基于云计算背景下高校电子档案集中管理模式探究

韩 曼

（河南工业贸易职业学院，河南郑州 450000）

1 云计算技术在高校电子档案集中管理中的作用

1.1 云计算能够实现电子档案的海量存储

随着高校教育事业的发展，各类档案信息越来越多，依靠传统的档案管理方式，已经无法再满足实际工作的需要。而基于云计算背景下的高校电子档案集中管理模式，能够实现档案管理的信息化，让档案数据逐步朝着文字、图像、音频、视频等多媒体方向发展。运用云存储此平台，高校的教育工作者和学生，能够更为高效地存储信息，并且可以随时随地地查询信息，获取各类教学资源。另外，云计算技术能够通过智能化的方式，按照不同的类型、不同的档案性质来分配档案信息，对所有档案信息进行整合和处理，避免过多重复多余的信息占用存储空间，让档案使用者在查询时更为方便。

1.2 云计算能够实现高校电子档案信息资源共享

借助统一的云计算平台，能够将高校不同校区、不同部门所拥有的分散式的教学档案资料整合起来，让各个部门所产生的教学资源信息传输到服务器，改变以往档案信息传递效率低下的情况。同时，利用云虚拟化技术，还能够让不同的数据之间彼此进行转换，从而让不同部门之间的档案信息能够共建共享。借助云计算平台，以不同的主题为中心，将相关档案整理成文档、图片、视频等不同的电子档案的形式。同时，为档案使用者提供相应的访问权限，让教师能够通过访问档案信息开展教学工作，教学管理者能够利用档案信息进行教学管理工作，从整体上提高高校的教育教学质量。

1.3 云计算的应用有助于降低档案管理成本

云计算虚拟化技术能够将高校电子档案通过软硬件设备、虚拟服务器以及闲置电脑等一些基础的设施，通过整合，合并为一个统一的虚拟资源池，并且对其进行更为高效的管理与调度，从而帮助高校电子档案集中管理人员，实现资源的灵活配置，让档案的使用更为高效，为高校教育工作提供更加便利的信息服务。而云计算技术的应用，是将所有的数据信息、计算工作以及各类软件应用存储在云端，利用云计算来完成数据的处理，因而能够降低对于客户端的配置要求。普通的计算机只要连接云端，就能够满足用户对于信息获取的需求，而不需要频繁地更新设备，从而大幅度地降低了各类软硬件更新换代而产生的成本。

1.4 云计算能够为高校教学提供便利的信息服务

首先，云计算技术应用于高校电子档案集中管理，体现出了以人为本的管理理念，能够更好地满足高校对于教学档案资源的使用需求。而云计算强大的网络服务功能和数据处理能力，也为高校电子档案集中管理提供了一个良好的环境，帮助档案管理人员通过对各类用户的信息需求，分析他们的档案查询与使用习惯，从而对不同的用户提供个性化的服务。另外，云计算服务云端，能够将高校的所有教育教学资源，都以电子档案的形式存储在云端，对于使用者在查询与使用档案时的时间与空间等环境条件的要求降低了许多，能够为用户提供更为便利的电子档案信息服务。

1.5 云计算有助于提高档案集中管理的效率

基于云计算背景下的高校电子档案集中管理模式，依靠云计算技术强大的信息处理能力，使得电子档案信息管理难度降低了很多。云平台由专门的技术管理人员负责维护相应的软硬件系统，而另一端，电子档案集中管理人员则不需要耗费大量的时间和精力去进行软硬件等基础设施的维护，也不需要担心信息存储的安全性，因而降低了档案管理人员的工作难度，对于提升高校电子档案集中管理效率，有着重要的作用。

2 基于云计算背景下高校电子档案集中管理模式探究

2.1 云计算背景下高校电子档案集中管理模式的建立

首先，确定高校电子档案集中管理模式的标准。由于高校电子档案集中管理工作本身具有较高的复杂性，云计算技术能够解决数据存储等相关技术方面的问题，但如何运用这项技术来优化档案管理模式，提高档案管理效率，必须要在投入使用前，就做好充分的准备。因此，高校应当结合当前电子档案集中管理模式完善的实际需求，制定一套科学、完整的管理标准。通过相应的规章制度，实现档案管理的标准化与规范化，并且要将云计算技术融入到档案管理工作中，让云计算技术更好地发挥其优势。除此之外，电子档案的收集、处理、存储方式等具体的管理细节，应当严格符合国家档案管理相关规定，从而在合法合规的前提下，实现档案的高效管理与使用。

