浅谈档案管理的数字化建设

2018-11-28 11:11:42 人力资源管理 2018年10期

王锋

摘要:我国档案管理以传统的管理模式为主,存在着数字化水平低、人员素质不高等诸多弊端,这些因素成为我国档案管理发展的绊脚石。因此,全面了解档案管理的数字化水平,不断改变管理理念,是我国档案管理发展和进步的必经之路。一些企业仍在使用传统的文件管理,工作将严重依赖手工操作,这些对单位发展和数字化的实践产生直接的影响,这也不利于企业自身的发展。随着信息技术的发展,企业数字化进程的逐步深入,给企业档案管理带来了前所未有的挑战,也给企业档案管理带来了发展机遇。传统实体档案管理模式受到新的数字网络环境、档案的接收、存储、应用和真实性、完整性等方面的巨大影响,摆在我们面前的紧迫任务是如何使企业档案数字化建设,充分利用数字技术,更快、更好地服务。电子档案管理已逐步纳入数字化建设的议程。

关键词:档案管理;数字化;建设

引言:档案管理数字化是要树立先进的管理思想,学习科学的管理理论,继而采用与之相适应的组织机构、组织行、管理方法和手段,以达到预期目的面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务,必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化,建设是项耗资巨、复杂的系统工程,必须明确目标,抓住机遇,加强协调,统一建设,重视培养一支高素质的档案管理人员队伍,确保档案资源电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。

一、档案管理数字化现状

数字化档案的利用还处于萌芽阶段。从当前我国数字化档案利用来讲,依旧处于初级阶段,在档案数字化利用环节,遇到了多种困难。因此,怎样提升数字化利用率是当前亟待优化的课题。面对此种状况,需要利用新兴技术进行优化。通过研发适配的软件与系统,让数字化档案变得更加合理、高效,进而提升数字化档案应用的高效性,使数字化档案管理从最初的单一化转变成为集成化的管理形式。从我国当前的数字化档案管理运用的层面看,管理者的思想理念还比较滞后、管理者的综合素养偏低等,使数字化档案管理如同摆设。

目前,我国数字化档案管理技术还相对滞后,其对技术的应用与研发还处在初级阶段,不能对海量档案进行标准化处理与采集,其性能不能满足于数字档案的应用需求。因此,需加快数字化档案技术转化效率,增强其利用率,使其在新时期的背景下展现数字化档案管理的效用。对数字化档案应用而言,常规情况下,主要通过录写目录信息,来对纸质档案进行扫描采集,从而实现对纸质档案与电子化档案双重管理;并应用电脑的存储性能,将其存储为电子档案。随着科技的飞速发展,数字化档案的应用为社会公众提供了新兴的共享平台。就当前数字化档案管理与运用而言,需要摸清此领域的发展途径,以市场需求为依据,加强服务质量,将数字化档案管理效用充分地发挥出来。

二、档案管理的数字化建设

1.加强档案的保密工作

由于档案数字化的方式主要是扫描和制作电子文档,这两种形式极易发生泄密。因为扫描时要逐页进行,还要进行转变格式、压缩文件等操作,可以说这个过程复杂繁琐。很多企业在进行档案数字化工作时,都把这些工作外包出去,这在很大程度上造成了泄密事件的发生概率。所以,在进行档案数字化工作的过程中,必须要有档案人员亲自操作,特别是那些重要档案,档案专门人员务必提高自身的保密意识。同时,档案人员要充分认识到确保数字化档案建设是一项保密性极强的综合工作,必须根据新时期的网络特点,采取信息加密、备份、防火墙等高效的保密措施,防止数字化信息在网络上传播,通過数字化档案的保密建设,为企业发展提供坚实的档案信息服务。

档案部门要不断增强做好档案保密工作的责任感和使命感,切实重视和不断强化档案保密工作,要加强档案保密工作的宣传力度。通过学习《档案法》、《保密法》、保密知识手册等形式,多渠道、全方位地宣传档案保密工作,提高大家的保密观念、保密工作的自觉性和责任感,自觉履行保守国家秘密的义务。维护本企业知识产权的保护对涉密档案的借阅、保管、销毁等环节更要严格遵守档案保密制度,把安全责任意识贯穿于档案工作的始终。要认真贯彻“预防为主”的方针政策,防止和克服麻痹大意的的思想和侥幸心理。要经常开展安全教育工作,讲明、讲清、讲透档案安全工作的重要性,尤其是档案泄密的危害和严重后果,让档案安全意识真正深入人心。

2.统筹规划,注意风险防控

企业档案数字化建设是一个复杂的系统工程,涉及管理、技术、法规、标准和政策。要统筹规划,科学合理的设计,进行严格的管理,才能保证安全。在规划和建设项目时,要把对数字化文件的风险防范和控制作为一项十分重要的内容,进行严密的科学论证,做好资金预算。建设企业档案数字化信息系统,确保系统平台兼容性、可扩展性、前瞻性、安全性和合理性,具有备份策略、稳定安全、可靠稳定的操作系统、数据存储系统、实时备份系统、强大的数据库管理软件和强大的数据容错能力等。确保满足业务技术标准,档案管理系统的发展,并不违反法律、法规的计算机信息系统管理,和设计符合相关的档案工作,等等,可移植性,可操作性、安全性、开放性、可扩展性和兼容性都必须具备,有完整的日志操作和严格的权限管理功能,加密存储和可传输属于数字化档案信息的机密级别。确保文件在任何时候都有一个安全的数字信息系统环境。对于进口计算机和数字转换工具,应首先检查安全性和机密性,以确保在使用前不会出现问题。

3.做好备份工作

在企业数字信息系统存储介质和设备的选择上,应选择质量可靠、技术成熟的设备和存储介质。并定期进行测试,更新设备、存储介质、技术升级和跟踪技术,为载体的更新和数据迁移工作做好准备,以免过时的设备和存储介质老化,并在格式上消除一些问题。而对于数据迁移和载体更新,必须加强监督管理,在转换文件信息后进行检查,其结构、背景信息和验证是完整、准确的,可以对数字档案信息进行真实和完整地进行转换。最后,定期备份和保存在不同的地方。将定期备份和异地保存工作做好,防止由于人为和自然灾害和其他紧急情况而造成的数字档案毁灭性破坏,对于一些有价值或重要的文件,如果条件允许,要使用各种媒体和软件、硬件来进行异地保存。

4.大力引进新型数字化档案管理技术

在企业中,档案管理工作是十分复杂的艰巨工作。部分企业仍使用传统的档案管理模式,档案管理工作效率低。企业虽然形成了初期档案数字化管理,但在管理技术与管理设备上难以满足当今的工作要求。故此,需要为企业大力引进新型数字化档案管理技术。从而快速完成档案的记录工作、储存工作以及检索工作。便于工作人员和使用人员使用。且实现数字化管理是档案管理发展的必然方向,而新型管理技术则是保证数字化管理的基础。从而最大限度上提升档案管理工作的工作效率。

结语:信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇。广大档案工作者普遍认识到,加强档案信息化建设,是档案事业适应时代相社会发展的必然选择,是加强档案管理数字化的客观要求,是提高档案信息服务水平的必由之路。档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要织成部分。档案信息化建设对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。

参考文献

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