商贸流通企业财务信息共享流程优化与实施

辛歆

内容摘要：传统财务对数据信息的处理限制了财务核算向深度和广度方向发展，随着商贸流通企业集团规模的不断扩大以及多元化业态的延伸，商贸流通企业对高附加值和核心业务进行了梳理与整合。文章基于对传统商贸流通企业财务信息系统的缺陷分析，凸显商贸流通企业财务信息共享模式优越性，并尝试对商贸流通企业财务信息共享作业流程进行改善和优化。

关键词：商贸流通企业 财务信息共享 流程优化

传统商贸流通企业财务信息系统的缺陷

具有垄断性。会计工作从本质上讲是委托式服务，具有较强的保密性和垄断性。财务部门对内提供的财务信息更多是行政安排，属于典型的成本中心，缺少降低成本的动力。另一方面，由于财务信息系统的垄断性，会计机构与会计人员提高服务质量的动力不足，缺乏主动服务意识，若企业尚未搭建好部门之间沟通与交流机制，财务工作的信息垄断将会导致财务部门的效能不足。

分散且重复。传统会计限制了会计核算向深度和广度方向发展，同时财务信息处理过程中诸多分类与再分类的技术环节，无法实现财务信息的多元重组。随着商贸流通企业集团规模的不断扩大以及多元化业态的延伸，商贸流通企业针对相关业务成立相应的业务单元，并设置相应的财务部门来为本单元提供业务支持服务。这样就产生了许多雷同的财务部门，并设置了重叠的财务岗位，这些岗位重复设置和服务资源不均衡造成了商贸流通企业管理成本居高不下，整个商贸流通企业集团财务部门机构臃肿，从而造成信息资源的浪费。如图1所示。

多重角色。一方面，财务部门提供的财务信息为商贸流通企业经营管理者提供决策支持，提供的财务服务满足业务单元的特定需求。另一方面，财务部门需要处理其他业务活动的一般性事务。现实工作中，商贸流通企业财务部门过半的工作时间放在了一般性事务处理中，而最重要的决策支持服务仅占用财务部门很少的时间。在这种情况下，财务部门很难发挥其最大作用。当前，更多的商贸流通企业组织结构从传统的直线职能式转变为扁平化的组织结构，数据集成与传递方式也要相应发生改变，才能适应现代商贸流通企业管理的需求与发展。

商贸流通企业财务信息共享模式优越性分析

降低企业运营成本。财务信息共享增加新业务单元，业务操作的标准化和程序简化在很大程度上降低了商貿流通企业运作成本。一直以来，降低商贸流通企业运营成本都是商贸流通企业股东持续关注的焦点，财务信息共享模式使商贸流通企业提升了规模扩张的潜能，破除了商贸流通企业集团内部各自为政的组织结构，扁平化的组织结构使商贸流通企业决策的贯彻与执行都更畅通，运营效率更高，运营成本更低。随着业务规模扩大，规模经济效应和效果也逐步放大。此外集团内的协同提升了商贸流通企业谈判实力，使得商贸流通企业产品和服务的采购成本和资金利用成本大大降低。

获得战略发展优势。财务信息共享不仅是技术变革，更是管理变革，其最终目的是为了实现商贸流通企业战略。财务信息共享模式在实施之前，必须对商贸流通企业战略进行评估和预测。反过来，财务信息共享模式不断激发与新技术、新流程、新思路相结合的实践活动，推进健康的、活跃的管理理念和行为的变革，进而提升整个商贸流通企业集团运营效能。

提高财务信息的时效价值。财务信息资源共享服务对财务工作时空的改变，极大提高了商贸流通企业集团财务工作的质量和效率。档案管理一体化、支付结算电子化、部门结构扁平化，也将进一步提高商贸流通企业集团管理的工作效率。另外，以电子货币为基础的网上支付、网上结算也将使资金周转速度加快，资金成本降低，从而缩短商贸流通企业资金周转的时间，提高了支付结算效率。同时，财务信息资源共享服务也使财务人员实现在线办公、分散办公、移动办公、在线学习等多元化办公模式。

商贸流通企业财务信息共享模式下作业流程的优化

财务信息共享体系的建设是一个系统工程，它一般来说需要经历三个阶段：统一财务阶段、集中财务阶段、共享财务阶段。如图2所示。三个阶段进程中，统一财务阶段为下一阶段的集中财务和流程再造打下夯实的基础。集中财务阶段处于中间环节，是在统一财务的基础上对接共享财务阶段，形成一个共享财务的雏形。

