中专学校转型期档案管理特点及管理模式探讨

文/上海民航职业技术学院 冯雪

由教育部和国家档案局联合签署，以教育部27号令形式发布的《高等学校档案管理办法》，深化了高校档案管理的内涵，拓展高校档案工作，保证高校档案工作按照法律程序进行，同时突出了高校档案管理的时代性，彰显了以人为本、注重民生档案的法规内涵，27号令赋予了高校档案管理的新含义，阐释了高校档案管理的重要性，以及高校档案管理在学校日常管理中的地位。

“通常我们所说的学校档案是指法人、其他组织以及个人从事教育教学及其有关的学校建设、财务等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”高校档案主要内容包括党政档案、教学档案、科研档案、教师档案、学生档案等。其中教学管理、教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像和其他各方面的文字材料及影像材料是高校档案管理中的基础，是高校档案的重中之重。

一、转型期学校档案管理概述

所谓转型期即某所学校从较低级别升级为较高级别的过程，如中等职业学校升格为大专院校；在此过程中学校的管理、教学、科研方向等等都将受到改变，作为学校管理一部分的档案工作，需要根据学院的整体发展改变原有的档案保管模式，依据学院的未来发展需要，及时为学院的教学、科研做好资料储备工作。

（一）转型期学校档案的特点。1.规律性是学校档案具备的基本特征。学校因从事教学活动致使其保管的档案具有明显的规律性，其规律性必然促使学校在管理档案方面必须具有针对性。转型后的学校档案，其行政职能、教学职能更加明显和突出。如学校从中专转型成为大专，其教学特征将从“单方面的输出”教学模式向“开放研究型”教学模式转变，转型后的学校档案管理将更加注重应用与创新等教学活动。2.转型后的学校在教学研究领域更加专业化，具有一定的学术性。每个高校都设有不同的专业，每个专业会产生大量的专业性文章或课题研究，所以高校档案管理又凸显出了高校的专业性与学术性，转型后的档案管理应该将重心转移到教学科研，凸显学校的教学特点；例如我院属于行业办学，学校致力于培养航空领域的人才，中专时期档案的管理主要倾向于保管文书党政文书，对于科研及教学材料的保管较少，转型后学院档案工作应更加注重科研类、创新类档案的管理，突出学院在培养技术性人才方面的成果。我院的飞机维修专业在2017年获得上海市教委举办的技能比武大赛第三名，学院档案室将重点收集及保存有关飞机维修专业的获奖材料及科研成就。3.转型后的学校档案工作具有一定的连续性。我院属于行业办学的学校，2012年升级成为大专院校，虽然学院体制改变，但管理和教学在某些方面还是继承了中专的模式，档案工作也不例外，在原有管理模式上既要集成中专时期档案管理的优点，又要摈弃落后的管理理念，寻求适应转型期大专院校档案管理模式。学校的档案管理部门应修改档案收集制度，丰富档案收集类目，确定档案保管期限。转型后的档案管理是体现学校历史文化与特点的关键，所以在管理高校档案的时候，必须结合学校教育教学及专业设置的特点，实现高校档案管理的针对性。

（二）转型期学校档案管理工作的特点。转型致使学校的整体工作得到调整，学校的各项工作向更高一级靠近，各项工作的要求也更加详细、明确。档案作为学院管理工作的一部分，也要随着学院的变革而作出相应改变。1.转型后的学校档案管理工作应符合高校档案管理的流程。向更高级转型是学校发展史上的重大转折，在各项工作对口更高阶级管理的同时，不能忽视档案工作的对口。在转型后应该及时找准管理口径，仔细了解教委、行业、行政部门对下属高校档案管理工作的要求及规定，摸清高校档案管理的流程与管理模式，依据学校自身特点制定适应转型期学校档案发展的管理方式。2.转型后的学校档案工作更加注重未来发展要求。以中专转型成大专为例，中专时期学校所产生的档案主要以教学类档案、行政管理类档案、学生档案等为主，从库藏内容上看中专时期的档案分类较少，专业特色并不突出；在管理模式上更趋向于基础学校的管理模式；总体来说档案管理的对象较为单一，保管方式粗矿、陈旧。转型之后学校的办学方向更为宽大，学校将更加注重教育科研，学校的办学特色更加明显，所以转型后的档案管理工作应该注重对教学、科研档案的收集，这不仅是办学特色的体现，更是学校历史发展的脉络所在。3.转型后学校的档案管理应注重制度的修订。无规矩不成方圆，档案管理离不开制度的建立。转型期中的学校由于各个工作环节的变更，制度管理也需要相应的变化，档案管理制度应符合国家及地方教育部门对学校档案管理的要求，结合学校发展的特点，形成相应的档案管理规定。

（三）转型期学校档案在学校行政管理工作中的地位。学校档案工作是学校在教学及行政管理等活动直接形成的历史记录，没有形成完整齐全的档案及相关材料，教学、科研等活动就没有完结。国家档案局在《关于加强高等学校档案工作几点意见》中也明确指出：“高等学校档案工作是高等学校工作的组成部分”，是“学校管理工作中不可缺少的重要环节”。“高校工作从横向上划分，教学工作处于全局的中心；高校工作纵向上也可以分为基础性工作和非基础性工作。高校档案工作属于管理工作范畴。”所谓的基础性工作即指学校的基础建设、师资结构、设备基础等能够支撑学校发展的基础要素。高校的管理工作是建立在高校基础工作之上并为基础工作服务的工作。转型期的学校档案工作与普通高校的档案工作一样，应服从和服务于教学工作。转型期的学校档案工作延续着过往的历史文化，同时启发转型为高等院校后的管理工作，既是过往历史的见证者也是未来成就的开拓者。转型期的档案工作既有困难，也有机遇，通过转型学校的档案工作将更加贴合高校档案工作的要求，更能抓住机遇，做好基础管理工作。

