提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

2018-11-28 11:11:42 人力资源管理 2018年10期

于民

摘要:随着我国经济的不断发展进步以经济体制的深化改革,事业单位也必须进行档案管理的深化改革,跟上时代发展的脚步。对于事业单位来讲,档案管理对其未来的发展有着至关重要的影响,现在很多事业单位都选择投入了大量的资源进行档案管理。然而,事业单位里面的档案不但种类复杂,而且数量众多,虽然应用信息化技术能够有效解决这些情况,更是可以更加简单的完成档案管理工作,但是依旧有很多问题存在。鉴于这种情况,本文主要对当前我国事业单位档案管理信息化建设方面存在的问题进行了深入的分析探讨,并以此为基础提出了几点解决建议,希望通过本文的研究可以为事业单位档案管理信息化进程的推进起到一定的指导作用。

关键词:事业单位;档案管理;信息化建设;方法策略

随着科学技术的快速发展,现在我们国家已经完全进入了信息时代,信息技术对事业单位的档案管理的影响也越来越大。现在很多事业单位都引入了信息化技术进行档案管理工作,并且还获得了十分优秀的成绩。然而,在进行信息化档案管理的过程中,经常会有一些问题出现,这种情况也使事业单位的档案信息化进程建设受到了比较大的影响。因此,本文展开提升事业单位档案管理信息化建设方法策略的研究分析有着重要的现实意义。

一、当前我国事业单位档案管理信息化建设存在的主要问题

(一)我国事业单位的领导人员对于档案管理的信息化建设不够重视

现在,我们国家的事业单位很多领导人员都缺乏对于档案管理信息化建设的重视,这种情况造成的最直接影响就是信息化档案管理有很多的漏洞存在,甚至在很多领导人员眼中事业单位的最重要的任务就是为了培养以及引进人才,而档案管理仅仅是一项附属工作,和事业单位的进一步发展根本没有什么关系,而档案管理应该是由专门的部门以及工作人员负责的,也完全没有意识到这项工作和其余部门员工之间存在的重要联系。事实上,事业单位所有员工的利益都和档案管理有着密不可分的联系,甚至会使我们国家的经济发展以及社会建设都受到了比较大的影响,也正是因为这种原因,我们国家事业单位的领导人员必须提升对于档案管理工作的重视程度,从而为我们国家的发展创造更大的价值,进而为自身的工作人员提供更大的利益。

(二)我国事业单位的档案管理人员不够专业

现在,我们国家事业单位的档案管理工作效率之所以难以得到有效提高,主要原因之一就是负责档案管理的工作人员缺乏专业性,相对来讲不够专业。现在很多事业单位中负责档案管理的工作人员都没有接受过相应的培训,同时很多工作人员的都已经上了岁数,其接受新鲜事物的能力也比较差,在进行信息化建设培训的时候是不符合岗位的实际发展需要。同时内部的相关管理人员也缺乏对这方面工作的重视,这种情况也就使档案管理人员的工作态度存在问题,在进行工作的时候不够严谨认真,也缺乏相应的责任心与耐心,这个时候也就造成了管理人员没有办法以最快的速度最及时的完成档案管理漏洞的弥补工作,其对事业单位的影响也变得越来越小。所以,事业单位要想切实的完成信息化的档案管理建设工作,首先要完成的任务就是要对档案管理人才进行培养,同时引进优秀的管理人才,从而为档案管理工作的信息化发展贡献更大的力量,为相关工作的建设提供更优秀的人才保障。

(三)我国事业单位的档案管理信息化程度還有比较大的缺陷存在

目前,随着互联网计算机技术的快速发展,信息技术已经被应用到了方方面面,很多事情都已经实现了信息化。然而,现在我们国家的事业单位在进行档案管理的时候,其信息化以及网络化的程度还比较落后,仍然还有一些事业单位的档案都是纸质的,但是,纸质档案相对比较还是有比较大的问题存在,像是如果碰到潮湿的天气情况,事业单位的纸质档案很容易出现返潮的情况,导致破损的情况出现,尤其是一旦有破损的情况发生,也比较难以修复,非常容易导致重要信息的遗失。除此之外,纸质档案也不利于相关人员进行资料的查询。所以,事业单位应该打破传统观念的限制于藩篱,引入信息化技术进行档案管理工作,这样不单单可以更加相关人员进行档案信息的使用与查询,而且也可以使自身的档案信息安全得到更有效地保障。

二、提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

(一)建立事业单位档案管理信息化标准

现在,通过对事业单位档案的信息化建设过程进行分析可以发现,必须对其标准进行更进一步的健全完善,必须根据实际情况进行相关标准的建立,才可以使档案管理的信息化得到更进一步的提升。但是作为事业单位必须设置的一个合适的标准进行相关工作,根据目前的实际情况来看,很难在管理过程中实现发展的合理,要想有效地解决这些问题,必须从以下角度入手将档案管理信息化的作用充分的发挥出来:第一,对目前统一的信息化档案录入标准进行分析可以发现,一定要制定一个更加适应发展的需要,才可以规范化的完成录入工作,并对文字标识、格式方法以及录入原则等标准进行统一衡量。并在这个时候,也应该同时完成提取档案的检索设置;第二,事业单位在进行相关软件的研究开发时,要通过统一作业的方式进行相关各区域的档案互动,一定要采用有效地办法对档案信息资源进行管理,在完成信息共享的同时,争取更进一步的增强相应的信息化档案管理效率,并利用相关标准的增强,来有效增强事业单位档案管理信息化建设的能力。