（一）业务流程优化

业务流程是指商贸流通企业为实现其经营目标而由不同的人分别共同完成的一系列活动，活动之间有严格的逻辑顺序，活动的方式和责任也有明确的规范。不论商贸流通企业性质类别如何，每个商贸流通企业业务流程都可以优化成三种类型（见图3）。第一，购入/支出流程。该业务流程主要包括企业购入商品服务等资源，并支出等价的资金。该流程记录和反映商贸流通企业获取所需要的且能够等价支付的商品和服务，购入/支出流程是商贸流通企业后期向客户提供商品和服务基础与前提。第二，转换流程。商贸流通企业转换流程是将之前购入/支出流程获得的商品和服务转换变成客户需要的商品和服务的过程。转换流程在企业整个业务流程处于中心位置，并贯穿于整个商贸流通企业业务之中，它体现商贸流通企业业务形式的多样性以及企业经营业务范围。第三，销售/收款流程。该流程是商贸流通企业价值实现流程，是企业供给商品和服务、实现企业盈利的过程。

（二）财务信息生产与传递流程优化

财务信息生产与传递流程是指财务信息的生产到财务信息使用再到信息的归档的整个过程。会计是以货币为主要计量，运用一系列专门的方法，生产出以财务信息为主的经济信息，为商贸流通企业相关利益者提供使用并创造商贸流通企业价值，这种服务也就是财务信息生产与传递流程。财务信息生产与传递流程可以优化为三类主要的活动或子流程，如图4所示。第一，财务数据采集。商贸流通企业在经营活动中对业务数据进行汇总和梳理，为财务数据加工与存储提供基础工作。财务数据采集重点聚焦在商品和服务单价、总金额，与供应商产生的应付款项，与客户形成的应收款项，产品加工与存储过程的材料费用、人工工资、期间费用等。第二，财务数据加工与存储。商贸流通企业经营活动中，借助财务软件系统对企业财务数据进行分类、计算、加工、传递的过程。该过程具有承前启后的作用，通过系统工具把财务数据转换为财务信息，为后期的财务预测、决策、评价与控制提供信息支撑。第三，财务信息报告。财务信息报告编制反映商贸流通企业财务状况、经营成果和现金流量的文字和信息报告。财务信息报告体现为企业对财务信息的综合处理结果，财务信息报告服务于商贸流通企业价值目标，勾画出企业财务活动有机整体——财务信息系统。

（三）财务信息共享流程范围优化

财务信息共享是将重复性强、业务量大、标准化程度较高的业务信息进行集中处理，而财务信息共享流程属于财务共享中最为基础和核心的业务，其流动性、反复性的特性适应推行财务共享中心的业务需求。财务信息共享流程属于财务共享的核心流程区域。因此，财务信息共享的流程设计应针对财务核心要素，逐一展开进行优化和设计。归属于财务信息共享核心要素有：总账信息、应收应付信息、资产信息、成本信息、资金信息等。商贸流通企业的财务信息与业务紧密关联，不同业务部门的信息传递形成了财务信息共享的流程与循环。财务信息共享流程中，总账信息是核心，应收应付信息、资产信息、成本信息和资金信息与其交互融入企业业务财务一体化循环之中。

（四）财务信息共享流程层级优化

第一，票据信息层级。随着商贸流通企业业务的开展，体现业务发生的相关票据也将陆续生成，票据信息通过实务发票的扫描与传递，以及在电子发票的情况下，采集电子发票信息。当前，很多商贸流通企业采用条码技术并结合影像管理系统来实现对发票等票据信息的全程管理。分支机构发生的大量业务票据经过系统的归集、邮寄、接收、分发、归档等传递到财务共享服务中心。这一层级的主要目的在于抓取发票中的关键信息，并将这些信息作为数据及业务处理层级的依据。第二，数据及业务处理层级。数据处理过程主要实现对采集的发票信息进行审核以及向支付信息的转换。数据及业务处理层是商贸流通企业财务信息共享体系架构中的核心部分。它处于数据访问层与应用层中间，起到了数据交换中承上启下的作用。正因为如此，数据及业务处理层的设计对于一个支持可扩展的架构尤为关键，因为它扮演了两个不同的角色。对于数据应用层而言，它是调用者，对于票据信息层级而言，它却是接受者。第三，应用层级。经过票据信息层级和数据业务处理层级之后，财务信息得到了集中式记录和处理，从源头上形成了商贸流通企业的交易数据和信息。企业开始应用共享信息的附加价值，通过打通业务与财务核算的壁垒，对内满足员工各种支付、借款、报销业务的管理需求，对外满足利益相关者支付款项申请与付款管理，实现预算、费用、资产、合同、资金、核算等数据共享。同时通过共享数据、大数据抓取影像系统、即时管理等运营项目板块对共享服务模式提供支撑。第四，管理层级。管理层级是商贸流通企业财务信息共享的高级阶段。该层级覆盖企业集团级数据中心，集成业务信息、预算信息、资金信息、资产信息、成本信息、外部标杆数据等与高层管理和决策相关的信息，成为企业未来决策的最重要的数据信息支持平台。由于企业财务信息流程面对众多企业内外部门。因此，财务信息共享管理层级需要提供强有力的服务支持与协同系统，管理层级代表企业与外部环境进行联系，对企业的所有者负责，协调与管理企业组织内部的各项活动。

