档案管理工作的现状与创新研究

2018-11-28 11:11:42 人力资源管理 2018年10期

翟少华

摘要:与以往的档案管理工作有所不同,现阶段的工作理念讲究的是科学、高效、合理。在档案管理的过程中,企业必须对不同类型的档案进行重新划分等级和内容,坚持按照新的理念进行优化处理。与此同时,在档案管理的过程中,企业应按照大数据分析的原则,对工作中的一些细节问题进行整理和分析,才能及时解决遗留的隐患。

关键词:档案管理;现状;创新要点

中图分类号:G271 文献标识码:A

引言:随着社会经济的发展,人们对于档案利用也愈加重视,这是因为档案信息本身的真实性较强,能够给国家机构以及社会组织提供依据。并且,无论是什么行业都会进行档案的形成,记录的内容也比较的广泛。在人们遇到问题的时候,可以通过档案的查阅来了解相关的问题,并找到问题解决的策略。档案管理工作主要通过管理档案帮助人们更好的获得比较有效的信息。

一、档案管理工作现状

1.档案管理较为复杂

在现代化的进程中,企业也开始重视档案管理工作,但是档案管理现状并不乐观,主要表现为档案管理工作较为复杂。首先,企业在发展壮大的过程中,各类项目、信息、数据不断增加,为了获得更好的发展,必须运用先进的技术手段,对复杂的档案进行定期分类、整理、更新。笔者在调研的过程中发现,很多单位、企业在档案管理方面,还是采取按照传统的工作模式进行处理,表面上没有严重的隐患,实际上已经在工作体系上出现了严重的混乱现象,如果不能在将来的工作中进行积极改善,将不利于开展档案管理工作。其次,档案管理较为复杂还表现在工作人员的工作态度不一。例如,有些工作人员的素质较高,能够在日常工作中保持端正的态度,努力做好自己的本职工作;有些工作人员则表现一般,丝毫没有团队意识;还有一部分工作人员完全是拖沓工作,影响了团队的进度。如此复杂的工作团体,不但无法实现档案管理的目标,而且不利于提高档案管理的效率。

2.缺乏完善的档案管理机制

与其他工作不同,档案管理的敏感性较高,即便是出现了很小的问题,都容易对将来的长久发展构成严重的威胁。笔者在调查的过程中发现,很多企业缺乏完善的档案管理机制,甚至是出现了模糊条文的现象。首先,档案管理机制方面不够完善,就会造成工作的手段不够专业,在奖惩模式上也过于主观化。例如,有些企业、单位在制定档案管理机制的过程中,认为工作表现良好员工,可适当进行奖励和晋级。在这样的条文当中,“表现良好”是一个非常空泛的概念,如何评定完全停留在领导者的手中,因此无法激发员工的工作热情。其次,在部分情况下,档案管理机制完全效仿成功案例,未考虑本单位、企业的特殊情况,这就导致机制在实施过程中,容易出现严重的矛盾、缺失现象,由此造成的各类问题将会持续增加。

二、档案管理工作创新策略

1.重视档案管理人员素质的提高

档案管理人员本身的综合素质会直接决定档案管理的实际水平,这便要求企业或者相关单位必须认识到档案管理人员素质提高的重要性。首先,应该选拔那些素质比较高,并且水平比较高的人员来从事档案管理。其次,对于选拔的工作人员,应该对其进行专业培训,确保其能够掌握和档案管理有关的专业知识。在进行培训的时候,企业应该给这些人提供一个比较好的环境,让其更好的学习,切实提高管理人员本身的综合素质。在进行培训的时候,还可以组织一些活动,比如知识竞赛等,这些活动的开展能够对大家的合作精神进行培养,将其学习热情真正的激发出来,切实提高其综合素质,从而更好的开展档案管理的相关工作。

2.完善管理的相关制度

在单位发展的过程中,必须根据实际情况和需要来进行档案管理观念以及方式的创新,进行完善管理制度的制定,确保其能够和单位的发展更加适应,切实提高管理工作的实际效率。这便要求,通过档案管理制度来进行内容的创新。并且,还应该约束档案管理人员,将制度所具备的约束力很好的发挥出来,让档案管理工作开展的能够更加的规范。在管理制度中,还应该进行科学奖惩制度的制定,对于做的好的工作人员对其进行一定的奖励,对于做的不好的也应该进行惩罚,从而保证档案的准确性。

3.做好信息整合工作

档案的管理工作,不仅仅是档案资料的收集,简单的将这些资料搜集起来,更为重要的是其背后的借鉴价值,为今后的发展方向提供必要的历史史实以及决策依据。所以在档案管理中,应该更加关注档案的信息整合,注意档案的完整性。首先利用计算机网络技术建立规范的使用机制,促使档案管理效率的提升,实现使用和管理的一体化目标。让管理人员在档案的归放时,充分考虑到每一份档案的历史联系,实现信息高效整合。其次,对现有管理方法和形式进行不断的改进,信息整合的形式会影响到接下来档案的利用效率。所以说,还应该在实践中不断去完善信息整合的机制,为档案管理中的信息整合提供高效的工作方式,从而实现提升档案管理效果的目标。

4.实现档案服务智能化

首先,改变传统档案管理的被动化服务模式,树立变被动为主动的服务思路,全面提高現有档案数据信息的利用效率与质量,发现档案数据信息的价值。其次,充分利用大数据技术、云计算技术和智能化技术加强档案数据信息推送服务能力,适应当前用户对智慧性服务的需求,从用户的日常行为中获取数据信息进行全面分析,例如根据用户身份的分析,探索有效数据挖掘用户需求的方法,结合大数据技术为用户提供智能化的服务。

5.档案管理工作人员要具备创新意识

从主观的角度分析,在开展档案管理工作的过程中,相关人员必须具备创新意识。目前,很多企业的档案管理工作人员,完全是按照固步自封的模式开展工作,无论是处理特殊情况,还是应对日常工作,都没有考虑新的理念,或者是新的时代需求。相反,如果档案管理工作人员具有创新意识,不仅能够推动档案管理革新,跳出固有的框架,还能为健全日后的管理体系奠定坚实的基础。在优化档案管理方法的基础上,企业需要加大宣传力度,转变档案管理人员的思想观念,与时俱进,树立档案管理的效率意识,不断创新档案管理方法。在此基础上,由于档案管理工作比较复杂,管理人员需要具备超前管理意识、超前服务意识,不断优化创新管理模式,才能得到使用者的认可。由此可见,档案管理工作人员必须在今后的工作中积极培养创新意识,不断解决当前存在的问题。

6.保存好传统的纸质档案

传统的纸质档案还是具有其自身的优势的,虽然说利用计算机网络技术,能够在一定程度上提升档案管理和使用效率,进一步节省人力、物力、财力。但是,在实际的使用过程中有着一定的缺陷。为了保持档案的完整性,应该保存好原始档案,将档案图片化,利用多种形式对原始档案进行保存。计算机网络技术的使用,是为了提高我们的管理效率,但是在实际的管理工作中,我们应该正确认识传统档案管理和信息化档案管理的关系,继续做好纸质等传统载体形式的档案管理工作。

结束语:档案管理工作要不断进行创新和改进,确保能够及时发现存在的问题和不足。未来的档案管理工作仍然具有很多挑战,档案管理人员要不断提升自身的综合素质,并采用科学的管理方式,从而不断提升档案管理工作的综合水平。

参考文献

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