大数据时代医院档案管理方法探析

许 佳

（四川大学华西临床医学院（华西医院）信息中心，四川成都 610000）

2015年8月31日，国发〔2015〕50号印发的《促进大数据发展行动纲要》中首次从国家层面提出并部署了大数据相关工作，其中主要任务之一便是利用大数据推动健康医疗的发展，构建出以人为本、惠及全民的民生服务新体系[1]。档案作为医院信息资源的重要组成部分，随着大数据在医疗行业的不断推进，档案的形式与种类也日益多样化，逐渐从单一的纸质病历过渡到图片、文件、报表、MRI影像、CT影像等多种形式，这使得传统的档案管理模式难以满足现有的管理需求，这就要求医院档案管理方面必须加快步伐，不断改进与创新管理办法，以求适应大数据时代下医疗健康行业对档案信息化、数字化、高效化的要求[2]。

1 医院档案的重要性

医院档案是经过处理的医院重要资料，能为患者提供详细的屡次就诊记录数据，能为医生提供诊疗记录以便精准化治疗，能为医院提供治疗记录且为医患纠纷提供重要依据，能为教学提供事实资料与数据支撑、能为科研提供参考指标与标本、能为医院进行健康教育宣传提供有效素材，能为医院的改革与发展提供高质量参考信息与溯源资料，不断为健康医疗提供优质服务。总而言之，医院档案是医院在大数据时代不断优化自身建设过程中不可或缺的部分，医院档案是实施健康战略、深化医疗改革中不可或缺的部分、是推动全民医疗、健康医疗不可或缺的部分。由此可见，医院档案管理工作是一项十分重要且不容有错的工作。

2 目前医院档案管理的主要内容

目前大多数医院是集医疗、教学、科研、行政等为一体，因此其档案管理主要有：人事档案的管理、科学研究档案的管理、医疗档案的管理以及支撑部门档案的管理。

人事档案管理主要是对从事医疗相关工作的医生、护士、医技等医疗人员、从事教学的老师、行政医技后勤服务的相关人员的人事档案的管理，主要用于对人员的管理与考评，同时可以通过对人员学历层次、年龄等数据进行分析以获得医院的资源保障水平，亦可通过学术水平、技术水平等数据进行分析以获得医院的学科情况，可为医院未来发展提供建设性意见与建议。

科学研究档案管理主要是指对医院中医生或老师承担的科研课题、科研结果、科研获奖、专利专著、学术论文进行专业性管理，以便各个部门能随时可对相关数据进行横向与纵向分析、对比以获得建设性数据，为医院未来的规划与发展提供有效与科学的支撑。

医疗病历管理主要是指对患者的诊疗信息进行有效管理。患者诊疗信息的管理主要是对患者的入院时间、入院次数、手术过程与次数、护理记录、医疗质量等进行管理，包括记录与统计，分析与建议。医院的根本是为患者服务，为社会服务，是以临床工作为主要核心，因此对医疗病历的管理与分析是评估医疗服务质量的关键依据。

支撑部门的文件管理主要是指对为医院提供服务的设备部、后勤部、图书馆、实验室、院办等相应后备力量科室往来文件与设备物资的登记管理。医院的高效运转肯定是离不开强有力的后备力量，档案的管理是规范和保障医院后备力量稳定运转不可或缺的环节。

3 大数据时代医院档案面临困境

大数据一般是指通过现有的软件、设备等无法进行捕捉、管理和处理的海量数据，其主要特点：大量、高速、多样、低价值密度、真实性。这五大特点也是医院档案数据所具备的，由此可见医院档案管理已进入大数据时代，但现有的医院档案管理却已不能满足需求[3、4]。

3.1 医院档案管理体制不足

目前医院的管理资源普遍集中在医疗与教学科研方面，在档案方面的投入十分少。大多数医院也没有按照《档案法》第五条关于档案工作实行“统一领导，分级管理”原则执行[1]对档案进行统一管理，而是将档案分布在档案科、人事科、病理科等，这种管理模式会导致档案前期容易丢失，后期数据利用率不足。同时，医院在档案管理制度方面也存在欠缺，很多医院在档案管理方面没有定制统一的管理制度与标准，以致档案管理无法做到全流程记录与管理，易导致数据节点的丢失或数据无法溯源，这不利于医院的长线发展。

