大数据时代背景下的档案管理探讨

2018-11-28 11:11:42 人力资源管理 2018年10期

滕颜尼

摘要:大数据时代的到来,给传统的档案管理工作带来了巨大的变化,本文立足于大数据思维,客观分析了大数据发展背景下档案管理的主要优势,并进一步详细探讨了关于有效提升档案管理价值的有效策略,希望能够为相关研究提供可靠的参考。

关键词:大数据;档案管理

引言:信息化社会的发展给各行各业的发展都提供了机会,随之也带来了较大的挑战,档案管理活动也是如此。档案管理活动的关键性是不言而喻的,档案内的各种资料均要得到妥善保管,而且,资料还应当得到进一步更新与再次保存,便于及时查找与翻阅。

一、大数据发展背景下档案管理工作体现出的优势

提高了档案管理的效率。大数据技术的应用,不仅提高了档案工作人员对数据进行处理分析的速度,还明显降低了档案管理工作的运行成本。随着社会经济的迅速发展,各行业在运营过程中所产生的档案资料和文件信息也越来越多,如果仍然采用传统的纸质记录方式,势必会造成人力资源和纸质资源的大量浪费,不利于企业整体经营水平的提升。而利用大数据技术对档案资料进行分类处理,则可以在短时间内将数据存储到企业的网络信息资源库中,极大地提高了工作人员的管理效率。

大数据实现了档案管理活动的数字化。随着社会经济的迅猛发展,在大数据环境下,要处理好档案管理工作,必须充分發挥出每个部门的作用,突破以往的管理模式,进一步革新管理方式,基于大数据的功能,充分调动档案管理者的主动性与积极性,提高档案管理的质量及效率,促进档案管理的长远发展。

提升了档案存储的质量。传统的档案管理工作模式下,管理人员主要是采取纸质记录的方式来对档案资料进行整理储存,这种存储模式存在明显的弊端,一旦遇到火灾、水灾等突发事故很容易损坏,或者随着时间的流逝会出现纸质老化的现象,从而导致字迹模糊,无法为档案使用者提供所需的服务。大数据技术支持下,便不会出现这种问题,所有资料都以电子数据的形式储存,并且均拷贝在单独的硬盘当中,即便系统出现故障,也依然可以从备用库中查找所需信息,极大地提升了档案管理的质量水平。

二、大数据环境下提高档案管理质量的途径

1.建立完善的档案管理机制

大数据环境下的档案管理工作有了更广阔的进步空间,但是管理者与数据资料的安全还存在诸多问题。大数据的到来革新了档案管理模式,但因为规章机制不健全,造成档案管理过程责任与义务混乱,降低了档案管理工作效率,由此,建立完善的档案管理机制是提高档案管理效果的重要途径。在档案管理工作中,管理层要积极创建完善的数据准入机制与监控管理机制等,按照规章机制划分和管理责任。采用数据准入机制,档案管理者可以更加清楚数据的关键性及该数据是否具备可使用性,由此在最大限度上降低管理人员的工作负担。相关的责任及时能够对管理人员展开详细的责任和义务划分,避免在档案管理过程产生混乱现象。同时能在问题发生后及时追踪相关责任主体,提高档案管理人员的责任感和职业素质。监控管理机制能够严格监督档案管理人员的行为,减少档案管理者不作为和失职行为的产生,对信息保护及提升管理效率有着显著作用。

2.统一规划档案资源

大数据技术的应用,使得统一备份、存储和处理海量数据成为可能。目前,我国已有部分区域建立了一定规模的数据库产业园,主要用来进行数据收集、处理、分析等工作,对于促进区域经济发展起到了十分积极的作用。受各地数据库建设的启发,企业也应当对档案资源实施统一化的管理,以有效维护档案文件的安全。为此,档案管理工作者需尽快构建一个完善的档案资料备份中心,将企业管理运营过程中所产生的各类档案信息集中起来,严格按照相关标准来进行统一的开发与管理,全面降低档案管理工作的风险性,保证企业档案管理资源的使用价值。

3.引进档案管理技术

从传统的管理模式向大数据时代的信息化管理模式转变,难免会遇到各种困难和问题,因此,档案管理者应重视先进的档案管理技术的引进和开发。借鉴国外优秀的管理经验,引进成熟的档案数字化管理系统,实现档案管理模式的安全转换。在实际的档案管理过程中,可以先利用基础的数据处理软件如EXCEL软件对原有纸质资料信息进行存储和备份,建立起基本的档案资料数据库,之后根据数字化软件执行情况进行更新和优化,开发新的面向服务对象的档案应用范围,通过提升档案资料对于公众及社会的服务功能,不断强化其应用价值。

4.加强培育档案管理高质量人才

人才是档案管理活动顺利进行的重要条件。大数据环境下,档案管理活动要想顺应社会的发展潮流,就一定要加强培育专业性高素质人才,需要注意的是,有很多档案管理机构仅仅简单地更新仪器设施,并未及时改进知识观念,如此是无法和大数据背景相融合的。以往的档案管理者对大数据的专业理论比较缺乏,根本无法满足管理的基本要求,所以要注重培育可以熟练使用大数据开展档案管理活动的高素质人才。为了培育出现代化档案管理者,企业可以和高校设立跨学科的内容,便于高校能够直接为其培育并传输专业性人才。而且,企业还能够引入国内外有丰富经验的信息管理者,使之指导以往的档案管理者,并采取培训模式把以往的档案管理者培育成高素质的档案管理者。

5.更新档案管理理念

大数据时代下的档案管理工作,首先要更新管理理念,与社会发展同步,在这个基础上才能够真正做到利用信息化手段和大数据的优势进行档案管理。档案管理人员应在深入分析当下工作中存在的问题的基础上,学习大数据时代应掌握的档案信息化管理知识,对传统的档案进行数字化存储、分析和整理。同时,应加强学习,不断提高数字化管理设备的使用技能,如服务器等硬件设施及档案管理软件等。

结束语:综上所述,大数据的发展给档案管理工作带来了巨大的优势,企业需充分把握这一机遇,及时树立大数据的档案管理意识,并加强合作建立网络数据库的研发力度,以实现对档案资源的统一规范化管理,从而有效提升档案管理的资源价值,促进企业整体运营效益的增长。

参考文献

[1] 梁云华.基于大数据时代背景下的档案管理分析[J].办公室业务,2018(15):57.

[2] 李明洋.大数据发展背景下的档案管理价值探讨[J].办公室业务,2018(14):96.

[3] 尹德凤,朱瑜梅.大数据时代背景下档案管理及价值提升研究[J].办公室业务,2018(12):112.


(function(){ var bp = document.createElement('script'); var curProtocol = window.location.protocol.split(':')[0]; if (curProtocol === 'https') { bp.src = 'https://zz.bdstatic.com/linksubmit/push.js'; } else { bp.src = 'http://push.zhanzhang.baidu.com/push.js'; } var s = document.getElementsByTagName("script")[0]; s.parentNode.insertBefore(bp, s); })();