二、转型期高校档案管理的现状分析

依据所在工作单位的实际工作情况，对转型期前的档案管理进行分析：

1.在转型前档案管理非常落后，管理人员缺失，档案主要以堆放的方式保管，除了一些基建类档案经过整理、立卷外，其余大部分的文件未经过整理与鉴定；有些档案已到保管期限，但未对其进行再鉴定。

2.在制度修订方面也较为欠缺，没有完备的档案收集、整理、保管期限、立卷等方面的相关规定，许多档案还存于原有的形成部门，未及时收集至档案室。

3.在档案管理人员的设置方面也存在问题，由于学校并不重视档案工作，且国家行政部门对此没有具体的管理要求，加之学校对于档案管理岗位设置的缺陷、职责不明确等原因导致档案管理缺少人手，没有做到专人专管。

4.档案管理意识低，并没有将档案集中管理的意识。库房内只有2008年之前的党政、会计、基建类档案，2008年之后的档案并未放入库房内，如何寻找此类文件也成为转型后的难点。

5.库房不达标。由于档案管理较为落后，档案库房成为堆放杂物的储物间，防虫、防霉、清洁工作都没按要求完成，库房管理存在隐患。

6.并无档案信息化管理，也无手工检索材料。

7.档案工作缺乏制度化的管理程序。一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集范围不明确。二是档案整理不规范。由于没有规范的收集制度，很多部门只是按照自己的方式处理收文，所以造成收集上来的文件还要进行再整理，无形中浪费了资源。三是虽设有档案管理岗位，但管理力度不够，收集档案相当困难。四是档案利用不规范，借出的档案没有按期归还，利用检索方式较为落后，全部采用手工检索，学校成立至今并无档案管理软件，电子文件管理落后。

三、转型后重建学校档案管理模式

（一）统一集中，归口管理。转型后相关负责部门按照高校档案管理规定，重建符合标准的档案室，并招收1名专业人员负责管理档案工作，实现档案专人专管，并要求各部门将形成的档案集中到学校档案室进行统一管理。统一的管理模式将会最大限度地延长文件的使用寿命，保证档案的真实性、准确性、安全性。集中管理的文件将会做统一的归档处理，为今后学校查档、阅档提供了必要的通道。集中管理将档案管理、利用资源集中在一起，最大限度地节省了人、财、物的使用，保证档案管理的专业化。

（二）建立健全规章制度。制度建设是支撑学校档案事业的基础，使学校档案管理走向制度化、规范化。转型后我校意识到档案工作的重要性，在学习、参考其他高校档案工作的同时，依据学院的办学特色及强项专业，制定符合学院未来发展的档案收集目录、保管期限等相关档案管理规定。

（三）做好前端控制工作是档案管理工作的基石。所谓的前端控制工作就是将档案收集、归档工作渗透到平时的文书工作中，对具有参考及查阅价值的文件在收文之初就应该做好归档工作，如登记收文、编号、分类、扫描等等，将这些后期工作分散到平时的文件处理上，不仅便利了后期的归档工作，同时也加强了各部门的档案收集意识。同时我校还要求各部门设置一名兼职档案人员，要求按时按要求完成档案工作的收集、整理工作，并在规定时间内移交档案室。对于兼职档案员的业务操作能力，我校档案室会定期组织培训，提高兼职档案员的业务水平。

（四）购买档案管理软件，从源头做好档案信息化工作。

随着时代变迁，档案管理走向信息化，档案利用不再停留在手工检索时代。我校购买档案管理软件，在档案管理初期做好档案信息的录入工作，做好档案的信息化工作，尽可能地做到档案利用电子化。

（五）做好收集工作是我校档案管理走向特色化的基础。收集到的档案必须具有价值性，并对今后的工作具有一定的参考作用。高校档案是最能够体现学校发展特色、展现学校氛围的文字记录。学校的专业特色、理论研究、技术创新等等都来源于平时的文书工作，只有做好我校档案的收集工作，才能促使学校的科研、理论研究长久、可持续地发展。

四、总结

我校属于民航类的大专院校，培养航空领域的人才，学校的强项专业是空乘空保专业。近几年我校的学生在全国大学生技能大赛上屡获佳绩，与此同时形成的相关文字材料也成为我校重要的文字记录。我校根据具体的获奖情况，特要求各系部着重收集学生的参赛材料，并在获奖后尽快将材料归档至档案室。

转型对于学校档案管理工作是一种积极的促进，也是一种挑战，促使我校在档案工作中建立完善的管理模式。我校在参考各大高校档案管理模式的同时，结合高校档案管理规定建立自己的管理模式。在转型的过程中必须厘清思路，树立目标，探索合适的管理方式，以机遇为跳板，以创新为手段，大力发展我校的档案工作。