浅谈如何深化档案管理

文/洮南市中小企业服务中心 高新宏

最近几年来，随着信息技术的飞速发展，传统档案管理面临巨大冲击，传统档案管理服务系统已难以满足管理人员的要求。这就要求档案管理人员必须应用先进技术对服务体系进行创新，自始至终坚持以人为本，不断完善服务。本文对档案管理信息深化面临的问题进行了简单分析，同时提出相应的解决措施，以便可以为大众提供更加优质的服务。

一、档案管理深化面临的主要问题

（一）思想观念落后。众所周知，我国传统档案管理面临较多问题，究其根源，主要是因为档案管理一直落后于时代发展步伐。据调查显示，大多数档案管理服务中心只关注馆藏数量，却没有对质量引起重视，而且还忽视信息资源的开发与利用，仍旧受限于纸面资源，部分电子资源相对匮乏。再加上，有些档案管理服务中心没有考虑管理人员的阅读要求，采集的信息资源难以引起大众的注意，致使大量人力和物力被浪费。除此之外，档案管理人员的管理理念落后，排斥新兴电子资源，导致服务方式单一。

（二）经费不足。现如今，国内许多档案管理服务中心都面临资金短缺的问题。该问题的出现在一定程度上约束了档案管理的发展，而且还不利于档案管理完善自身发展的途径。针对该种情况，部分档案管理服务中心开始加大经费投入力度，然而，经费投入幅度却低于上涨幅度，尤其是在阅读方式日益多样化的今天，用户对信息资源也提出更高的要求，因而就需要合理应用现代化服务方法，比如创建档案管理网络、应用计算机设备等。

（三）信息服务人员的综合素质偏低。当前，国内档案管理年龄结构呈现年轻化趋势，尤其是档案管理的服务质量。实际上，许多年轻人与部分年老员工并没有对档案管理工作引起重视，不愿探索新的技术方法，而且仍旧受传统服务的约束，以上因素的存在势必不利于提高档案管理人员的综合素质。难以找到既精通档案管理工作流程，又掌握计算机以及其他理论知识的人才，更无法依照档案管理人员的要求提供优良服务，加上，部分管理人员并没有深入了解档案管理知识，更没有意识到档案管理的重要性，长时间下去，势必不利于提高档案管理的服务质量。

二、档案管理信息平台深化应用的目标

平台的信息集成和平台的文件管理是一个覆盖的单位，使档案信息集成实现横向和纵向的高度共享。信息管理平台的应用程序稳健后，应用网络信息传输的文件和档案管理的自动化，注重管理电子文件，整合的理念思想，最终实现电子数据共享和综合应用，为生产管理、决策管理的飞跃打好基础。

三、深化档案管理信息的途径

（一）不断提高信息服务意识。现阶段，档案管理开始朝着信息化、多元化方向发展，传统服务方式已无法满足管理人员的要求。基于此，档案管理人员必须对其引起重视。首先，服务人员应努力转变自身的服务理念，依照用户的要求树立以人为本的服务意识，不断完善自我。其次，应采取多种方法学习新的知识，并对服务项目进行创新，进而达到健全服务体系的目的。再次，应营造优良的信息服务环境，依照档案管理人员的要求对电子资源的采集加大投入力度，并将其整合归纳好，以便可以为管理人员提供更优质的管理服务。最后，还应将多种档案管理联合在一起，目的是为实现资源的共享。

（二）加大经费投入。为进一步提高档案管理的服务质量，首先应丰富信息源，比如，购买光盘或者书籍。其次，应运用多种先进设备与技术，并将其作为支撑，目的是为完善信息服务模式。当然，还应对档案管理加大经费投入，科学利用资金，以此来提高档案管理的信息服务水平。

（三）提倡个性化服务。所谓个性化又被称为定制服务，是指依照用户提出的要求提供个性化服务。对于档案管理来说，应在传承传统档案管理优势的前提条件下，深化个性化服务。当然，市中小企业服务中心还可以为用户提供个性化服务，比如推荐服务、决策服务。其中，深化档案管理个性化服务是指应用搜索服务技术、推送服务技术以及数据挖掘技术等技术来为大众提供个性化服务，目的是为提高市中小企业服务中心的档案管理水平。

四、结语

综上所述，在信息技术飞速发展的今天，国内传统档案管理服务模式面临诸多问题，比如管理理念落后、服务水平低、综合素质偏低等。针对上述现象，市中小企业服务中心应重点解决上述问题，并合理应用信息技术，以此来提高服务中心的服务水平，否则会给档案管理的服务质量带来不利影响。此外，还应进一步优化档案管理信息服务方式，科学分配管理资源，目的是为调动档案管理人员的主观能动性，并为其他人员营造良好的阅读环境。这不只是档案管理日后的发展趋势，更能凸显个性化服务在档案管理服务体系中的重要作用。