论档案管理信息化建设的重要性

张凤宏

中国电子科技集团公司第四十九研究所 黑龙江哈尔滨 150001

档案管理即对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作，也就是说其功能作用不仅仅是记录，其更为重要的价值在于能够对今后的工作开展和建设发展提供信息参考。在今天，为了提升档案管理的效率和质量，更好地发挥出档案价值，我们应当切实抓好档案管理的信息化建设工作。

1 档案管理实行信息化的必要性

事业单位已经成为推动我国社会经济发展的力量之一，同时事业单位档案管理成为社会公共服务的重要载体。事业单位的档案管理实行信息化，有助于于我国社会经济的健康发展、有助于满足人民的物质和文化需求。因此，事业单位的档案管理将作为我国社会进步的一个记录者，详细记录了我国事业单位发展历史的情况。档案管理将成为维护社会发展的工具之一。一般来讲.事业单位的档案管理工作的是以数字化和信息化的形式进行，这种方式将加快事业单位档案管理的信息化的进程。而随着我国社会经济的急速发展，事业单位的档案管理相关工作的地位在事业单位中越来越突出，这就对对档案管理工作提出了越来越严格的要求，因此，这将促进事业单位对其实行信息化的管理。信息化管理的档案工作，有利于保证档案信息的真实性和完整性，还有利于对档案的相关资料进行有效的利用。信息化管理的过程，将使得档案的分类、整理工作变得简单和方便，还促进档案管理工作的规范化。在信息化的社会中，事业单位要牢牢抓住机遇，不仅要加强档案信息化的管理，还要促使整个办公环境的信息化，最终使得整个事业单位都实现信息化。档案管理实行信息化的管理，不仅可以提高档案处理的效率，同时还为单位节省了相当部分的办公经费，也方便工作人员的今后查阅。

2 档案管理信息化建设中的主要问题

2.1 对档案管理信息化的认识程度不足

对档案管理信息化的认识程度不足是档案管理信息化建设中面临的重要问题之一。首先，档案管理信息化作为一种新的档案管理手段，在管理方式及管理理念上与传统的档案管理有些许的差异。在实现从传统的档案管理向信息化管理的过程中，档案管理人员不能够正视这一转变；其次，档案管理信息化建设需要资金及时间投入，很多档案管理部门人员认为必要性不大，从而影响了档案管理信息化建设的步伐。

2.2 缺乏专业的档案管理信息化人才

专业的档案信息化管理人才缺乏是档案管理信息化建设中的主要问题。这一问题主要体现在以下几个方面：首先，档案信息化管理是结合当前现代化的计算机技术及网络技术为一体的管理，对从事信息化管理的人员要求相对比较高，不仅需要具备档案管理方便的经验及相关的素质，而且要具备一定的技术能力及管理能力。而目前，具备全面能力及素质的人才极度缺乏；其次，目前从事档案信息化管理的人员不仅技术能力不足，管理经验缺乏，而且人员的稳定性不足，对于工作内容刚刚熟悉，便离职或调离岗位，从而导致档案信息化管理人员不能够满足应有的需求；再者，档案管理人员对档案信息化管理的认识程度不足，不能够严格的按管理的要求来进行档案管理，使得档案信息化管理不能够有效的开展。

2.3 软硬件配套措施不足

一方面传统的档案管理大都还是使用一些硬件比较落后的设备，跟不上现代化的要求，很多档案管理部门用的电脑还是十年前的电脑，容易出现死机等毛病，没有备份的硬盘，一旦出现问题档案资料很容易丢失；另一方面，配套的软件也跟不上档案管理的要求，老的管理软件在管理方式有待改进。软硬件的配套设施是档案数字化管理的基础和保障，一定要满足要求。

3 加强档案管理信息化建设的必要手段

3.1 强化对档案管理信息化的重要性的认识

在互联网时代，档案管理工作的信息化已经成为大势所趋，目前需要进一步提高有关部门对档案管理信息化工作的重视程度，在社会上需要加大宣传力度，让社会普遍认识到档案管理工作信息化的必要性。

3.2 制定规范的管理制度

事业单位的性质比较特殊，而其档案管理工作也属于一个边缘化的机构。事业单位的档案管理工作受到法律法规的制约，所以档案管理信息化建设时，是有法可依的。对于不同的事业单位，在档案管理工作信息化发展的同时，也要立足于实际情况，制定本单位的相应管理制度，从内部对工作人员进行约束，保证档案管理信息化建设的顺利进行。

3.3 加大事业单位档案管理人员的培训力度，拓宽他们的知识层面

目前我国的事业单位档案管理部分仍旧采用传统的管理模式，这种长时间单一、枯燥的工作方式，束缚了档案管理人员的思想，使得他们仅仅局限于传统的对档案管理的思想和方式，缺乏创新精神和求知欲望，档案管理工作缺乏生机和活力。想要从根本上解决这个问题，就需要对事业单位档案管理人员进行专业性的培训，使他们的知识理解层面跟上时代发展的脚步，提高计算机技术等相关技术能力，同时培养他们的创新意识，调动他们的积极性，用最大的热情投入工作中，服务群众，同时，国家还可以从外部引进高科技尖端人才，进一步优化事业单位档案管理人员队伍，提高档案管理人员的综合素质，从而不断提升事业单位档案管理的效率和水平。

4 结语

综上，在现在这个网络技术和社会经济不断发展的时代，档案管理部门应该以社会信息化为基础，应用先进的现代信息技术，将档案管理工作变得与时俱进、开拓创新，实现真正意义上的管理信息化建设，让档案管理工作为全社会提供更好的服务，也让档案管理工作顺利健康的继续发展。