档案在医院管理中的重要性

2018-11-28 11:11:42 人力资源管理 2018年10期

张恩堂 陈丽丽

摘要:医院档案管理工作在医院综合管理中具有极其重要的位置和价值,全面加强对档案管理的重視能促进档案感力作用的发挥,为医院综合管理工作的创新化发展奠定基础。因此新时期在全面促进医院现代化建设的过程中,应该正确认识档案的重要性,客观解析档案的价值,争取为医院管理工作的开展提供相应参考。本文将数字化档案在医院管理中的重要性作为研究对象,进行了适当的探究,旨在对档案在医院管理中的价值形成更加明确的认识。

关键词:医院管理;档案;重要性

档案是医院发展过程中对各项工作情况进行准确记录的文献,结合档案资源的应用能为各项研究和医疗工作提供相应的参考依据,进而促进综合管理水平的提高。因此在当前社会背景下,要注意对档案的价值进行分析,并把握时代发展需求正确认识数字化档案的优势,进而实现对数字化档案优越性的彰显,为医院管理方面档案资源的优化利用奠定基础。

档案资料对医院管理的重要性表现在,对医院长远发展的一个历史追溯,前期工作对后期工作的影响、指导,某个周期内的整改情况,都需要提供档案料进行追踪。比如我院评审新一轮的二级甲等综合医院,评审专家查看的是三年以业的数据和材料,就需提供三年以来的相关档案材料;再比如院长在任或离任的经现审,可能是5年,甚至是10多年间的任职情况,更是需要提供很长时间的档案材料。档案材料对医院的发展、学科建设、人才培养、干部更迭、设备采购、基础建设、财务审计等等都具有重要意义。

一、数字化档案所占空间小

在医院档案管理工作中,按照传统管理技术和管理模式,每年会产生1-2万册的病历以及其他的档案资源,往往会占用较大的空间,管理难度大,如果不进行科学的管理还会出现遗失的问题,影响档案资源的合理化应用,不利于档案作用的发挥,也难以结合医院管理工作的现代化需求为医院综合管理工作提供良好的支持。而在结合信息技术和电子技术的应用引入数字化档案管理模式后,一方面数字化档案本身所占空间相对较小,能够在数据库平台中实现统筹管理,管理难度降低,管理便利性进一步提高,可以促进医院档案管理工作的规范化、高效化和有序化发展[1]。同时,在引入数字化档案管理模式后,还能对档案的查询、借阅和调阅功能进行完善,在检索系统的支持下优化开展档案的管理工作,管理效果会得到明显的提高,并且为档案资源的优化利用提供相应的支持,逐步加快医院档案管理工作的现代化建设和发展进程,为医院综合管理工作的开展创造条件。此外,在构建数字化档案体系后,档案管理人员可以对重要的医院病历档案和科研档案等进行备份,并在云端上以及计算机实体硬盘上存储,可以增强管理的科学性,避免出现档案遗失的问题,也会促进档案管理效果的逐步增强,推动医院综合管理工作的优化,在医院管理工作中逐步实现对数字化档案价值的彰显。

二、数字化档案的应用能为医院运营管理创造条件

在医院结合电子信息技术的支持探索数字化档案管理模式后,能够在实际开展各项工作的过程中构建完善的信息化管理系统,并将各类型的档案信息录入其中,便于医院各科室在开展综合管理活动的过程中加强对相关档案资源的应用,创造更为有利的管理条件,提高综合管理效果。在具体工作实践中,结合医院管理过程中对数字化档案的优化应用,医院人力资源管理部门能够将职工的档案录入到档案管理系统中,全面系统的把握医护人员的工作情况、个人学习情况、职业道德情况等,进而通过对档案的合理应用对医护人员实施有效的管理,增强医护人员管理工作的科学性和客观性,在创新人力资源管理体系的情况下,构建更为完善的综合管理模式,为医院的现代化管理模式的开展创造便利[2]。同时,从病历管理入手进行研究,结合数字化档案的应用,在组织开展病历管理的实践探索活动中,将电子病历纳入到相关系统中,一方面,能够为不同科室调取患者的病历开展治疗工作创造便利,提高病历资源的利用率,另一方面,也能方便患者个人在办理合作医疗相关手续的过程中使用病历提供支持,促进医院运营管理工作的稳定开展。此外,在形成电子病历管理系统后,医院在开展科研工作的过程中,能够对一定时期内患者的治疗情况进行对比分析,进而为医疗研究工作的开展提供有价值的参考依据,促进管理工作的深入推进,确保医院综合管理工作能够取得全新的发展成效,彰显出更大的管理效益。

