医院人事档案高效性和规范性路径研究

2018-11-28 11:11:42 人力资源管理 2018年10期

李丽华

摘要:医院人事档案包含内容广泛,主要涵射工作表现、专业能力、政治面貌以及社会关系等方面。在医疗体制改革全面化普及的现阶段,医院人事管理工作成效与医院工作绩效呈现出正相关的关系。其中如何对医院人事档案实现全局化控制,如何推动档案朝着规范性和高效性的方向前进,是现阶段医院人事档案学术研究领域和实践工作领域重点关注的命题。正是基于以上背景,有必要以规范性和高效性为目标,以现代管理方式为有力抓手,对这一领域进行探讨,推动人事档案管理与医院其他工作实践接轨。

关键词:管理体制;医院人事;规范化;真实性;高效化

医院工作人员履职工作和履职能力都详细记载在人事档案中,人事档案是医院拓宽选人用人思维的重要凭证。现阶段,医疗工作呈现出复杂性、系统性和长期性的特征,医院需要从选人用人上来优化人力资源结构,进而更好地服务社会大众,更好地为社会大众提供先进的医疗服务。同时,某一工作人员在某一专业领域研究愈发深入,其工作能力就会不断提升。人事档案作为记录医院工作人员工作能力提升,能够帮助医院快速安排合适的工作人员到合适的岗位任职,进而实现资源利用效率的最大化,最大限度节省在人力资本上的开支。笔者立足于规范性和高效性这一生态视域,重点分析医院人事档案管理中的困境,并摸索相应的规律,希望能够推动医院人事档案管理工作在系统化、现代化和规范化的轨道上运行。

一、医院人事档案管理概况

在探讨这一命题前,有必要从档案学的角度对这一命题做一个界定。有学者认为医院人事档案就是反映医院人事信息,与医院人事信息呈现相关性的所有信息资源的总和。有学者则认为医院人事档案是一种个体身份凭证,主要是服务于医院人事制度的信息资源。笔者认为医院人事档案的概念是一个不断演进与发展的过程,其包括的内容十分广泛,包含的内容也具有人身专属性,专属于某一医院工作人员。但主要还是为了帮助医院进行选人用人,帮助医院能够提升人力资源利用效率和质量。医院人事档案管理则是由医院专人对上述与人事有关的信息进行收集、分析并利用的进程。从现代档案管理学和人力资源学的角度进行分析,可以得出医院人事档案管理具有一定的特性。

第一,管理方式的机密性。医院人事档案并不属于医院信息公开的范畴,这是因为人事档案中包含许多医院工作人员的个人隐私,其中一些个人经历直接或间接反映了某些重大历史事件。这些信息资源都必须依照相关规定由专门部门保管,且管理方式具有机密性。

第二,管理方式的严格性。人事信息的真实性、原始性是人事档案存在价值的基石,人事信息一旦出现错误或者与实际不符,就会导致医院做出错误的人事安排,影响到人事工作的公平性和合理性。同时,医院工作与群众健康领域相关,用人错误可能引发严重的后果,进而医院需要承担巨大的风险和责任。正是由于这一原因,医院人事档案管理更为严格,否认管理方式严格性将会人为弱化人事档案的价值,发生档案窃取、篡改和作假的事件。

第三,管理方式的动态性。人事档案管理所属于管理学这一大范畴,管理学理论研究的深入以及现代科技的迅猛发挥在那都会导致管理方式变化,管理方式会朝着更加集成化、高效化和规范化的方向发展。正是基于此,医院人事档案管理在不同时代内涵不同,管理手段也不同,长期处于一个动态发展的进程当中。

二、医院人事档案管理困境

(一)信息化建设滞后

现阶段,部分医院信息化建设的滞后。首先,部分医院仍然以手工管理为主,对医院的人事信息难以进行集成化和高效化处理,无法利用有限的人力、财力和物力实现资源利用效率的最大化。这就导致档案管理人员很可能付出了艰辛劳动,但不能取得很好的档案管理成效。其次,有些医院虽然将信息技术运用到人事档案管理中,但是缺乏统一的规划和总体的领导,不能系统的将人事档案进行录入并备份,在人事档案丢失或者损坏时,需要重新收集人事档案,信息建设仍然停留在低水平、低效率的阶段。最后,部分医院对数字人事档案的管理格式不统一,导致档案管理系统难以集中对数字档案进行管理,需要人工转化成统一格式后才能进行集中化管理和利用。

