信息技术发展背景下文书档案管理改革措施探析

文/清远市职工技术协作委员会办公室 林婉丹

在当前的发展形势下，文书档案管理工作变得越来越复杂，但是受传统工作模式的影响，当前文书档案管理工作效率较低、缺乏对档案管理工作的重视、没有健全完善的文书档案管理机制、档案管理人员综合素质不高等等，都是制约文书档案管理工作质量提升的主要问题，如果不对文书档案管理工作进行及时优化，根本无法满足工作实际的需要，因此，提升文书档案管理工作质量已经成为亟待解决的问题。信息技术的不断发展，对于改变传统文书档案管理模式存在的缺陷、提升文书档案管理质量、促进管理效率提升，都具有十分积极的作用。

一、传统文书档案管理在信息技术发展背景下存在的突出问题

一直以来，文书档案管理工作都没有得到应有的重视，许多文书档案管理人员都认为档案管理工作可有可无，并不是单位发展过程中的核心工作，因此在工作中出现十分散漫的状态，不认真对待档案工作的现象也是屡见不鲜，可以说，对于文书档案管理工作不重视是影响档案管理效率的重要因素。信息技术的快速发展给许多行业领域带来了全新的发展契机，文书档案管理工作也是如此，目前，文书档案管理信息化已经成为发展的必然趋势，也是文书档案管理工作急需解决的重要问题。但是从当前的文书档案管理工作来看，并不是所有单位都应用了信息化技术，许多单位还一直沿用传统的文书档案管理方式，管理工作效率较低，并且耗费了大量的人工成本和时间成本，造成文书档案管理水平一直处于相对滞后的状态，这是当前文书档案管理过程中面临的主要问题。

二、信息技术发展背景下文书档案管理改革的有效措施

（一）需具备一支稳定的档案管理人员队伍和提高文书档案管理人员的整体素质。在文书档案管理实践中，制约管理工作质量提升的一个主要原因就是管理人员流动性大且专业素质不高，因此，如何做好队伍稳定工作和提高文书档案管理人员的综合水平，是提升文书档案管理质量的重要环节。对此，档案人员上岗前必须经过专业培训，只有持证上岗，才能有效避免人员频繁更换。档案工作业务性很强，也就要求从业人员应该具备一定的档案专业知识和信息化基础知识，这样才能在管理工作中实现不断优化。有条件的单位可以聘请专家学者，针对全球信息数字化的发展，对文书档案管理人员开展定期或者不定期的培训，从而提升档案管理人员的信息化水平，为优化文书档案管理模式创造良好的前提条件。

（二）加强文书档案办公自动化制度建设。在文书档案管理过程中，影响办公自动化水平的另外一个主要因素就是缺乏健全完善的管理依据。因此，针对这个问题，有关部门应该积极重视，并且及时采取有效措施，制定相关的法律法规，从而为文书档案管理改革提供充足的法律依据，也可以在一定程度上规范管理工作流程，实现文书档案管理的规范化和标准化。在此过程中，有关部门应该结合文书档案管理工作实际，针对信息化建设中存在的问题和缺陷，制定法律法规，并且在档案管理过程中严格按照法律规范执行，包括文书档案管理、材料的使用、档案的核对和调用等等。在执行过程中，如果一旦发现制度中存在问题或者有与实际工作不符的情况，应该及时对其进行调整，从而提高档案管理工作的质量和水平。

（三）不断优化文书档案管理信息化工作模式。在文书档案管理过程中，缺乏完善的信息化管理模式，档案工作机制不健全，是制约档案管理质量提升的主要问题。对比传统的档案管理模式，信息化管理具有快捷、高效等特点，不仅便于查阅利用，更大大提高了工作效率。在具体的工作实践中，要积极建立完善的文书档案管理信息化工作机制，规范文书档案管理流程。同时，通过对档案管理模式进行信息化优化，改掉传统管理模式存在的缺陷和弊端，促进传统与现代档案管理的共存与发展。

（四）完善档案信息安全保障机制。档案信息在各大领域中的重要性不言而喻，信息时代，档案信息量越来越庞大，其不安全性特点也越来越明显。因此，必须不断对档案信息安全保障机制进行完善，以提升其安全性。首先，要确保档案保存环境的安全，即确保档案数据库的安全，要不断提升安全意识，通过加密管理、登录身份验证等方式，预防不法分子入侵。其次，要确保档案应用的安全，可采用各种先进技术与管理措施，对计算机网络系统进行监控，安装最新版本的杀毒软件，同时定期对档案进行备份，以防其受损、丢失。