浅析事业单位档案规范化管理及优化策略

文/佛山市第一人民医院 张育文

事业单位的档案储存了本单位真实的历史资料，真实记载了工作人员在工作时产生的所有资料，是工作执行的依据和标准。为了有效提高档案的使用几率，可以在工作过程中加强使用规范性档案管理。本文重点探讨了事业单位档案管理的特征和规范性管理的重要性，并提出相应的建议。

一、事业单位档案管理的特征

事业单位档案管理是具有公共服务性和保密性的。事业单位是公益性的一种机构，其公益性就是无条件为社会提供档案信息查询和借阅的服务，保存的档案都是各行各业的信息。事业单位通过档案管理无法自动参与市场资源调配的社会信息，遵守为国家和人民服务的宗旨。事业单位是我国非常重要的信息管理组织，主要是服务国家机关，为国家机关提供信息和管理，因此存放的档案都是保密的。

二、事业单位档案规范化管理的内容

（一）事业单位档案收集工作的规范化管理。档案管理工作最基础的就是收集工作，收集工作主要是为档案管理提供管理对象，收集工作的质量对下一环节的档案管理工作十分重要。最基础的工作就是收集工作，为了给档案管理工作的每个环节打下坚实的基础，应该及时收集材料，保障收集材料的完整性。为了做好事业单位的收集工作，应该避免出现档案收集过少或者收集的材料不真实的情况发生，如果发生这种情况，会严重影响档案管理工作各个环节的工作，带来不必要的麻烦，非常不利于档案管理工作的开展。应该事先与各部门沟通清楚，确认档案收集工作的工作步骤和详细的收集内容。在工作过程中产生的各种文件都要经过相关人员的处理，及时整理入卷，定期交由档案室进行储存。

（二）事业单位档案整理工作的规范化管理。档案管理工作的收集工作下一个工作环节就是档案的整理工作，其内容主要是对档案进行分类存放，把收集的资料进行组合并且编制成文档等，把档案内容管理的有条理。档案整理工作对事业单位的档案管理非常重要，在事业单位档案管理工作时，如果缺少整理工作，就会使档案毫无章法，给档案的使用造成巨大影响。为了使档案清晰地表现主题，应该合理进行整理，提高档案的使用率。在进行事业单位档案整理工作时，为了有助于顺利开展后续工作，首先需要保障收集工作的良好质量，然后才能对档案进行整体的整理和编目。

（三）事业单位档案鉴定工作的规范化管理。档案鉴定工作就是工作人员考虑档案的实际价值，依据档案价值的大小，确定其保留时间。事业单位的工作众多，档案的数量就会随之增加，要对没有价值或者已经超出保留期限的档案进行及时销毁。档案的价值是由档案是否还具有利用价值决定的。因此，档案鉴定工作时档案管理工作中具有复杂而又重要的工作。

（四）事业单位档案保管工作的规范化管理。档案保管质量可以直接决定档案管理的水平。在进行档案保管工作时，需要踊跃和其他部门进行紧密合作，比如在档案的整理工作和使用过程中注意保护档案，使档案延长寿命。档案如果保管妥善，就可以延长档案的寿命；反之如果保管不妥善，会给事业单位文档管理工作带来无法挽回的损失。

三、加强档案规范化管理及优化管理的有效措施

（一）加强制度建设，建立档案管理网络。与管理层进行足够的沟通，规定相关的规章制度，其规章制度一定要保证贴合实际工作，并且适合本单位，制定档案管理三合一的制度，严格按照规章制度对档案分类管理，保障档案工作的基本内容能够顺利展开。严格按照要求对资料收集、整理、编目、保存，保障资料的真实性、有效性以及齐全性，制定档案工作人员职责。档案归档制度、档案保密制度、档案保管制度、档案利用制度、档案室管理制度以及档案鉴定与销毁等制度，对档案进行规范性的管理，使工作按照规章办事和在使用过程中更加规范性、科学性。提高重视档案的管理工作，使管理工作的程序性和制度性日益提高，由重要领导和部门负责人组成档案管理网络机构，明确责任到各部门的负责人，完善各部门之间的管理，每个部门都要设立档案员，明确各档案员的责任，严格控制工作质量，制定档案工作阶段性的规划，确定档案工作年度目标和任务，建立档案工作联络员制度，制订各部门资料收集、移交时间表，部署档案工作形成常态，确保档案管理工作的高效运转。

（二）重视事业单位档案的保密管理工作。事业单位档案管理人员应该加强学习《保密法》，增强保密意识，定期对档案管理人员进行保密教育，做好单位档案资料保密工作，和确认好保管期限，未经批准，不能进行抄录、复制或者翻拍档案材料。根据不同密级程度，确定不同的利用对象以及利用范围，保密材料仅限于阅文室内查阅，并且涉密材料不得进入编研范围。相关工作人员不在公共场所谈及保密内容。对需要进行销毁的文件，首先经过上级领导批准，交由鉴定部门鉴定，通过后销毁现场必须有多个人员参加监督销毁。严禁发生泄密事件，比如把需要销毁的文件变卖给废品站等，对于泄密者必将究其法律责任。

（三）提高事业单位档案管理人员素质。加强事业单位档案管理工作人员的职业道德和专业素质。培养事业单位档案管理人员做事严谨、有始有终的工作作风。培养事业单位档案管理人员的事业心、责任感和高度的保密意识。在任何场合和时候都要严格保守秘密，保密是工作人员应尽的责任和义务。定期做好培训员工素质的工作，对员工进行思想教育，从而有效提高事业单位档案管理人员的管理水平。

（四）加强培训。为了促进单位和谐发展，先进的档案管理工作可以提高单位的工作效率。现在很多工作人员严重缺乏耐心，无视档案的管理工作，使档案失去了本身的作用。事业单位的领导层应该重视培训工作，加强对档案人员的培训，使他们了解并认识到档案管理工作的重要性。聘请档案管理的专业人士对员工定期培训，加强档案相关的知识。并且加入评比的工作模式，有效调动其工作的积极性，使工作人员能更好的开展工作。

（五）逐步建立档案信息化管理，提高利用效率。档案的管理模式由传统的纸质保存模式替换成软件文档模式向社会提供服务就是档案管理的信息化的含义。使用先进的软件，使档案从纸质模式实现信息化，提高档案管理的有效使用，有效为信息资源进行分类、分析、提取和加工。和传统的档案资料相比，电子档案方便保管、修改以及查阅。为了有效地减少档案管理的经济成本，可以使用网络传输功能进行快速的传递，从而保障工作效率。

五、结语

档案规范管理对事业单位档案管理是必不可少的，规范地管理档案可以有效提高单位的工作效率和质量。为了更快适应社会的发展，接受新的挑战，事业单位的档案规范性管理必须不断进行优化，与社会同时进步，为单位的快速运转指明正确的方向，为社会和单位的发展尽其所能出份力。