高职院校教学秘书高效工作的实践与创新

【摘要】面对当前高职院校教学秘书工作服务对象杂，工作头绪多，承担责任大，晋升空间小，职业声望低，精神压力大等诸多不可回避的现实问题，提出了高效做好教学秘书工作首先需要厘清工作职责与特点，进而梳理工作框架与流程，掌握工作方法与技巧，最终实现自身素质和技能的提高。以期为教学秘书度过职业倦怠期，保持身心健康提供借鉴和参考。

【关键词】教学秘书 教学管理 工作职责 工作方法

【基金项目】江苏高校品牌专业建设工程资助项目（PPZY2015B173）。

【中图分类号】G71 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2018）30-0019-02

我国高等职业教育经过了十几年的规模发展，已经开始转向内涵发展的方向，教学工作作为高职院校的中心工作理应得到越来越高的重视。教学工作的顺利开展离不开教学管理。高职院校基层的教學管理岗位——教学秘书，是反映高校精神风貌、教学质量和教学水平的重要窗口，是联系教师与学生的桥梁，是管理育人、服务育人的重要岗位[1]，是执行教学计划、保证教学秩序正常运行、实施教学改革的关键枢纽。

同时，教学秘书工作服务对象杂，工作头绪多，承担责任大，晋升空间小，职业声望低，精神压力大……面对当前诸多不可回避的现实问题，空谈责任心、敬业感就显得过于苍白。所以，高职院校教学秘书如何准确高效的处理教学常规事务和临时事务，游刃有余的在岗工作，度过职业倦怠期，保持身心健康，就显得尤为紧迫。笔者认为高效做好教学秘书工作首先需要厘清工作职责与特点，进而梳理工作框架与流程，掌握工作方法与技巧，最终实现自身素质和技能的提高。

一、厘清工作职责与特点

教学秘书是教学主任、教学院长教学管理工作的助手，行政上由系部或者二级学院领导，并接受教务处的业务指导。这就决定了教学秘书是集执行者、协调者和管理者等诸多角色为一身的角色。高职院校的教学秘书要面对专业、课程、教师和学生4个层面，游走在教务处、学工处、科技处、人事处、财务处等诸多部门。大多数的教学秘书是黄牛，一天到晚总有做不完的事，在岗位上是救护队，能快速救急，查漏补缺，解决问题。办文办事身累，人际关系心累，所以很多教学秘书身心俱疲，岗位归属感差。这个时候需要管理部门明确岗位职责，让教学秘书适应岗位特点开展工作，给予足够的权利。

（一）教学秘书工作职责

教学秘书是领导的参谋助手，对外交流、协调关系的桥梁[2]，基层管理者和信息管理者。教学秘书的工作职责包括课务管理、考务管理、学籍管理、教学运行管理和档案管理等五个方面。教学秘书工作的高效开展需要依托各个职能部门的密切配合，离不开领导、教师和学生的支持。

（二）教学秘书工作特点

教学秘书工作的出发点是为教学服务、为教师服务、为学生服务，其工作内容范围几乎涉及到学校教学管理工作的方方面面，既要协助领导管理教学，又要处理教学方面的具体事务，协调各方之间的关系，还要完成教务处和领导临时交办的工作，工作既繁又杂，牵涉广泛，突发情况多，关系师生切身利益。所以教学秘书的工作具有日常事务性，内容全面性，做听双重性，繁琐复杂性和突发多变性的特点。

二、梳理工作框架与流程

基于教学秘书工作政策性强、业务性强、服务性强、时间性强，工作繁杂，责任重大的现状[3]，教学秘书处理工作要有全局意识，统筹规划，办文办事要依托工作框架与流程，以人为本，积极主动而不越位脱轨，更不错位和不到位。以高职院校外聘教师管理为例，目前，各高职院校由于在校生规模大，师资力量明显不足，同时，高等职业教育亦需要企业一线的行业专家和能工巧匠参与学生培养工作中。教学秘书在做外聘教师管理的过程中就需要形成工作内容与框架，帮助外聘教师熟悉学校教学，保证教学质量。

三、掌握工作方法与技巧

（一）注意基础信息收集整理

1.收集服务对象办公通讯方式，保证通讯渠道畅通

教学秘书是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。所有的“之间”都离不开人。在当今的信息社会，与人打交道都离不开联系方式。所以教学秘书在每个学期开学之初要做好部门联系电话整理核对、各班级教学信息员联系方式整理核对，保障通知消息可以及时准确的到老师和同学。在智慧校园建设还满足不了工作需要的时候，开学前需做好QQ群、微信群、飞信群的整理工作。这些工作要耗费半周左右的时间，但是对一个学期的工作开展却有事半功倍的效果。

2.收集整理部门各项档案，功夫用在平时

教学秘书的工作在很多部门其实是一个“大管家”的角色。所以对本部门的教师和学生的基础信息要有敏锐的收集理念。凡是经手分发的教师的职称、学历、获奖以及学生技能比赛获奖相关的证书，在登记分发之前，要做好扫描备份工作。看似多此一举，但是在后续学校和部门的项目与成果申报工作中，却会省了很多时间和精力再次收集和整理。同时，因为教学秘书掌握了教师和学生的很多基本信息，要形成信息保密意识，以防别有用心之人利用。