(二)进行相关服务设施的健全完善

事业单位要想有效增强企业的档案信息化管理能力,推动档案管理信息化的发展脚步,一定要增强对相关硬件配置的重视,必须通过相应的措施才能够有效地完成档案的信息化建设。第一,事业单位应该从基层入手,对每一个部门都提出相应的要求,必须完成标准的相关互联网设施的配备工作,这样才能够更加高效的完成信息的传递与互通;第二,所有的事业单位都应该配有打印机以及扫描仪等设备,并且积极的完成相应的设备更新工作,防止出现设备老化的情况,避免相关工作的效率以及质量受到影响;第三,事业单位应该注意所有设备应该有兼容性存在,这样才可以统一的完成设备的配置管理;第四,事业单位应该从局域网的优化入手,积极主动的进行局域网络之间的互联与互助工作,通过这种方式不单单能够有效地完成档案的收集以及提取,从而为提高档案管理一体化工作的进行打下更坚实的基础;最后,一定要通过高质量的服务围绕档案信息网络进行相关的管理工作,从而达到数据共享的目的,使信息化档案管理的工作质量得到有效提升,从而为信息化系统的构建完善打下更坚实的基础。

(三)强化事业单位档案管理信息化安全性

自从事业单位采用信息化技术进行档案管理开始,安全问题就一直受到了人们的重视,虽然信息化技术使事业单位的档案管理更加的简单方便,但是也造成了档案管理发生了很多新的问题,特别是导致了安全问题的产生。所以,一定要提起对安全性的重视,要想有效保证信息化档案管理的安全性应该从以下角度入手:首先,从网络共享性的角度考虑,因为网络具有共享性的原因,数据被广泛的应用到了各个领域,这也就造成了其具有被篡改的危险,所以,要想有效地增强档案管理的安全性,必须提升对于访问权限限制的重视,特别是要提升对加密设置的重视,做好身份识别工作;其次,负责事业单位信息化档案管理的工作人员一定要对相关内容做到严格的把控,特别是在维护网络安全的时候,一定要从安全性入手,必须随时做好相应的安全升级以及维护管理工作;第三,在增强安全性的过程中,事业单位还应该提升设置防火墙的重视,选择质量更为优秀的杀毒软件,同时重视相应的升级工作,定期对系统进行更新,完成相关漏洞的修复等工作;第四,要提升对于设备管理的重视,在进行设备的维护管理的过程中,一定要做好相应的清洁处理,定期的进行防湿以及除尘等方式处理,从而防止硬件出现被损坏的情况,并在此同时保障硬件设备不会面临数据丢失的风险。

(四)增强事业单位档案管理人员专业素养与技术水平

不管是传统的档案管理还是信息化档案管理都需要工作人员对其进行管理,因此信息化档案管理也属于人为管理,所以,必须提升对相关工作人员专业素养与技术水平的重视,这样才可以更高效的完成相关管理工作。而要想切实有效地完成档案管理的信息化建设,事业单位应该从以下几个方面入手提升相关工作人员的专业技能:第一,要增强档案管理人员的信息技术水平;第二,应该根据档案管理人员的实际情况,针对其不熟练的业务进行分级培训,从而使档案管理人的信息化技术掌握水平得到有效提高;第三,应该健全完善相应的考核评价机制,对档案管理人员的工作情况进行考核评价,从而找到其存在的问题,同时建立相应的激励机制,通过奖励的方式将工作人员的热情全面的激发出来,让他们更加积极主动的投入到相应的信息管理建设工作中去,进而使自身的信息化档案管理水平得到有效提高。

三、结束语

综上所述,对于事业单位来讲,档案管理工作对其发展决策有着至关重要的作用,而且这项工作还对单位的人才考核、人才培养以及领导决策有着十分密切的联系,会使事业单位的发展受到比较大的影响。特别是随着互联网信息技术的快速发展,当今已经完全进入了信息时代,事业单位要想获得更进一步的发展,必须跟上时代发展的脚步,引入先进的信息化技术以及更优秀的人才进行事业单位档案管理,以此來加快档案管理信息化建设的脚步,这样才可以充分满足员工的物质需要,更方便快捷的完成相应的档案管理工作,并在降低档案管理所需人力物力资源的同时,创造出更多的经济效益,从而为我国的经济发展建设打下更坚实的基础,进而为中华民族伟大复兴的中国梦以及社会主义现代化强国贡献更大的力量。

参考文献

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