其次，建设高校电子档案集中管理系统。一套能够统筹全局、系统规划的完整管理系统，是保证云计算技术能够更好地在高校电子档案集中管理模式中发挥作用的重要前提。高校应当根据档案管理的实际情况，充分考虑高校电子档案的特殊性，合理地利用现有的网络资源，在保证高校教育教学工作正常开展的前提下，逐步地建设高校电子档案集中管理系统，并且将各类档案数据信息录入进去，进行保存与处理，让高校教育工作者及全体师生，能够根据自己的需要，进入管理系统查询和访问相应的信息。

最后，不断优化高校电子档案集中管理模式。高校教育工作在不断的进步和发展，电子档案集中管理模式也应当与时俱进，不断地进行优化与完善。高校应当从国内外最新发展动态的角度出发，结合高校教育与毕业生就业以及社会市场的发展情况，及时地更新电子档案的内容，规范档案的存储形式，并且借鉴其他高校先进的管理经验，同时，加强与相关行业企业的合作，与政府保持友好合作交流，从而丰富高校电子档案的内容，使档案管理更为符合人们对于档案信息的实际需求，保证高校电子档案集中管理工作，能够更好地发挥其信息价值。

2.2 注意高校电子档案集中管理过程中的隐私与保密

在高校电子档案中，包含着很多隐私信息，比如教师的个人信息、工作评价、学生的学籍档案等等，这些信息不便向公众开放。因此高校电子档案集中管理人员，应当对这些档案进行严格的挑选与甄别，确认哪些档案信息能够上传到云端，供全校教育工作者和师生查询使用，哪些数据必须以更为安全的方式进行本地保存。同时，要对不同保密等级的档案，设置对应的权限，只有具备相应权限的人员，才能够对这类档案进行访问，避免一些需要保密的信息被公开，从而在为高校教育工作提供更为便利的档案信息服务的同时，保护电子档案信息的保密性与隐私性。

2.3 排除云计算技术应用过程中可能存在的技术风险

在应用云计算技术进行高校电子档案集中管理时，应当从以下三个角度，来避免技术风险带来的负面影响。首先，要防止因为自然灾害、病毒攻击以及管理人员误操作、设备故障等因素导致的云服务中断，并且要通过相应的技术手段，保证在信息恢复期间，数据的安全性和完整性，避免数据信息丢失。其次，由于高校电子档案集中管理模式在依赖于云计算技术的前提下，是将数据存储在云服务器中的，而存储区并不是固定的，有可能会受到黑客攻击或者其他因素而导致数据丢失或被篡改，必须要以相应的技术手段，保证数据的真实性。最后，对于一些隐私性和保密性较高的电子档案，应当进行相应的加密，并且采取可靠的安全措施，防止信息泄露，从而保证电子档案的安全性。

2.4 解决高校电子档案集中管理中的安全问题

在云计算背景之下，高校电子档案集中管理面临着更为严峻的信息安全问题，一旦出现安全风险，造成的损失以及后续负面效应将不可估量。为此，必须要采取更为有效的安全措施，来保证电子档案数据的安全性。首先，要完善有关法律法规，并且严格选择提供云服务的运营商。其次，要不断更新云计算技术，通过技术性加密，加强权限管理，杜绝档案信息泄露。再次，要根据高校电子档案集中管理需要，制定科学合理的数据备份方案，一旦出现数据信息丢失或被篡改的情况，要及时进行处理并且恢复数据。最后，要密切关注云计算技术相关的最新研究成果，及时对云存储服务器以及相应的基础设备进行更新和维护，从而保证高校电子档案集中管理的安全性，以更为高效的电子档案集中管理工作，为高校教育教学提供更为优质的档案信息服务。

3 结语

综上所述，随着信息技术的不断进步，云计算技术的性能也会不断地提升，基于云计算背景之下的高校电子档案集中管理模式，也在融合的技术发展与信息需求的前提下，更加地规范化、标准化、信息化，为高校提供的电子档案信息服务，也更加的人性化。从当前的高校电子档案集中管理模式中，能够看得出，云计算发挥着巨大的作用，并且在未来，也会进一步地完善，让高校电子档案集中管理能够以更高质量的服务，推动高校教育事业的发展。因此，在未来的工作中，无论是作为高校管理者还是档案工作人员而言，都必须以时代发展为导向，加强对云计算技术的研究力度，不断挖掘其潜在优势和作用，将其更好的融入到高校电子档案管理过程当中，通过其信息技术优势作用的发挥来将我国高校档案管理推向现代化创新发展之路。