关于学校档案管理的几点思考

文/内蒙古鄂尔多斯市第三中学 党霞

学校档案工作汇集和整理了学校多年来的知识和成果，记录了学校的发展和历史，是学校从无到有、从小到大的历史记录。随着学校一年又一年的发展进步，学校档案工作也需做好年度的收集、整理和归档工作，从而为学校阶段性的回顾总结和展望部署做好信息资源保证。笔者所在学校为一所高中校，档案工作基本属于边缘工作，不被领导和学校重视，但档案工作的重要性不言而喻，它是领导正确决策、研究工作、编书修志、处理重大问题的依据，完善学校的档案工作，笔者建议需从以下几点着手去做。

一、校长重视，全体参与

档案工作作为学校工作的一部分，校领导也应给予一定的关注。在做学校年度工作计划时，建议校领导把档案工作列入其中，在开学的行政会议上，将档案的收集汇聚工作的要求，传达到学校各个环节部门，规定各部门做好本部门档案的收集、整理工作，并配合档案室做好年度全校档案的整理和归档工作。在学校的教职工大会上对每位教职工进行档案意识的培训，增强职工的档案管理意识，让他们都能支持和参与学校的档案工作。

二、健全机构，落实责任

档案工作若想实现规范化管理，必须建立完善的档案管理工作制度。应当建立的制度有《档案工作人员岗位责任制》《工作保密制度》《档案归档制度》《查（借）阅档案制度》等制度。档案管理制度完善了，才能保证档案管理人员在工作中有章可循，真正实现档案资源进出及时，资源共享。另外，学校在制定档案工作的规章制度时，要明确责任，使学校各处室在日常工作中重视本部门档案的收集、整理等工作，组织上充分保证，是档案工作顺利开展的必要条件。其次，建议学校建立档案管理工作领导小组，由校领导任组长，各处室负责人为成员，然后办公室牵头负责具体工作。另外，一定要配备一名专职或兼职档案管理员，人员安排到位是档案工作顺利开展的有力保证。

三、收集归档，查漏补缺

收集、归档工作是档案工作人员的基本工作，只有将收集、归档工作及时做好，才能确保档案材料齐全、完整。文件、基建、会计等重要档案要及时归档；不重要的文件、资料也要定期收集、归档。工作不能等、不能拖，一定要有时有序地展开。档案工作有计划，有总结，有过程资料，同时根据学校档案员的建议，适时完善，定期分类归档。

档案工作除了要做好收集整理外，还要及时查漏补缺。对于学校缺失的重要文件，一定要及时到上级部门查找复印，补充完善丰富档案资源。

档案工作是一项积累性工作，在日常工作中，管理人员不能坐在档案室里等着收集资料，一定要做到勤问，始终保持工作中的主动性。平时一定要注意学校重大活动的开展情况，然后深入科室进行联系，及时、主动地收集活动的档案信息资料，充分挖掘、收集学校活动的重要档案资源，从而使学校档案资料内容充实丰富。

四、强化业务，提高能力

档案管理工作人员需要定期参加学习培训，学习档案资料收集整理等工作新的要求和方法，学习档案专业知识理论，不断提高业务能力。同时，应该向经验丰富的兄弟单位取经，汲取他们的工作经验和方法。再次，有机会的话，学校应该组织或者邀请档案局的专家到校指导，直接面对面地学习专业的理论和操作，提高档案工作人员的工作效率和能力。

五、合理运用现在信息，提高工作效率

网络信息化时代的到来，对档案工作提出了更高的要求，具体包括技术上有电子化收集整理的要求，内容上有丰富完善的要求。档案工作信息化、电子化是新时期档案事业发展的重要方向。

学校档案也要与时俱进，应该从手工操作走向现代化管理，积极推进档案文档的现代查询功能，档案利用者查询起来将更便捷。使学校档案室不仅成为一个管理部门，更是一个信息提供中心。

六、提供档案的开发利用工作

档案工作从根本上讲是一项服务工作，档案工作人员要为学校师生提供完整、完善的档案查询服务，态度上也要热情周到。同时要积极配合学校的整体工作，开发学校档案的教育功能，为学校各种展览、展出、庆祝等活动提供优质完善的档案资料。从收藏到有效利用，让档案信息资源更好地为教育教学服务。

我校的档案工作开展多年，工作一直有条不紊地展开着，现存的问题有：硬件设施不齐备，电子档案和影像档案相对较少等。以后的工作中，我们一定要虚心学习，借鉴兄弟学校和上级领导部门的先进经验，从而不断提高档案工作管理水平。