地方高校档案队伍建设存在的问题与对策分析

文/陕西理工大学档案馆 缪文桂

一、地方高校档案队伍建设的重要意义

（一）档案队伍建设是提升地方高校档案工作效率的客观要求。档案工作是地方高校的基础性、服务性、支撑性工作,档案队伍的整体素质和业务能力是制约地方高校档案工作质量的重要方面。近年来，随着互联网和信息技术的快速发展，地方高校档案工作的内容、方法和手段都发生了一系列深刻变化。在这种背景下,地方高校急需造就一批专业知识扎实、业务精湛、基本素养好的高素质档案队伍，通过理念创新、方法创新和服务创新，不断推进档案工作转型升级，提高档案工作水平。

（二）档案队伍建设是提升地方高校管理水平的现实需要。地方高校档案管理是学校日常管理工作的重要内容，也是评价地方高校办学水平的重要标志之一。随着地方高校办学规模的扩大，招生、毕业、就业、教学等大量信息量逐年递增，档案工作量也随之加大。如何通过信息化等现代化档案手段，对大量档案数据进行采集汇总，并为学校各类决策提供数据支持是地方高校管理面临的重要问题。解决这一问题需要一大批优秀的专业档案人员，为地方高校档案管理现代化提供必要的人才支撑。因此，加强地方高校档案队伍建设不仅是提升地方高校档案管理水平的重要方面，也是推进地方高校现代化管理的现实需要。

（三）档案队伍建设是提升地方高校档案服务水平的内在要求。档案工作具有很强的服务属性，在服务学校管理决策、服务地方经济社会发展和服务人民生产生活方面发挥着重要作用。档案队伍的素质和能力是制约地方高校档案服务水平的重要方面。只有加强档案队伍建设，才能充分发挥地方高校档案的资源优势和专业优势，更好地满足学校、社会和相关组织的档案需求。

二、地方高校档案人员队伍建设存在的问题

（一）思想观念落后，对档案队伍建设缺乏足够的重视。目前，大多数地方高校对档案工作的认识仍然停留在传统的档案收集、保管阶段，对档案的价值和档案工作的重要性认识不足。一些学校甚至片面地认为档案工作不需要多少岗位知识、专业技能和基本素养，一般人都能胜任。在学校发展规划和人才队伍建设战略中，将发展重心和人才队伍建设的重点放在教学科研人员和核心业务部门人员队伍建设上，对档案人员队伍建设不够重视。特别是近几年，在地方高校相继进行的本科教学水平评估以及“双一流”建设评估中，档案管理及其人员队伍建设均不是被评估和考核的主要指标，导致档案人员队伍建设进一步弱化、边缘化。在学校管理和服务保障工作中，由于档案工作不是核心工作，档案人员很少受到重视。在很多地方高校，专职的档案人员配备严重不足，学校内部的二级单位没有专职的档案管理人员，档案管理人员往往由办公室人员、教务员或其他人员兼任，导致档案人员队伍杂乱，整体素质不高。

（二）档案队伍结构不合理，专业化程度低。与重点高校相比，地方高校档案人员队伍存在着年龄结构老化、职称、学历结构不合理等一系列问题。很多地方高校在制定人才引进计划时，为确保教学科研一线的人才需求，将引进人才的指标主要投向教学、科研岗位。部分地方高校甚至长达多年没有专业档案管理人员的引进指标，导致档案人员队伍得不到及时的人员补充，人员年龄结构、职称结构和学历结构进一步失衡。现有的专职档案管理人员大多数是从学校其他管理或者教辅岗位调整的，缺乏专业系统的档案管理知识。学校内设机构的兼职档案管理人员主要工作职责为文书、考勤、机要、办公室工作和其他业务工作，兼职负责本单位档案管理，无论是档案管理业务水平和工作时间都是非常有限。与地方高校实验、工程、图书情报、学报、财务等非教学系列专业技术岗位相比，档案管理人员普遍存在着专业化程度低、学历层次不高的问题。

（三）档案队伍激励机制不健全，职业发展空间小。档案工作在地方学校管理中，与其他如教务、科技、研究生处等直接管理服务部门相比，档案工作长期充当学校的配角，往往被边缘化，档案工作人员对学校和工作的认同感不强，缺乏工作激情与创造力。从地位来看，地方院校一般以教学和科研为中心，学校在制定各种人才引进计划、进修培训和福利待遇等方面的政策时，往往都向教学和科研人员倾斜。档案工作人员一般被当作学校的教辅人员，绩效工资等待遇方面与一线教师相比有较大差距，加之教辅和管理岗位量化考核难度较大，档案管理人员其工作绩效、个人实际贡献与收入分配上难以合理挂钩，岗位价值得不到充分体现。此外，与教学和其他重要管理和教辅岗位相比，档案管理人员职业生涯发展主要是职称评聘一个通道，个人进步和上升的空间较少，在评先评优、进修培训、对外交流学习等方面的机会较少。由于得不到应有的重视，一定程度挫伤了档案工作者的工作积极性和创造性。

（四）档案队伍培训不足，难以适应档案信息化建设需要。目前地方高校由于领导和教职工对档案工作普遍重视不够，以及财力有限，很多地方高校的档案工作仍然停留在传统的手工文字文书档案材料的简单整理归档层面，大部分电脑只用来做简单的档案目录的录入打印。没有建立本单位档案管理信息化系统，以及数字化档案归档、整理查询系统，这在很大程度上影响着档案工作归档和对教职工服务的水平。当然这主要有两个方面原因：一方面是由于对档案工作重要性认识不足和财力限制；另外一方面，部分档案工作人员自身对于信息技术以及相关先进技术手段的接纳性不够，没有能够与时俱进提升自身的综合素质和能力，难以适应信息化背景下档案工作需要。