(二)档案管理不规范

人事档案管理工作并不是简单地将人事信息进行收集并归纳,而是要做到审核认真、编排有序、分类正确和装订整齐。实践中,部分医院档案管理人员在鉴定和审核人事材料时,不能按照时间主线进行审核,审核思维不够严密和严谨,鉴定思维欠缺逻辑性,导致部分错误信息仍然留在原始档案中,后期更不会想起要对这些信息进行重新鉴别。除此之外,编排无序、分类错误和装订不整也是实践中较为常见的情形,这其中固然有工作人员工作思维不严谨,规范化、高效化和标准化意识不强的因素在里面,但更多的是管理体制上存在漏洞,没有形成“条块结合、以点带面”的编排体制,管理人员大多依据工作惯例和工作经验来管理人事档案,自然缺乏规范性、高效性和标准性。

三、优化医院人事档案管理的对策

(一)信息化建设的加强

首先,要提升档案管理成效,实现效率和质量的齐头迸进,有必要利用信息技术来实现档案管理的集成化和科学化。信息技术的迅猛发展为医院人事档案备份提供了可行性的思路和路径。笔者认为医院应当购置处理数据能力较强的档案管理系统,集中批次对人事档案进行数字化录入和数字化处理,减少档案管理人员的管理负担。同时,信息技术融入到医院人事档案管理后,只需要传输相应的数据就能实现人事档案的流通、借阅与利用,加快了档案部门与其他部门的沟通步伐。其次,为了集中批次对医院人事档案进行管理,有必要统一数字化处理格式,笔者建议统一采用pdf的数字转化格式,防止不同word版本打开时排版的错乱,也能使打印出的人事档案信息更加清晰。最后,推动档案服务体系向着网络化的方向发展,逐级建立人事档案管理网络,在互联网上实现人事档案利用、调用和参考的一站式服务,提升利用质量和效率,缩短传输环节。

(二)管理体制的健全

一方面,以“明确工作重点,强化服务意识”为基点来健全管理体制。医院应当构建“分步骤、双重审核”的审核鉴定机制,培养档案管理人员树立严谨和逻辑的审核思维,使审核鉴定工作更为规范化。同时,要构建双重审核机制,对于涉及政治背景、学历背景以及专业能力等重点内容要审核两次。实行交叉审核的机制,同一人事档案又不同的档案管理人员进行审核,减少审核时出现纰漏的几率。另一方面,构建“条块结合、以点带面”的编排体制,细化人事档案管理的工作环节,按照系统化的方式来细化工作环节,使档案整理工作更加有条理。同时,医院要创建符合医院特点的培训机制,加强人才队伍培养建设。档案管理人员的综合素质很大程度上影响甚至决定了人事档案管理成效。无论多么優良的管理体制,最终都需要管理人员来具体实施。因此,有必要从理论素养、信息技术以及现代档案管理理论等几个方面来加强对医院档案管理人员的培训。

四、结语

未来医院人事档案制度会继续深化,在深化过程中也需要攻克愈来愈多的难题,这是事物发展规律的体现,也是医院人事档案制度必经过程。在人事档案制度改革过程中,我们必须要找出那些与改革不相适应的因素,有目的性的提出优化对策,进而满足新形势下人事档案工作需求。通过本研究,笔者认为,如何把握人事档案制度改革的发展趋势和发展规律,很大程度上是档案管理人员在实践中摸索出来的,也是通过档案管理的内容与成果体现出来的。笔者相信档案管理人员强化意识和创新意识的提升,医院档案事业会更加多样化、规范化和高效化,迈向一个崭新的发展阶段。

参考文献

[1] 朱艳梅.浅谈新时期如何做好医院人事档案管理工作[J].办公室业务,2018(16):179+192.

[2] 林洁珩.探讨医院人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J].中国卫生产业,2018,15(21):15-17.

[3] 郭淑娟.我国医院人事档案管理的研究进展[J].经济师,2018(08):248-249+251.


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