信息化背景下高校档案服务方式分析

文/西安航空职业技术学院 张欢

一、高校档案信息服务的特点

（一）多样化的信息服务内容。在网络信息时代到来的今天，高校档案的服务方式发生了巨大的转变，从原本的单一化，逐步发展为线上、线下的多元化方式。高校档案信息服务的多元化还体现在用户对档案信息的使用需求、技术手段等方面，由此使得服务方式也随之呈现出多样性的特点。如利用多媒体技术进行宣传、网上在线服务等等。信息化背景下，用户对档案信息的需求变得越来越丰富，高校档案为满足不同用户的使用需求，服务方式向多样化转变是必然趋势。

（二）服务方式更加快捷。在信息化的背景下，要求高校档案信息服务的速度应当尽可能地快，打破传统方式的限制，满足不同用户对档案信息的需要，通过对计算机网络、信息技术的应用，可以使高校档案信息服务变得更加快捷，无论任何时间地点，只要网络畅通，都可以提供服务，用户不需要亲自到高校的档案馆中也能获得所需的档案信息。

（三）现代化的服务手段。在相当长的一段时期，高校的档案服务采用的是单一的形式，实体的纸质资料是为用户提供档案信息的主要方式，从整个服务过程上看，具有被动性的特点。随着信息化时代的到来，这种服务方式显然无法满足用户的需要，正因如此，高校在档案服务方面，引入了多种现代化的技术手段，由此不但使档案信息的检索速度获得大幅度提升，而且服务过程也变得更加安全、高效。

（四）服务的专业性更强。在信息化的背景下，高校档案可借助网络对外发布与科研有关的信息以及各种教育动态，由此可使用户及时获取到高校的最新消息，并从中获取前沿的科研趋势，为教科研活动的开展提供服务，由此充分体现出了高校档案服务的专业性特点。

二、信息化背景下高校档案服务方式

在信息化的背景下，高校的档案服务方式发生了巨大转变，为使高校档案信息的服务性得到充分体现，可采取如下策略：

（一）建立专属网站。传统的档案资料主要是以纸质文字为用户提供相关的信息，如对此类档案信息进行整理或是深入挖掘时，需要由档案管理人员耗费大量的时间和精力来完成，整个过程不但费时费力，而且工作效率也不是很高，并且还可能因为疏忽而出现差错。而在信息化的背景下，纸质档案逐步转变为数字化档案，从而使档案的整理、查询、分析、挖掘等工作变得更加简便，不但能够大幅度提升工作效率，而且还能针对不同用户对档案信息的需求，构建专属的数据库系统，档案信息的服务作用随之得到全面体现。

（二）及时进行档案收集。想要在信息化的背景下，使高校档案服务作用得到最大限度的发挥，就必须对档案信息进行及时收集，在此项工作的开展中，可以对互联网技术进行合理应用，高校档案管理人员可将网上实时更新的各种信息进行过滤，再经过整理之后，使这部分信息变为馆藏信息，由于网上的信息量较大，并且其中有很多利用并不是很多的信息，所以在对信息进行整理时，需要对其中的信息进行辨识，这样才能确保馆藏信息的精准性。同时从网上获取的信息基本上都是未经过分类的信息，这些信息的内容比较杂乱，对此，档案管理人员可借助关键词检索技术，对信息进行分类，然后再进行精细化加工，处理好的信息可以补充到相关的数据库当中，对数据库的内容进行丰富，以此来满足更多使用者对档案信息的需要。从本质上讲，这是一种综合型的档案信息服务方式，其中既有先进的计算机网络技术，也有后续的人为处理，通过这种方式，除了能够进一步节约档案收集整理的成本之外，还能使管理人员的工作效率获得提升，并且弥补了计算机系统分类精确度不够的缺陷。

（三）扩大档案馆规模。在信息化背景下，对高校档案服务工作提出了全新的要求，为此，在条件允许的情况下，高校应当对档案馆的规模进行扩大，以便更好地为用户提供优质的档案信息服务。现如今，信息全球化已经成为一种必然趋势，所以高校应加快推进档案信息的一体化，从而使档案馆成为一个具有独立性且又与社会各界密切联系的公共服务机构，这样能够使高校档案信息的作用和价值得到进一步体现。

（四）采取多样化的服务方式。社会大众是高校档案信息的主要服务对象，由于社会大众在很多方面都存在差异，如文化素养、受教育水平等等，这就要求高校在提供档案信息服务时，不能采用统一的形式，否则可能无法达到预期的服务效果。通常情况下，对高校档案信息有需求的人士基本上都是一些对知识感兴趣，并且学习和接受能力较强且能够熟练使用计算机的用户，他们的文化素养相对较高，对于此类用户，高校档案可为其提供网络化及数字化的服务，引导他们对高校档案馆的门户网站进行应用，查询所需的信息。除了学习能力较强的人群会对档案信息进行使用之外，也有一些接受能力较差的人群会对高校的档案信息进行使用，针对此类人群，高校档案管可为他们提供相应的咨询及引导服务。

（五）建立健全服务制度。随着高校档案使用群体的转变，对档案的安全性带来了一定程度的威胁，为确保高校档案信息的安全性，应当建立健全相关的服务制度。在实现高校档案信息适度开放的过程中，做好档案的分类工作，将各种不同类型的档案进行分类，对其中一些重要的信息进行隐藏或是修改，以免档案信息外泄，造成无法弥补的损失。高校档案馆在为用户提供档案服务时，通常都会收取一定的费用，在信息化背景下，高校档案服务对象变为社会公众，故此，在信息服务费用的收取上，应当接受社会公众的监督，对收费依据应当进行公示，保证收费标准合理。

（六）提高档案人员的综合素质。信息化背景下，高校档案工作的性质发生了根本转变，这对档案人员的素质和专业能力提出新的要求，为此，高校应当采取合理可行的方法和措施，不断提升档案人员的综合素质，以此来确保高校档案服务工作的有序开展。在计算机网络快速发展的推动下，高校档案服务实现了一体化的模式，对此，档案人人员必须更新观念，做到与时俱进，积极主动地学习与计算机网络相关的技术，并将之运用到档案信息服务工作当中。而高校方面，则应为档案人员提供一些培训和学习的机会，丰富档案人员的知识结构体系，使他们掌握更多的信息化技术，为档案服务工作的开展打下基础。

三、结论

综上所述，在信息化背景下，高校应当对档案服务方式进行转变，利用先进的技术手段，提升档案服务的效率和质量，为档案的使用者提供更加满意的服务，充分发挥出档案的价值。