当前经济形势下新媒体环境对高校档案管理的影响与对策研究

摘 要：当前经济形势下，高校投入资金越来越多，新媒体环境已逐渐取代传统媒体环境，高校档案管理已经不能再按照原来的“老路子”走下去，需要不断开拓创新，才能始终与时俱进，提升高校的现代化管理水平。近年来，高校大力加强档案信息化建设，在不少方面均取得了长足进步。新时代背景下，传统的档案管理过程需要借助新媒体环境的优势进一步优化档案管理流程，以创新思维和手段开创新的档案管理局面。

关键詞：经济形势；新媒体环境；高校档案管理；影响；对策

新媒体环境下高校档案管理工作的创新途径实则是开创现代化的信息化建设之路。本文从新媒体环境对高校档案管理的影响以及高校档案管理信息化建设的有效途径两个方面进行分析，以研究新媒体环境下的档案管理新思路、方式、手段为核心，探究新媒体环境下高校档案管理信息化建设的创新发展之路，具体如下。

一、新媒体环境对高校档案管理的影响

1.高校档案管理工作的重要性

第一点，从个人角度看，高校档案管理工作保存教育人员、学生的信息，因此对保障其信息安全非常重要，一旦发生需要信息核实，各类公证等，这些重要的档案资料就成为了重要的法律依凭；第二点，从高校角度看，档案管理工作属于高校整体管理工作的重要组成部分，其工作水平的提升也在很大程度上推动高校整体管理水平的提升。

2.从重要性分析新媒体环境对高校档案管理工作的积极影响

首先，档案归档过程愈发细致，资料种类齐全、分类明晰，这为后续的资料查找、检查、借阅等工作奠定了优良基础；第二，纸质档案保存管理情况有所改善，主要表现在许多重要的纸质档案都有相对应的电子档案做备份，从而为了许多重要资料加了“第二道锁”，尤其对重要的印章、签名来说，这样的防护措施往往是非常有效的；第三，对于非常重要的档案（例如重要领导人员信息资料、重要的教学资料等等），保密和利用机制往往是非常重要的，新媒体环境下，高校档案的保密、利用机制愈发完善，重要资料的安全性提升，档案的利用率提升。

二、新媒体环境下高校档案管理工作策略分析

1.优化档案归档过程

优化档案归档过程共分为以下几点：第一，归档工作交由专门的信息化团队负责，尤其是对大型高校来说，要选择“档案团队+信息化团队”的团队式归档管理方式；第二，归档过程中做好扫描、拍照、记录等工作，使每一份档案的归档过程都有最原始的证据留存，而至于这些扫描的图片资料，则由专门的信息扫描人员专管。

2.优化档案管理过程

优化档案管理过程共分为以下几点：第一，档案要做好分类管理，这里所说的分类并不单纯的指将资料按类别放好，而是要通过专业的信息分类软件，按照不同的分类标准对不同资料进行二次整理；第二，利用流程监管软件监管档案管理流程，使每一环节都实现“高效保质、专人专责、分流有序”。

3.优化档案的保密、利用机制

优化档案的保密、利用机制共分为以下几点：第一，对于不同档案资料设定不同的保密级别，与之对应的设置不同的管理密钥，尤其对高级别的档案资料来说，管理密钥不仅要定期更新，还要有专人负责；第二，档案利用机制旨在提升档案的利用率，因此最好的方法是结合大数据技术打造“数据挖掘、数据分析、数据利用、数据更新”的新型档案利用机制。

4.优化档案管理工具

优化档案管理工具共分为以下几点：第一，管理工具的选择必须要用心，选择质量好、使用方便的管理工具，这样可以有效提升档案管理效率和管理质量，例如专业软件公司的档案软件或是由高校牵头开发自己的档案管理软件；第二，档案管理软件需入网，所以要求其具有较强的稳定性和安全性，同时还要有专业的软件维护团队。

5.优化人才培养策略和制度化建设工作

5.1加强档案管理信息化人才建设，为信息化建设提供新思路

21世纪最重要的是人才，而高水平的信息化人才队伍是推动高校档案管理信息化建设的重要力量，因此，各大高校都要建立和完善信息化人才队伍建设制度，发挥人才优势，为档案管理信息化建设提供新思路、新想法。

5.2加强档案管理制度建设，为信息化建设保驾护航

完善的档案管理制度是保障高校档案管理信息化建设的重要基础和前提，因此，各大高校要积极研究现有的档案管理制度中的不足，认真听取各方建议和意见，落实档案管理制度改革办法，从而推动档案信息化建设进程。

结束语

随着科学技术的不断发展，高校档案管理工作也迎来了前所未有的发展机遇，鉴于现代科技的发展对各行各业的影响越来越深。档案管理流程也需不断优化和完善，从归档、管理、保密和利用、管理等多个方面入手不断创新工作方式，同时加强信息化人才建设和管理制度建设，开创档案管理工作新局面，开拓新媒体环境下档案管理工作新方式。

参考文献：

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[2] 韩孝祖.新媒体环境对高校档案管理的影响与应对策略[J]. 经济管理：文摘版， 2016（10）：00104-00104.

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[4] 陈均，梁爽.新媒体环境下高校档案工作的挑战与应对——以学生档案为主[J]. 科教导刊， 2013（4）：234-235.

作者简介：

黄仁彦（1982.4- ），男，汉族，籍贯：上海，学历：硕士，职称：中级，研究方向：档案管理