（二）以人为本，按章办事

教学秘书涉及面广，碰到问题和矛盾会比较多，要有一个冷静、理智的头脑，善于处理各类矛盾，要用个人的修为，争取得到各个部门的配合和支持，要学会处理好与各部门、任课教师、学生及相关人员的关系。所以，始终报着“与人方便、自己方便”的心态做事，各项工作的推进自然会比较顺畅。同时，以人为本不是做老好人，要有据可依，按章办事。例如教师调课需要得到教研室主任的批准，签写调课申请表到教学秘书处存档。在不紧急的情况下，需要按程序走完手续，才可以通知学生调停课事宜。但是遇到教研室主任出差或者教师遇到突发情况不能走程序的时候，只需要短信、QQ或者微信的书面信息截图给教学秘书，教学秘书就可以做好学生调停课通知工作，待教研室主任返回或教师处理完突发事件再补办手续。简单的一个举动，会给别人方便，也会给自己带来声誉。

（三）统筹计划，合并工作同类项

教学秘书的工作是以一个学年为单位周而复始的，每个学期到什么时间就会有什么固定的事项需要做好。教学秘书要做到胸有全局，尤其是在二级管理的大背景下，不能仅是指望上级部门的文件通知。例如教师上课前，需要拿到课表、授课计划、教学考勤表等多种教学文件，教学秘书可以按教师整理好，一次下发。而不是课表好了发课表，教学考勤表印好了发考勤表，授课计划审核完毕就发授课计划。这样就会像没头的苍蝇一样，又忙又乱。

四、提高自身素质与技能

教学秘书要具备良好的心态和政治素养，责任心事业心强，熟悉业务、懂管理、熟悉计算机，有一定的语言文字、组织协调能力，会沟通善交流，工作认真细致，事事有原则，件件有章法。所以，每个教学秘书要坚持做“学习型秘书”，及时有序，客观准确，坚持原则，保守机密，公正廉洁，兢兢业业[4]。

（一）加强学习，熟悉计算机办公软件的应用

在互联网+的时代背景下，加强计算机能力的学习，熟练掌握办公软件和教务管理系统的应用，会给自己的工作安上信息化的翅膀。例如，现在各高校普遍使用教务管理系统进行排课，教学秘书应该认真学习和摸索系统的使用，像软件公司学习，像同行学习，实现电脑排课，调停课安排教室等，会减少很多无形的工作量。例如，一个学期中，一门课程进行6周，后续跟进4周第二门课程，结课后又进行第三门课程的排课。个别教学秘书不熟悉教务系统应用，采取的是第一门课程排完上课结课后，删除第一门课程课表，再安排第二门课程，结课后依旧删除课表，再安排第三门课程排课。这样排课不仅要排三次课，下发三次课表，而且不利于课表存档工作进行。其实在我们现行的教务管理系统中是可以在排课的时候设置好排课周次，在周次不冲突的前提下是可以实现同一时间同一教室同时排好三门课的。造成上述工作现象是由于教学秘书不熟悉教务管理系统操作与功能造成的，不但为工作带来了不便，也影响了工作的规范性。

（二）急人所想，提高组织调度和沟通协调能力

教学秘书每个学期都要排课，包括教师课表，班级课表。排课需要遵守学校的规章制度，同时要兼顾教师和学生的要求。的确是一个众口难调，费力不讨好的工作。笔者在每次排课前会将学校的排课规定周知到所有老师，然后在制度许可范围内征求教师的排课要求，最后在统筹安排的基础上，做好本部门的排课工作。开学第一周正常执行排定课表，同时在期初的教学信息员会议上告知学生，在学校制度基础上，第一、二周师生可以协商上课时间，到教学秘书处调整。第三周起，非特殊原因，一个学期的课表不再调整。此举不再是冷冰冰的行政安排，给予了教师和学生充分的尊重，自然收获了师生的理解和支持。

（三）艺术工作，提高表达写作能力

教学秘书工作是一项计划性强、工作范围广、内容丰富的综合性服务工作。具体体现在：为教学科研服务，为院系领导决策服务，为教职员工服务，为全体学生服务。服务的很大一部分工作就是上传下达、发送通知。一些教学秘书一件事情通知短信发送多遍，依旧没有讲清楚，闹得师生对他的短信轰炸表示头疼和反感。笔者认为，得到通知任务的教学秘书首先要搞清楚通知中的六要素：时间、地点、事项、参加者、组织者、要求。然后根据通知接受者的身份适当调整措辞，比如是部门内部常规会议通知就要求开门见山、简明扼要、表述清楚。如果是接待校外来宾可以加上适当的客套修辞，但是不能冗长。根据通知要求，需要参加者提前做好相关工作准备的，要确保参加者收到通知并且有充足的时间做准备。一旦通知的提前时间过长，避免参加者遗忘，建议在会前半天再次提醒。服务没有止境，力求周到准确。同时明确工作的边界。边界内的事情，认真负责，不逃避责任。邊界外的事情，不过多干预。

综上所述，教学秘书高效细致的工作，是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用。教学秘书厘清工作职责与特点，才能在工作中不推诿，不怠工，不越界；梳理工作框架与流程，才可以分清主次和轻重缓急，做事有的放矢；掌握工作方法和技巧，才可以在一个不具有行政威慑力的行政性岗位顺利开展工作；提高自身素质与技能，就可以游刃有余的胜任这个需要“双专业”基础的特殊工作岗位。

参考文献：

[1]赵秋爽.浅析高校教学秘书角色定位和素质提升[J].南昌高专学报，2011，（05）：73-74+104.

[2]尹祝凤.高校教学秘书的角色定位变化与能力结构要求[J].教育教学论坛，2012，（05）：57-58.

[3]徐明，殷玥，余璐，马恒，李军，裴建明.如何做好高校教学秘书[J].卫生职业教育，2014，（12）：11-12.

[4]金星浩.浅谈如何做好高校教学秘书工作[J].科技视界，2013，（34）：177+202.

作者简介：

刘艳（1983.10—），女，汉族，内蒙古通辽市人，硕士，江苏农林职业技术学院助理研究员，研究方向：教育管理。