信息化条件下档案工作是一项需要不断学习的专业性工作，对于档案人员流动性较大的高校专、兼职档案人员来说，培训工作更是必须的。由于地方学校工作以教育教学为中心，档案工作未能引起足够重视，与教学科研人员相比，档案人员的进修培训没有纳入教师培训规划，致使档案管理人员在进修培养、业务能力培训等方面机会少，质量不高。长此以往导致档案管理人员业务能力技能得不到提高，难以适应信息化现代档案建设工作需要，仍然保持在按照传统手工方式对档案进行简单立卷管理的水平上，更不用说把握现代信息化档案管理工作的新要求、新问题，创造性地开展档案工作，为广大师生员工提供全方位的档案服务工作了。

三、地方高校档案队伍建设的对策分析

（一）提高对档案队伍建设重要性的认识。当前，地方高校档案管理已步入网络化、信息化的新时代，建设一支高素质的档案队伍已成为推动地方高校档案现代化发展的必要条件。首先，地方高校领导层应该更新观念，把档案管理及档案队伍建设工作提上重要的议事日程，思想上重视，认识上提高，积极行动起来，推动档案队伍健康持续发展。其次，要加强档案工作的宣传，增强教职工的档案工作意识，要利用特色馆藏开展室内展览、网络展览、流动展览，利用馆藏编制纪念册或制作纪念品，开展档案专题知识讲座或知识竞赛等普及档案知识。通过建立网络化、数字化档案查询系统，及时快捷为广大师生提供便捷的文件、电子档案等查询服务；同时，积极拓展高校档案社会化服务，宣传档案工作取得的成绩，提高社会对档案工作的认知度和认可度，形成社会档案意识。

（二）加强档案队伍专业化培养和建设。要科学制定档案人才建设规划，要把档案人才队伍建设与教师队伍规划放在同等重要位置，要科学核定档案管理人员编制和岗位数，地方高校在编制有限的条件下可以通过专兼结合方式，科学核定专职档案管理人数，在全校每个内设部门配备1名兼职档案管理人员，并建立专兼职档案管理人员管理规章制度。对专职档案管理人员，在有编制空缺的情况下，将其纳入学校年度人才招聘计划，通过招聘引进优秀的专业档案管理人才。要积极引导档案员走专业技术之路，档案工作是一项专业技术性很强的工作，许多工作需要档案人员较长时间的工作积淀和经验积累，因此，要做好档案工作需要建设一支长期稳定从事档案管理工作的档案队伍。要从事业发展大局出发，解决档案涉及档案干部的切身利益、职业生涯发展、经济待遇等实际问题。想方设法使他们安心本职工作，走职业化、专业化发展的道路。如开通兼职档案管理人员参与档案系列专业技术职称评定的通道，激励他们的工作热情等。同时，要探索适合档案工作的用人提拔晋升机制，营造良好的竞争氛围，使档案工作能吸引人才、留住人才、发挥人才的潜能。

（三）完善激励和利益分配机制，增强档案队伍的动力与活力。要充分调动和激发兼职档案人员的工作热情和动力，可以从以下几个方面开展工作：第一，进一步深化学校人事制度改革，强化政策引导，让档案人员与教学人员在编制和岗位设置、职称评审、绩效工资分配等方面享受同等的待遇。为档案工作人员创造和谐的工作环境，为其职业生涯发展提供通道和平台。第二，完善激励和考核评价机制，科学制定岗位职责规范和目标工作任务，建立量化清晰目标责任考核办法，将薪酬与工作业绩、贡献结合，向优秀人才和关键岗位倾斜。第三，在做好日常档案管理和建设工作的同时，积极通过多种途径为师生提供档案相关的业务服务，加大档案工作宣传力度，让广大师生看到档案工作取得的成绩与其工作生活的关系，尤其档案工作中爱岗敬业的先进人物的事迹，形成广大师生理解、尊重档案工作和档案人员的良好风气。第四，注意加强兼职档案人员队伍建设，地方高校档案工作人员人数占主体的是兼职档案人员，各类基础性档案信息材料收集整理，主要依靠兼职档案工作人员。可以定期召开专兼职档案人员工作会议，对工作突出、任务按时完成的兼职档案员进行表扬和肯定，增加其工作动力;在平时的工作中我们要加强与兼职档案员的沟通，建立年度档案工作例会制度，对年度档案工作进行总结，对表现优秀的进行表扬和奖励等。

（四）加强档案队伍的学习培训。档案工作中，信息收集和处理数字化是每个档案人员必备的素质，信息管理和数字化处理包括：管理软件操作、互联网技术，档案数字化处理等。想建设一支高素质、业务熟练的档案队伍，地方院校必须要加强档案队伍的学习培训工作：一是加强档案工作人员档案意识和业务能力的培训，通过到其他高校调研，组织专题学习、讲座、专题研讨等方式，增加工作的主动性和创新意识。另外，要系统组织学习档案管理学知识，对于一些新人，通过专题讲座等方式讲授档案专业知识和操作技能，以帮助他们迅速熟悉和做好工作。二是学校要安排档案人员定期参加各种专题培训，聘请计算机、网络方面教师，进行信息技术和网络技术的培训，让档案人员掌握档案信息化的能力和技能。三是档案工作人员继续教育，结合学校档案工作的实际需要，针对不同层次的人员确定不同的培养目标，以多种形式开展继续教育，全面提高学校档案工作人员的学历层次。