关于电子档案管理工作的实践与探讨

林文亮

摘 要 档案对国家和社会而言，是宝贵的精神和文化财富，能够资政存史，传承文明；对普通公民而言，更是凭证，是劳动成果。随着社会、科技的发展和进步，档案载体的种类也随之增加，电子档案就是其中一类。电子档案以其共享性、快捷性以及高密度性等特点，广受使用者的喜爱，然而电子档案在给使用者提供便利的同时，也给档案管理工作带来了新的挑战。本文就关于电子档案管理工作进行探讨，提出有效地开展电子档案管理工作的实践方法，以期电子档案管理工作能高效有序地进行。

关键词 电子档案 管理工作 实践与探讨

1当前电子档案管理工作存在的问题

近年来，随着信息技术的快速发展，档案的载体逐渐增多，其中纸质载体日益被其他载体取代，特别是电子档案的兴起，给纸质载体带来了巨大的冲击，人们的工作生活方式逐渐趋向于无纸化，无纸化办公也逐渐成为常态。当然，电子档案带来便利的同时，也给档案管理工作带来了新的挑战，主要有以下几点：一是安全问题。现今普遍用网络来发布和传输电子文件，然而在文件的传输过程中，时常有文件内容被泄密、破坏等问题出现，使得电子文档存在安全隐患，也就是给电子档案管理工作带来麻烦。同时，电子档案对计算机的依赖性强，且忘记保存或备份文件的情况时有发生，致使设备常因故障问题或黑客侵入而丢失、损坏电子档案。

二是管理水平问题。尽管科技发展达到一定的成熟度，但当前电子档案的管理水平仍处于较低水平，档案管理工作平台不健全，而且档案管理人员的能力不足，管理系统不适用于当前的管理工作，致使现代化管理技术不能在电子档案管理工作中充分发挥其重要作用。

三是电子档案信息的可读性受到科技发展的制约，U盘、光盘等储存电子资源的载体常由于软件、硬件升级，编码技术变化等原因造成文档格式不能兼容，致使电子文档信息不可读取。四是原始性、真实性问题。电子档案具有原始性和真实性这两个基本属性，其内容可被不留痕迹的修改，而且电子档案信息与载体是可分离的，电子档案信息若是离开原有的载体，电子档案的原始性易被破坏，无法分辨电子档案的真实性和权威性。

2有效开展电子档案管理工作的实际方法

2.1健全电子档案管理的管理体系

电子档案的信息在形成、处理、归档、保管以及利用等过程中都有可能出现信息丢失、损坏、更改的问题，哪怕信息安全技术足够健全，也需要有相应的管理体系来保障电子档案的安全。因此，建立健全电子档案管理的管理体系，制定相关规章制度，建立电子档案管理的工作平台，加强电子档案的原始性和真实性这两个基本属性的保护，十分具有现实长远意义。在规章制度的制定过程中，要满足一定的要求，即充分体现规章制度的科学性、合理性和保证制度的实用和约束作用，并且档案管理相关的部门应顺应时代的要求不断建立健全档案管理工作的规章制度，与时俱进，合理运用现代化科技，才能将档案管理工作做好。规章制度的制定是为了使电子档案管理工作更好地实施，在实际的实施过程中，应严格执行和遵守电子档案管理的制度，并制定相应的奖惩制度来规范电子档案管理工作，充分体现制度本身的权威性和执行的严肃性。此外，从电子档案管理体系中的信息化资源的共享性出发，着重健全档案管理信息化的安全管理制度，并且档案管理人员要有安全管理意识并保持高度的警惕性，自觉遵守和贯彻相关的规章制度，依法开展电子档案的管理工作，使得电子档案管理工作稳定的进行。

2.2加强电子档案管理人员的培养

电子档案管理人员作为电子档案管理工作的实际操作者，其工作能力的优劣，直接影响电子档案管理工作的开展。电子档案管理人员应树立新的现代性的档案管理理念，并且应具有较强的工作能力和职业素养，不仅要熟练掌握档案方面的理论和实践专业知识，还必须要了解一定的经济、信息技术等其他方面的知识，通过培训、研讨会等方式，拓展电子档案管理人员的知识面，加强理论、实践知识的学习，规范他们的操作流程，使他们能熟悉操作电脑进行档案管理工作，便于其更好地理解和认识档案管理信息化，创新档案管理、服务方式，以提高电子档案管理人员的管理工作能力和职业素养，满足时代的发展需求。同时，要注重精通计算机技术的管理人才的培养，加强他们对计算机知识、电子档案管理专业知识以及思想素质等方面的学习，使他们具备精通计算机技术、熟悉档案管理专业知识、热爱档案事业、素质高、责任性强等优点，为电子档案管理工作顺利的开展打下坚实的基础，从而实现电子档案管理工作的现代化管理。

2.3加强电子档案管理技术

随着科技的快速发展，电子档案管理技术也在不断提高，但仍有不足之处。为了使电子档案管理工作高效地开展，提高电子档案管理技术水平非常重要。在实际管理电子档案工作中，应根据我国实际的技术水平情况，制定一个科学的、可行的档案管理的标准，以规范档案管理工作的每个环节，使档案保持其原始性和真實性，并有效地解决信息可读性制约问题。事实上，加强电子档案管理技术的有效措施是加强档案管理信息化的基础设施建设。信息化时代，网络技术被广泛应用在生产生活中，同样也被应用于电子档案管理工作中，利用先进的技术与设备，即配备质量可靠、性能优良的软、硬件设备，加强基础设施建设；还可以利用互联网技术来管理电子档案，即积极运用网络信息技术来整合档案信息资源、强化电子档案的目录、数据库建设，对信息数据进行优化整合，使电子档案充分发挥其积极作用，从而提高电子档案管理工作的效率、实现电子档案管理工作正常的进行。

3结语

综上所述，电子档案管理工作尽管已经有所改进，但仍然存在不足，因此，本文从电子档案管理工作的不足点出发，分析、研究其原因，在电子档案管理的管理体系、电子档案管理人员的培养、电子档案管理技术三个方面，提出电子档案管理工作改进的有效方法，提高电子档案管理工作的效率和质量，使其更好地为社会服务。

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