浅谈提升秘书工作细节的“12345”

文/盐城市人民政府办公室 孟凡顺

细节决定成败，一直被广大秘书奉为至理名言。大家都知道细节的重要性，但是在实际工作中，总会出现这样那样的干扰事项，最终影响工作的质量。笔者从事秘书工作多年，深感身边同事有一些强化细节管理的做法，值得学习借鉴。这里简单概括为“12345”，希望能够抛砖引玉，对大家有所启发。

一、“1”，记好一本工作笔记

俗话说得好，好记性不如烂笔头。秘书工作千头万绪、琐碎繁杂。别人跟你说的事,你有再好的记性,也难免有忘的时候。如果你当时写下来，落实成白纸黑字来提醒自己，一般情况下就不会忘了。工作笔记可以扮演三种角色：一是“备忘录”，每天上班或下班时，将待办事项排一排，实行清单式管理，办结一件销号一件，最大限度地防止工作失误。二是“记录本”，工作人员和领导讨论工作或领取任务时，最好随身带着工作笔记，这样可以随时记录领导对某项事务的具体安排或意见。特别是对文字秘书而言，稿件讨论时间很长，如果没有记录要点，事后仅凭记忆写稿子极可能出错。三是“备查簿”，在总结工作或者查询资料时，翻阅工作笔记往往会有意外的收获。有时遇到领导在某件事完成数月甚至数年后，询问当时的办理情况，如有工作笔记留下的相关痕迹，无疑是最有说服力的一手材料。

二、“2”，备好两份常用名录

大家对工作中经常用到的通讯录应该都不陌生。这些通讯录一般只有联系电话，目的是给秘书与其他人建立工作联系提供最基本的便利。秘书们在协调服务过程中，会接触到通讯录以外的人员信息。细心的秘书会进行耐心的汇总整理，形成自己的人脉资源。具体包括两个方面：一是单位内部人员名录，包括姓名、职务分工、联络方式、专业特长等等，在可能的情况下，最好掌握其家庭联系方式，以便遇到紧急情况能够随时联系上本人。二是条线工作人员名录，包括上下左右等各方业务单位的相关工作人员姓名、职务分工、联络方式等，为强化工作衔接打好基础。

三、“3”，做好三个情景互动

有句职场励志语很经典：认真做事只能把事情做对,用心做事才能把事情做好。在办事全过程，秘书始终需要保持谦虚谨慎，坚持多想一步、想深一层，才能使任务完成得更加顺利圆满。一些优秀秘书能够牢牢把握工作的主动权，就在于他们在不同的工作阶段，都能以积极的姿态做好互动交流，保证自己所做的工作达到事半功倍的效果。一是事前注意确认。在领取任务时，首先要确认自己对任务内容的理解准确无误，遇有疑问时，最好向交办人复述一遍自己的理解，以便纠正可能的错误认识。涉及面较广、比较复杂的工作，应先列出路线图或初步打算，在获得认可后再付诸实施，进一步降低风险。二是事中注意督查。对需要协作完成的任务，主办者要扮演好主人翁角色，按时间节点跟踪督查，既督过程也督结果，确保各项工作符合时序进度要求。特别是会场布置、材料印制、活动组织等事项，要做好勘察现场、文稿校对、组织预演等相应工作，千万不能一交了之。对工作中遇到的困难问题，无法自行解决的，要迅速上报，不能因汇报不及时，导致工作延误。三是事后注意反馈。任务交办后没有下文，到底完没完成让人心里没底，是一些秘书被领导认为不靠谱、无法让人放心的重要原因。任务全部完成后，应当向交办人汇报办结情况，尤其是请示类公文要将各方意见建议第一时间向领导反映。有些事情的确比较小的，我们可以在办理其他事务时，适当地穿插汇报，切忌怕麻烦不愿汇报。

四、“4”，用好四种改进方法

秘书工作对细节的追求精益求精、永无止境。随着时间的推移，大家对本职工作肯定是越来越熟悉。对此，有的人容易产生懈怠思想，想当然、莫较真等等负面想法开始滋生，服务水平就此原地打转，甚至出现不应有的工作失误。作为秘书人员要摆正自己的位置，将平凡的岗位真正作为实现自我价值的阶梯，努力干出不平凡的业绩。如何实现百尺竿头更进一步，这里有四种改进工作的参考方法：一是综合评价法。相似的任务完成后，进行一次全面总结回顾，认真分析本次工作取得的新收获，发现的新问题，思考提炼改进措施，争取每一件工作都能成为一次自我提高的机会。有条件的，尽可能请第三方评估自己的工作绩效，帮助查找问题和不足。二是冷藏重启法。对于不是特别紧急的事务，如果感到工作思路打不开，不妨先放一放。空闲时，多在脑子里过一过，待思路进一步理清后，再拿出来“重启”，这时很容易发现一些之前未考虑到的问题，工作更有可能有新的进步。三是比较分析法。甘于“低头拉车”以外，还应学会“抬头看路”。诚心“拜师”，多观察别人的办文、办会、办事的策略方法，逐一进行对照分析，搞清楚别人为什么这样做，自己存在怎样的问题，从中受到启发和教益，并在下次工作中加以改进。四是模拟推演法。一项任务到手后，必须分析其中的风险点，设定突发情景，分别制定至少一套有针对性的应急预案。通过事先预演，对工作中可能出现的“拦路虎”心中有算，做最坏的打算，尽最大的努力，争取最好的结果。

五、“5”，守好五条工作底线

坚持底线思维，确保不出事，是想干事、能干事、干成事的前提条件。除了做人清白、做事干净外，秘书工作有一些职业底线需要我们时刻牢记。一是本分。秘书是领导的参谋助手，要注意不能“离位”，更不能“越位”，不能想当然，随意删节、更改或补充领导的指示，真正做到“参与而不干预、协助而不越权、服从而不盲从”。二是补台。做工作需要坚持原则，但是也应注意方式方法。办事单位遇到困难问题，要主动帮助协调，不能一昧生硬督促，更不能“打小报告”，激化矛盾，“相互补台，才能好戏连台”。三是谨慎。秘书们在领导身边工作，既为领导服务，也要为人民群众服务。要学会夹着尾巴做人，平等待人、热心耐心，如果对自己所处的位置缺乏正确认识，不唯实、只唯上，长此以往必然变得盛气凌人，受到同事和群众的反感、厌恶，有损单位和领导的形象。四是保密。除了国家秘密外，对机关正在讨论、未议定、未公开的事项以及领导个人事项要守口如瓶，不得自我卖弄、炫耀吹嘘。处理涉密事务，要严格遵守保密纪律，严防失泄密现象。五是安全。想问题、办事情要树立安全意识，比如协助组织活动，要做好安全隐患的防范工作，切实维护现场群众的生命财产安生；安排考察路线，要为领导和同事们负责，坚决杜绝意外事件的发生。