中职学校档案室信息化建设

文/福建第二轻工业学校 林亚男

21世纪的今天，信息化在我们的工作生活中普遍发展，我国学校档案的信息化进程也在不断地发展，通过对于档案的整体数据的整理、归纳、分类、使得档案信息更加具有层次，能够更加方便教师和学生对于学校相关档案的查阅。中职学校在档案管理信息化方面显得较为薄弱，而加强档案信息化的管理对于中职学校整体的教研工作的发展以及学校整体的信息化水平的提高都有着重要的现实意义。

一、中职学校档案信息化的现状分析

（一）档案信息化程度低。我国大部分中职学校在档案信息化建设方面明显落后，并没有专门的档案管理部门，学校相关档案的存放过于分散，并没有进行集中的处理，而是散落在学校相关管理人员的办公室中。在紧急情况下，学校无法对于上级或相关部门所需要的档案进行及时的提取，造成相关工作在程序上出现失误，降低学校的整体工作效率，影响学校的整体信息化形象。究其原因：1.配套设施不完善，学校对于档案管理方面配备的相关硬件设施、例如：电脑、扫描仪等设备的数量明显无法满足学校信息管理的相关要求，出现设备无法全面详细登记学校相关档案信息的现象。2.相关人员专业素质低下，中职学校的档案负责人员基本上属于学校退休边缘的教师，或者教师家属，对于档案信息化的相关技术知识并没有经过任何的学习培训，日常工作中只能够进行档案的简单记录工作，对于技术要求较高的档案信息化整理并没有相关的技能，使得档案无法集中化、专业化进行整理保存。3.学校相关人员数量少，档案信息化初期需要大量的人力对于学校的档案进行全面的整理，并按照不同的方向、年份进行归类，并将整理完好的相关档案信息进行信息化存储，保证学校档案信息的整体化，而目前中职学校从事档案整理的人员数量稀少，且没有增加相关人员的计划，这也造成中职学校的档案信息化程度较低，不符合整体的现代中职学校信息化的发展要求。

（二）档案信息化缺乏重视。目前，我国大部分的中职学校并没有一个合理完善的档案管理制度，对于档案的管理科学化程度低，经常重视科研发展情况，而对于档案信息化的进程不予重视，同时对于档案信息化的投入也少之又少，基本上处于放任的状态，档案的随意放置使得档案长期处于丢失的风险状态下，对中职学校的整体管理上存在着潜在风险，不利于学校整体长远的发展。学校的相关档案一般以纸质形式存在，数量大，占地面积大，对于相关的存放环境也有着高的要求，存放的地点环境应避光、干燥，保证档案的相关保存，而实际上中职学校对于档案的保存并没有予以重视，年代久远的档案在不同程度上出现了损坏丢失，对学校的档案管理工作造成了一定的困难。

（三）档案标准化程度低。无论是中职学校的档案管理还是高等院校的档案管理，都需要有一套标准的管理体系，在高校普遍建立信息化的档案管理中心的进程中，中职学校的进程明显落后，大多学校的档案信息化管理并没有一套科学而标准的建设体系，对于如何将学校的相关档案信息科技化，没有好的相关对策，也没有将建立标准化程度高的档案信息管理制度提上日程。目前学校对于学校信息管理化的相关要求主要还是“以人为中心”，即主要根据档案负责人的个人喜好来对档案进行整体的归纳整理，而一旦管理人员人事调动，档案的整体顺序又将进行调整，使得档案信息的整体存储方式波动性较大，易在不断重复整理的过程中出现档案丢失的状况。

二、中职学校档案信息化发展建议

（一）提高档案信息化程度。中职学校应提高学校档案信息化的程度，首先，加强对于档案信息化的相关配套设施的投入，采购能够全面满足学校档案信息化数量的打印机、电脑、扫描仪等相关电子设备，确保电子设备能够全面满足学校档案信息化的需求。其次，加强对于学校相关人员的投入，对于学校相关档案部门人员进行集中培训，提高其对于档案信息化的相关专业技能的掌握，适应学校档案信息化的专业要求。最后，增加档案信息化初期的档案整理人数，加快将档案信息化提上议程，不断推进档案信息化工作的全面展开。

（二）加强对于档案信息化的重视。中职学校应加快建立科学完善的档案信息化管理制度，将档案的整理、分类归纳、登记录入等一系列环节形成严格合理的相关程序，确保档案的完整性和准确性；对于一些必要的纸质版档案，其存放的条件也要有相关明确的规定，保证纸质版的档案的完好无损；同时，也要加强学校相关档案的安全工作，建立学校档案系统的安全网，保障电子版的档案信息的安全性，对于电子档案信息要及时进行备份，防止由于突发原因，造成相关电子档案信息的丢失。

（三）建立档案信息标准化模式。中职学校在档案信息化的过程中更要强调档案建立的标准化，对于人员，以及档案的整理都需要进行标准化的模式，不断探索相关配套设施的标准化进程，对于档案的整体管理工作有着规范的工作流程，进一步提高整体档案信息化的安全性。

三、结语

中职学校的档案信息化进程并不是一朝一夕就可以完成的，需要学校和相关部门的共同努力。根据上述的描述，中职学校应提高对于档案信息的认知，不断加强对于学校档案信息化的投入，建立全面完善的校园档案信息管理化制度，确保中职学校档案信息的完整性和准确性，不断顺应时代发展的大趋势。