人事档案管理存在的问题与对策

文/山东省平原县人力资源和社会保障局 于富龙

人事档案是反映每个社会人在学习、工作、奖惩以及品德表现等方面的一种记录。它不仅与员工的职务、职称、政治面貌、工龄、户口等密切相关，而且还与各种保险、养老与医疗等国家福利待遇和保障等息息相关，因此人事档案管理具有十分重要的意义。本文就目前档案管理存在的问题以及相关对策进行了探讨。

一、人事档案管理存在的问题

（一）档案管理人员的责任意识不足。档案管理人员的责任意识直接关系到档案管理工作的质量与效率。档案管理人员的责任意识不够，则档案管理工作就会有很多疏漏。比如可能会出现档案信息填写错误、档案损坏或遗失等情况。有些单位领导对于档案管理工作的重视程度不够，导致有些部门单位缺乏完善的档案管理系统。此外，很多档案管理人员对于档案重要性的认识比较淡薄，认为不是自己的档案，和自己没有太大的关系，出现点错误也无关紧要。在管理档案过程中从来都是漫不经心，粗心大意，在档案录入的过程中产生了各种各样错误，直接导致了档案管理工作的混乱。

（二）档案管理人员专业素质有待提高。提高档案管理人员的专业素质对于档案管理工作是十分重要的，但目前档案管理人员的专业技能不足，有待进一步提高。一些管理人员并没有接受过专业的技能培训，缺少档案管理的专业知识。此外，许多档案管理人员的专业与档案管理无关，他们甚至是未经考核就直接上岗工作，几乎不了解档案管理的专业知识，因此不能对档案进行科学系统的管理，从而导致了档案管理操作不严谨、不标准以及材料的归纳与整理混乱等等。有些事业单位甚至根本没有专门的档案管理队伍，经常由其他工作人员来兼职档案管理工作，这直接导致了档案管理的非专业性。

（三）软硬件设施有待更新与完善，信息化程度有待提高。部分事业单位档案管理经费投入有限，从而导致了档案室建设无法达到应有的标准。一些档案室十分简陋、面积小、安全性差、配套和保护设施均不到位。有些档案室较为潮湿，使得档案材料字迹变得模糊不清甚至破损，影响正常使用，给档案拥有人带来了诸多不便。还有些档案室缺少防火防盗设施，一旦发生火灾或者档案被盗，损失将十分惨重。此外，人事档案信息化程度有待进一步提升。需要将档案管理与现代化科技结合起来，实现人事档案的信息化管理，淘汰落后的手工操作的档案管理方法，加强档案管理信息平台建设、软硬件开发与维护，提高档案管理人员的计算机水平，加强管理人员的培训力度，从而提高档案管理的质量与效率。

二、解决人事档案管理问题的对策

（一）提高档案管理人员的责任意识。责任意识是做好档案管理工作的前提，如果档案管理人员没有责任意识，则档案管理工作就会变得杂乱无序。首先，提高档案管理人员的责任意识，明确档案管理工作的重要性，才能较好地完成工作。尤其重视培养档案管理人员对于档案管理工作的兴趣，只有这样才能提高档案管理人员的主观能动性，发挥其最大潜能，将档案管理工作做好。此外，加强单位领导对档案管理工作的重视程度，将档案管理工作列为绩效考核的目标之一。最后，开展常规检查与监督，建立完善的考核与奖惩制度，以此来激发档案管理人员的积极性与主观能动性，让档案管理工作能够更好地开展。

（二）加强档案管理人员的专业素质训练。人事档案管理工作需要具备一定的专业素质，只有具有专业素质的档案管理人员才能高效高质量地完成档案管理工作。可通过以下几点措施来提高档案管理人员的专业技能水平：1.尽量选用专业人员从事档案管理工作，并定期开展技能培训。2.通过进修、访问、参观与考察等多种形式来强化档案管理人员的专业理论知识，增强档案管理人员的实践操作能力。3.不断学习先进的管理技术与理念，改变落后的观念与思路。4.吸纳优秀的专业人才，逐步提高档案管理人员的业务水平与工作能力，从而提高档案管理的整体水平。

（三）完善软硬件设施，实现档案的信息化管理。充分利用现代科技设备，完善软硬件设施，建立信息化管理系统。可以从以下几个方面进行投入：1.加大资金投入。软硬件设施的改善离不开资金的投入，一旦资金不到位，硬软件设备的维护与更新就跟不上，于是就不能实现真正意义上的信息化管理。2.保障信息化管理系统的安全运营，建立完善的安全保障体系，比如建立防火墙，保障档案信息资源的安全。3.加强对管理人员计算机操作技能的培训，使其计算机操作技能能够很好地胜任档案管理工作。

三、结束语

综上所述，在人事档案管理过程中还存在一些问题。档案管理人员的责任意识薄弱、专业素质欠缺，档案管理的信息化程度不高等。这些问题的存在严重影响档案管理的现代化、科学化与规范化。因此需要进一步提高档案管理人员的责任意识、加强专业培训以及建立完善的信息化管理系统，从而确保档案管理工作的高效高质量稳定运行。