3.2 医院档案管理信息化程度不足

医院档案的管理目前多数是依赖于低水平的档案管理软件，或半纸质半电子的方式进行归档，随着智慧医院以及电子病历的不断推进，此类管理方式已不能满足社会的发展需求，与新时代、与大数据时代对医院的要求相去甚远，制约了医院的发展。

3.3 医院档案管理人员专业性不足

医院的档案管理人员多数是非专业出身，虽具备一定的管理能力，但缺乏对档案精细化管理的能力，使得档案的管理局限于整理归档，没有合理科学的布局与后期数据分析，影响了医院的发展。同时医院档案尤其是诊疗档案包含了大量的患者隐私，这也要求档案管理人员需要具备专业的管理能力与素质，避免数据泄露风险。

3.4 医院内部资源共享性不足

医院档案作为教学、医疗、科研、行政管理等的重要支撑材料，是各个平台、各个部门相互借鉴学习的重要资料。随着互联网+的推进，医疗会诊、远程诊疗在医院中越来越普及，这就要求医院必须提高数据的共享性，但目前大多数医院没有统一的档案管理平台和信息检索平台，虽然随着电子病历的不断推广使得在病历档案方面的数据共享得到了很大提升，但是该数据仅限于医院内部，对外数据的共享性依然低，同时很多档案查询仍依赖于人工纸质查询，耗时长、使用不便、利用率低，尤其数据的有效利用率低，这对医院长线发展，尤其是科研发展十分不利。

4 大数据时代医院档案管理方法

4.1 紧跟大数据发展步伐，不断完善医院管理体制

按照“统一领导，分级管理”原则制定档案管理制度，形成科学的管理体系，用以适应数据时代对资料管理的精细化、电子化要求。一是要从医院层面建立档案管理制度，形成档案管理规范，实现责任到人的管理考核机制；二是健全档案管理部门，将档案的分散管理集中到统一部门，并进行分层细化，逐步落实“大档案”管理理念。

4.2 合理利用大数据服务优势，加快推进医院档案信息化建设

医院档案的管理关系到医疗的决策与医院的管理。医院档案是大数据的体现，具备大数据的优势：全数据、相关性，因此合理利用大数据优势不断推进档案管理信息化建设，是有利于为医疗决策提供高效的、全面的综合信息，有利用提高医疗决策的质量，有利于在医疗过程中快速而精准的进行干预与预防，有利用为医疗管理科学化与客观性数据，有利于管理决策。大数据在医院档案管理方面信息化建设主要是：一是构建医院档案库，实现档案是事实更新与；二是建立网络档案管理信息化平台，实现数据的检索与利用；三是合理利用网络，在保护数据安全性的基础上实现远程数据交互，护航会诊与远程诊疗，推动医联体建设；四是加大软硬件投入，确保档案安全性。

4.3 匹配大数据发展趋势，努力提升医院档案管理人员专业性

大数据的发展趋势主要有大数据与人工智能的融合、跨学科领域交叉的数据分析应用、利用大数据构建大规模、有序化开放式的知识体系、大数据与云计算、移动互联网等的综合应用几个方面[5]。智慧医院以及电子病历系统的不断推进使得医院的诊疗与管理也越来越人工智能化、学科交叉化，对医院档案的管理要求越来越严苛，这必然要求档案管理人员要具备更专业的能力，因此提升医院档案管理人员的专业水平是必然的趋势，主要方法：一是通过培训、进修、继续教育等方式提升目前管理人员水平与能力；二是从高校引进档案管理方面专业性人才，逐渐完善档案管理人员层次；三是对档案相关人员进行职业教育，通过实践不断创新档案管理办法，开发适应医院的档案管理的新模式；四是对涉及档案的医生、护士、职工进行档案知识教育，从源头上规范档案管理模式。

4.4 借鉴大数据模式，深化医院档案共享与服务建设

大数据的模式主要有企业数据自营模式、数据平台模式、数据外包模式等。目前多数医院数据都外包给合作公司代处理，但外包模式会影响医院的核心竞争力，因此医院要不断深化改革，提升共享与服务能力。提升档案共享与服务建设方式主要有：一是在保障数据安全的基础上，开放部分数据接口，提供开发环境，或租赁云平台，实现档案数据共享平台的建设；二是通过购买或开发医院档案采集与分析软件，实现数据的在线初处理，为后续数据共享进行服务；三是提供档案数据仓，借助社会数据提升自身创新与科研实力，从而加强共享能力，提升服务质量。