循人事档案的历史原貌。对人事档案管理方法不断的进行创新与改革，总结合理科学的人事档案管理方法。随着社会市场体系的不断改革，人事档案工作也逐渐受到了重视，因此，对于如何实现人事档案管理信息化的分析势在必行。

1 人事档案工作的概述

新时代环境下，人事档案工作对于单位人事工作具有重要的影响，也是单位档案管理工作的组成部分之一，人事档案主要是记录员工在单位的工作情况、学习情况、工作经历、政治面貌等方面的事项，是人事管理工作的重要依据，以备单位了解考察员工资料，在一定程度上便于公司掌握员工的详细信息[1]。随着我国科学技术的不断发展，人事档案管理也逐渐朝着信息化发展，不仅利于提高人事档案管理工作的质量同效率，还利于保护纸质版的人事档案信息，尽量避免在人事档案管理过程中纸张的损坏导致档案信息丢失的情况发生。人事档案管理信息化可以不断完善健全人事档案管理工作，有效的保存数据，充分发挥出人事档案管理在单位发展中的作用。

2 人事档案管理现状

2.1 信息化建设问题

新时代环境下，人事档案管理工作也需要向信息化进程发展，人事档案管理工作人员也需要具备一定的专业技能，还需要熟练掌握计算机技术。但是，现如今大部分单位的人事档案管理工作人员都是兼职人员，自身并不具备一定的专业技能，计算机技术达不到相对应的标准，仅限于简单的档案管理工作的应用，没有专业的技术能力作为支撑，不能对工作过程中出现的问题进行及时的解决。在人事档案管理向信息化发展的过程中，部分兼职档案管理工作人员并不能及时的对档案信息进行查找和录入。与此通知，信息化建设的过程中存在不可避免的危险，是单位所必须面对的问题。在此过程中，部分人事档案管理工作人员不能对发生的问题进行及时解决，导致信息泄露，将会对单位造成严重的影响。

2.2 制度体系问题

单位拥有良好的人事档案管理制度，更利于人事档案管理工作的开展，但是现如今，部分单位并不具备完善的体制机制，客观上阻碍着人事档案管理工作的发展。当今社会，相关人事档案管理制度并不是很完善，人事档案管理工作的环境也没有保障，缺乏现代化的信息管理技术，同时，部分单位的人事档案管理模式较为落后，并不能适应时代发展的需求，一定程度上阻碍着人事档案管理工作更好的开展。现如今，我国虽然有相关人事档案管理的法律法规，但是因为没有得到很好的执行，导致大部分单位内缺乏完善有效的管理制度。人事档案管理工作人员因为没有相对应的指导细则基础上，并不能有效的开展人事档案管理工作，使得部分单位的人事档案管理信息化建设依然没有明显效果[2]。

3 人事档案管理信息化实现策略

3.1 加强信息化建设

随着我国经济的发展，网络全球化时代的到来，使得各行各业逐渐向信息化进程发展。从现如今情况来看，人事档案管理工作人员不同于传统的档案管理员，在实现信息资源共享方面发挥着重要的作

用[3]。人事档案管理工作人员在工作的过程中，可以建立完善的人事档案管理系统，从而实现档案管理的信息化，降低档案管理人员的工作量，提高人事档案管理的工作效率同工作质量，使人事档案管理工作合理有效的进行，对单位的发展起到积极地作用。人事档案管理信息化是新时期人事档案管理工作发展的必然趋势，也是社会对于档案管理工作的新要求，同时也利于单位人事档案管理工作的发展。总而言之，随着全球网络化的发展，计算机技术被广泛的应用，都为人事档案管理工作的发展提供了新的机会，为日后的人事档案工作的发展奠定基础。

3.2 完善人事档案管理机制体系

新时期的人事档案管理工作需要抛弃传统的档案管理方法，结合现如今的档案管理情况，完善人事档案管理机制体系，从而对人事档案管理的每项工作都进行合理规范，明确人事档案管理工作人员的工作职责，并且对档案管理工作的每项流程都做出相对应的规定标准，在档案管理的过程中，要求管理工作人员严格按照规章体系进行整理规范档案信息。在进行员工的人事档案信息收集的过程中，也要有相对应的标准。对于档案保存的方法、形式、分类方法等各个方面都要确保一致。在书写档案信息的过程中，也要注意使用书写的笔，同时，书写字迹需要工整清秀，如果发现档案信息有缺少的部分，需要想办法对其进行补全。当保存的档案时间过于久远，发生字迹模糊的问题时，需要采取相对应的措施，对档案信息进行重新的书写或复制，但要同时要确保重新书写的档案具有准备性、完整性。

3.3 加强对于人事档案的安全管理

在完善人事档案管理制度的同时，也需要注意加强对于人事档案的安全管理。需要对员工的人事档案信息进行保密，严谨管理人事档案信息，控制对于人事档案信息的查看权限。另外，对于信息化的人事档案信息要防止不相关的存储器进行拷贝，避免人事档案信息的丢失。同时，还需要对计算机安装良好的杀毒软件，定期对电脑进行杀毒并升级，避免人事档案信息泄露情况的产生。最后，还需要对存储人事档案信息的计算机进行物理隔离，确保人事档案信息的安全性。

4 结束语

新时代环境下，人事档案管理逐渐向信息化进程发展，对人事工作的开展有着重要的影响，与单位的经济效益也有着必然的联系。所以，对于人事档案管理信息化的实现分析势在必行。随着社会市场经济的不断改革，人事档案管理在创新发展的过程中，逐渐显露出不足和问题，为了人事档案管理能顾更好的发展，就需要对这些不足和问题进行分析研究，做出相对应的措施，从而实现人事档案管理工作信息化，为人事档案管理工作的未来发展奠定基础。

参考文献

[1]郭姣.企业人事档案信息化管理探究[J].兰台内外，2018（03）：78.

[2]张彬.人事档案管理信息化建设的问题与对策[J].兰台内外，2018（03）：76.

[3]王莉莉.新时期人事档案管理工作的思考[J].兰台内外，2018（03）：77.