商贸流通企业财务信息共享中心的实施

财务组织设计与团队组建。财务共享服务的流程实施团队应在单位高层领导带领下，由业务能力强、财务经验丰富、并具有创新能力的财务及业务骨干员工组成。随着商贸流通企业的快速发展，财务管理难度增加，企业组织变革成为推动财务信息共享服务的关键要素。财务组织设计与团队组建服务于企业财务管理变革，增加业务财务部、战略财务部。业务财务部团队成员要深入一线业务单元提供培训、咨询、决策支持等服务，推动企业战略目标和经营计划的落实。战略财务部基于企业战略发展规划，推进企业战略的逐一落实。

财务信息网络集成。传统财务信息是在封闭的内循环中，财务信息使用者主要就是本地公司的人员。而推行财务信息共享之后，企业财务信息供给对象从本地本公司人员拓展到服务于全国连锁机构和人员。企业IT治理技术是使财务共享成为现实。财务信息网络集成系统，将财务共享服务中心制定的财务制度和财务流程固化在统一的数据库中，各个分支机构的财务信息通过这个平台实现跨越时空的网上传递、票据影像模块、过程绩效测评模块等。

财务信息共享作业流程实施。第一，财务信息共享流程图。财务信息共享作业流程图是对流程概述的一个形象化展示，让财务信息传递中的相关人员能够更加直观地了解全流程主要环节及各岗位的职责。在编制流程图时，先确定共享作业流程的完整性，充分体现出涉及的岗位、环节要素；同时流程图要避免过多的交叉重复，要简明扼要，让使用者清晰明了。第二，财务信息共享流程描述。流程描述是对流程图中各个环节的详细描述，包含各环节的责任岗位、输入、输出、工具系统及操作详细描述。流程描述也是各岗位之间工作职责划分的依据，通过流程描述，相关人员可以清晰、明确地了解如何开展工作及所在岗位的职责，用语简明、准確，对专有名词的使用应与其他文档保持一致。第三，财务信息共享作业流程实施反馈。财务信息共享作业流程实施是一个系统过程，对实施过程发现的问题，应该深入业务之中，即时获得流程实施中发现的问题并挖掘问题原因，提出问题解决方案。同时，企业高层管理机构与人员应对流程实施进行全局把控。财务信息共享服务的流程在实施中不仅需要关注财务核算人员对于流程的信息反馈，也要搜集共享服务中心客户对流程的感观和意见。第四，财务信息共享中心作业流程修正。财务信息共享流程优化的方向和依据是基于流程实施的持续监控和可行性分析基础上，基于财务信息共享中心流程运作的时效、成本、质量和服务数据，对流程进行跟踪和评估，不断校正优化方向，最终获取流程的最大效益。流程优化与修正应建立长效的管理机制，避免财务信息的供给偏移实际需求。第五，财务信息共享中心作业流程推广。财务信息共享服务的实施，对流程带来的影响和冲击是巨大的，因此在流程的实施中需要加强培训，将流程调整前后的不同分析清楚，减少他们由于缺乏了解带来的工作不畅。同时，高层领导的介入，通过多种途径向员工及合作伙伴阐述共享服务流程的意义和价值，对于流程的推动和落实可以起到积极的作用。

参考文献：

1.张瑞君，陈虎，张永冀.企业集团财务共享服务的流程再造关键因素研究——基于中兴通讯集团管理实践[J].会计研究，2010（7）

2.陈虎，孙苗.以共享服务为基础的创造价值的财务管理体系[J].财务与会计（理财版），2011（7）

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