疾控机构科研课题档案形成机制与管理模式的探讨

文/哈尔滨市疾病预防控制中心 王蕾 孙宗祥 牛新羽；黑龙江大学出版社 于丹

一、疾控机构科研课题档案的形成机理分析

组织科学技术研究的基本单元是科研课题，是具有相对独立的目标和内容的具体研究对象。在疾控机构中，科研课题档案是公共卫生和疾病预防控制人员从事各类课题研究中形成的，能够反映研究对象性质与特点的，具有保存价值的各种数据、图像以及文字材料，是疾控机构档案的重要组成部分。疾控人员从事研究的创新内容与思想、研究方法及成果，以及推广应用和获奖情况都由档案预计记录保存，以供后者学习参考，同时在职称评定和考核中占有重要的地位。其特点主要表现在以下几方面：

第一，实际中的理论与实践中的重点难点问题是科研课题的研究主要对象，课题申请者大多数是本专业领域中具备一定专业背景的人员，在课题从立项到报奖的每个阶段也都有专家学者进行审核评定。因此，科研课题档案具有较强的专业性。

第二，课题档案最为显著的特征就是具有成套性，从课题的立项申请、准备、研究实验、结题到成果鉴定及报奖的每个阶段都会产生相关的文件材料，最后这些材料会汇总成一套完整的科研课题档案。

第三，由于不同的内容、对象和方法等，会形成多种形式的成果，因此科研课题具有多样性。并且，课题研究成果是作者的劳动付出，应受到法律保护。

第四，科研课题实施与结题具有严格的时间要求，因此具有时间性，包括整体的时间性和阶段性的时间性。因此，和行政文书相比，科研课题文件的积累最大的不同之处就在于需要一定的时间和周期。

二、当前疾控机构科研档案管理存在的问题

（一）管理体制不到位。疾控机构科研部门通常仅对课题申报、立项，与具体的科研项目活动并没有紧密的联系，对科研项目活动没有有效的监管措施。同时，不同地区疾控机构科研部门的具体功能又各有不同，不同地区科研项目的具体要求也具有多样性和灵活性，比如，项目研究机制主要有个人承担、单位承担、合作承担等形式。研究机构大都采取课题项目组的虚体组织，由课题项目组长牵头负责项目的研发，相关科研人员参与课题的研究，课题研究结束后，机构自然解体。这些都是影响疾控机构科研档案管理难度较大的因素。目前，科研项目的管理大多只重视结果而忽略过程，重视数量而轻视质量，重视影响而忽视回档。比如，在疾控机构中，单位往往重视课题申报、成果鉴定和评比环节，而忽视资料档案的保存，这正是科研档案管理中的重要环节。

（二）管理方式不规范。1.归档内容太笼统。科技档案归档制度是目前疾控机构参考的归档制度，因为，目前疾控机构的课题多数属于自然科学领域，形成的材料与此相吻合，但是其局限性就是不能涵盖其他领域的课题归档内容。2.归档方式不统一。2008年教育部、国家档案局公布的第16条明确规定“高等学校实行档案材料形成单位、课题《高等学校档案管理办法》组立卷的归档制度”。而疾控机构科研项目档案归档责任者并无统一明确的规定，其科研档案的归档有的由科研部门统一负责，有的则是课题组内部自行管理。不同疾控机构的档案归档时间和立卷方式并不统一，有的疾控机构按年度归档，有的疾控机构则是等待课题结题后统一一次性归档，而有的疾控尚无明确的归档方式。3.课题档案的保管期限和归档范围的设定无统一标准。目前，疾控机构并没有上级权威的档案管理部门来规定统一标准的科研档案的保管期限。科研档案的归档完全依据项目是否有足够的人力、物力和财力的情况而定。主要表现在同一项课题中较重要的文件保存时间较长，而一些相对权重不是很高的文件保管期限就较短，还有同一类型的文件在不同的疾控机构保存期限也不一样。

（三）知识产权保护意识淡薄。疾控机构目前只注重课题的过程管理，而对其他一些方面却没有提升到应有的重视高度，比如档案的收集、成果的转化、成果档案的所有权界定、知识产权归属与管理等。由于对知识产权法律的不了解、缺乏知识产权保护意识和科研档案归档缺乏正确的理解，一些科研人员的科研项目档案缺少核心内容，比如，课题的关键技术如实验数据、工艺参数、商业秘密等，致使归档文件不完整，部分丧失了档案的保存价值和社会价值。

三、疾控机构科研课题档案管理模式创新

（一）制定统一规范、切实有效的归档制度。第一，要明确归档责任人。在课题流程上要由科研管理部门负责课题各个阶段形成的相关文件进行归档，比如，课题申请、审批、结题及成果申请验收等管理过程。课题组负责项目具体研究过程中产生的相关文件，如实验记录、调查结果等，进行归档。第二，要制定统一的归档范围。按照课题的级别进行归档，比如，国家级课题、省部委级和市级课题，均需设立相应的归档要求。如按照项目资助经费来定，则会遗落经费少而级别高的课题。因此，我们建议以项目级别为主结合经费额度为辅的方式来对课题进行归档是比较合理的。第三，要细化归档内容。根据自然科学课题和人文社会科学课题研究对象与方法的不同，制定相应的归档内容。没有获得预期结果或因其他因素而未完成的或中断的课题，也应该设立归档要求，对相关文件进行归档。单位间协作的科研课题，要保证主持单位拥有全套的课题档案，协作单位要将自身部分档案备份后交于主持单位。第四，明确归档期限和时间。课题档案最为显著的特征就是具有成套性，一个课题内不应划分出不同的保管期限，这样不仅割裂了课题的完整性，同时也给日后的管理带来不便。

（二）部门间积极协作，把控关键程序。目前科研档案管理存在的主要问题是归档要求不能得到有效的贯彻实施，究其原因，主要归结于科研人员档案意识不强及科研档案管理制度不健全这两方面。要保证疾控机构科研课题归档的完整性，必须依靠各个部门的积极协作与密切配合，从提高科研人员归档意识入手，同时制定切实可行的管理制度。第一，科研部门在下达科研课题合同书时就要明确课题的归档任务与要求，并纳入最终的结题要求，即科研部门在组织验收和鉴定课题时要加入科研档案验收一项，对于不符合档案验收标准的课题不予以结题，以及申报成果和奖项。第二，课题经费应允许拿出一部分专门用于科研课题资料归档使用。第三，疾控机构内部科研管理部门要做好课题的跟踪，及时督促课题组按要求完成课题，督促内容应包括档案的归档一项。

（三）加强疾控机构科研课题档案的知识产权保护。体现疾控机构科研人员实力和疾控机构竞争力的最重要的标准就是知识产权。因为，疾控机构科研成果的转化以及产学研的结合应用都涉及到知识产权的保护问题。第一，要在卫生系统内部提高科研人员知识产权保护的意识同时建立健全科研课题知识产权保护制度，以确保科研成果能够顺利转化与应用，并防止科研成果的外流和疾控机构所拥有的自主知识产权管理的失控。第二，科研档案管理部门要加强对科研项目档案的管理，在接收科研项目档案时，必须要有科研管理部门提供的产权归属的说明，并在归档信息中做相应的产权归属说明添加，以防止在档案这个环节人为地流失。第三，科研课题档案的使用，要经产权人同意方可。