三、数字化档案的应用能够为医疗纠纷的处理提供依据

医院医疗纠纷问题的处理需要相应的数据和资料作为支持,但是在传统的档案管理工作中,由于档案的搜集、管理、归档等都存在一定的难度,导致档案缺失的问题较为严重,特别是对于一些不重要的档案,往往无法得到长时间的保存,导致在医院出现医疗纠纷问题后,可能会由于缺乏相应的数据和档案资料支持,无法对纠纷问题进行及时有效的处理,最终引发严重的后果,不仅会影响医患关系,也会制约医院发展过程中良好社会形象的树立,不利于我国医疗卫生事业的持续稳定发展。

新时期在引入数字化档案技术后,能够以电子化和数字化的手段对医院发展过程中涉及到的不同类型档案进行有效的处理,档案管理工作的优势得到进一步彰显,一旦医院运营过程中真的出现了医疗纠纷问题,相关人员也能快速的调取档案,了解事情的真实情况,对问题进行有效的处理。此外,结合数字化档案资源的应用,还能为医疗纠纷的处理提供相应的证据支持,避免医疗纠纷引发严重的后果,切实维护医院持续稳定发展的目标[4]。由此可见,在医院管理过程中,数字化档案具有极其重要的价值,在医院的建设和发展过程中,加强对数字化档案的应用,能循序渐进的改善医疗纠纷处理现状,促进医院医疗纠纷处理能力和水平的提高,为医院的现代化建设和持续稳定发展奠定坚实的基础。

四、数字化档案的应用能够为采购设备的审计和监察创造便利

在医院运作过程中,采购管理是较为重要的内容,并且由于难以实现对采购管理的动态化管控,因此采购管理也是医院综合管理工作的重点和难点,受到高度重视。在传统采购管理工作中,设备的采购流程无法以档案的形式进行归档,导致无法通过档案的支持促进管理工作的创新,监察和审计工作的开展也往往会遇到相应的发展障碍。新时期结合数字化档案的应用,在医院组织开展大型设备采购的过程中,可以结合电子技术和信息技术的应用,将采购全过程涉及到的各类型信息纳入到档案管理系统中,并且按照档案管理的要求对档案流程操作进行规范,在准确掌握采购信息的基础上,为医院综合开展设备采购审计和监察工作创造便利。简言之,在医院应用数字化档案对设备采购管理工作进行创新的过程中,通过利用数字档案资源能为采购成本的审计和监察提供有价值的数据参考,进而对审计和监察工作进行创新,凸显审计和监察工作的综合发展成效,有效增强医院审计监察工作效果,为全面推进医院管理水平的提高、加快医院医疗服务工作的现代化建设进程创造有利条件,真正维护我国医疗卫生体系在新时期背景下的良好发展进程[5]。

结束语:综上所述,在医院管理体系中,结合信息技术和数字化技术的应用探索数字化档案的建设,并加强对数字化档案资源的开发,能够彰显数字化档案的优势,促进档案管理质量的全面提高。因此新时期背景下,为了能够推动医院管理工作优化开展,在医院建设和发展过程中要正确认识数字化档案的价值,并对数字化档案进行建设和应用,有力支撑医院在新时期实现现代化建设和发展的目标,更好的为社会大众提供高质量的医疗服务。

参考文献

[1]胡昌松. 医疗设备档案在医院档案管理中的重要性[J]. 办公室业务, 2014(15):204-204.

[2]吕英男. 医疗设备档案在医院档案管理中的重要性[J]. 饮食保健, 2016, 3(13):226-227.

[3]王勇. 试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J]. 科技创新导报, 2015, 12(5):211-211.

[4]梁明. 计算机技术的运用在医院档案管理中的应用分析[J]. 企业文化旬刊, 2015(11):686-687.

[5]王晓坤. 档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J]. 现代养生, 2014(24):142-142.


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