新形势下高校人事档案精细化管理的思考

刘 畅

（长春金融高等专科学校组织人事处，吉林 长春 130028）

高校是教育领域的重要组成部分，主要是指对公民进行高等教育的学校。在我国，一般学生在接受高校的培育后，就会进入企业或者单位为社会贡献力量，因此，高校对于学生来说是非常重要的。在一般的高校中，都会有若干个专业，每个专业对学生的要求都是不同的，也就需要不同的教师和管理人员，所以，对于高校来说，它的管理模式是非常繁杂的，有着大量的人员需要登记和经管，这种管理被统一称为人事档案管理，对学生、教师、在校人员等人的身份、资历、政治面貌、品德作风等信息进行登记，是学校运营的主要依据。但是现阶段来说，在新的形势背景下，许多高校在进行档案管理时存在着一定的问题，需要相关人员制定相应的措施手段。

1 高校人事档案精细化管理的重要性

对于高校来说，人事档案管理是指收存学校在校人员的相关信息，进行分类登记和保管的过程。这其中包括学生和教师等人员的家庭身份信息、政治面貌、履历、奖励、处分和自我鉴定等等，在高校期间，需要对这些人员进行实时记录，以此来对他们的思想发展、个人成长等做一个详细的统计，也是学生毕业评价和教师工资的一个依据，可以在特定范围下反应一个人的基本面貌，是个人信息的存储库，因此，人事档案的管理是非常重要的。而人事档案的精细化管理则是在普通管理的基础上，加强了管理模式，有效的运用科学技术和文化等对其进行治理，为学校的治理提供了保障，增强了档案的机密性，加大了人事档案的真实性，加强工作人员的管理，充分发挥人事档案的作用，提升了档案的真实性，为建设高素质人才队伍奠定基础。

2 高校人事档案精细化管理的现状

2.1 管理人员素质不高

对于现阶段的高校来说，许多学校并没有聘请专业的档案信息管理人员，仍然是教师代管或者管理人员的专业不符，这就导致了在档案管理工作上会由于疏忽等原因出现很多细节方面的问题。而且档案的管理需要的是信息处理方面的复合型人才，这对于高校在选择档案管理人员时是一大难点，如何吸引具有高知识层次和先进技术的管理人员，是能否实现档案精细化管理的重点，纵使许多高校引进了科学的管理设备，但是没有对应的高素质人才，仍然不能充分发挥它的作用，在档案管理方面始终存在着漏洞。同时，部分管理人员对于工作热情度不高，缺乏对人事档案管理的重视，影响了档案管理的专业性和真实性，这对于学校的发展来说是非常不利的。

2.2 管理制度不够规范

目前许多高校对于人事档案管理没有建立完善的管理制度，没有对管理作业进行规范化要求，许多信息并没有填写完整就要进行封存，在管理的过程中，相关人员对于工作的流程没有一个正确的认识，没有进行针对性的管理，许多工作的范围模糊不清，一旦出现问题，找不到当事责任人，这对于人事档案管理工作来说，是有着严重影响的，很容易导致在储存阶段造成信息的丢失和残缺，为后续工作带来麻烦。同时，人事档案的管理缺乏统一性，在管理上总是前后不一，这样在调取人事信息的过程中，就会出现信息不全面等现象，对于学校工作的展开有着重要的消极影响。

2.3 信息更新不及时

无论是学生还是教职人员，在学校学习和工作期间都会对自己的履历有一定的增加，或是受到不同的奖励和处分，这些都是需要及时记录到人事档案中。但是现阶段，高校的部分工作人员并没有做到信息的及时更新，没有做到人事档案的动态性，一些有用的资料更新的不及时，相关管理人员并没有对学校的情况有一个敏感度，首先对于学校来说，对学生或者教职人员的评判是根据人事档案信息作为依据的，一些奖金和职称也与他们一段时间内的表现有关，如果人事档案没有做到及时更新，则会让学校的评判受到一定的阻碍。也会对学校的管理产生一定的影响，不利于人才队伍的建设。

2.4 管理模式不先进

在学校规模不断扩大，教职人员不断更新的前提下，部分高校的人事档案管理仍然延用传统的管理模式，大部分信息都是通过人工进行记录，并没有借助先进的计算机技术进行管理，这就导致在工作期间可能由于工作人员的管理不当，造成信息登记不全或者错误等现象。传统的管理模式并不适应于新形势下的高校发展，许多人工操作已经不能满足档案的更新记录，越来越多的人事档案需要有专业的系统来帮助整理，这需要相关人员想出解决办法，加强这方面的精细化管理。

3 新形势下加强高校人事档案精细化管理的具体措施

3.1 加强档案管理人员的选拔和培训

对于高校的人事档案管理人员来说，在新形势下，对于他们有了新的要求，无论是在工作态度还是专业技能上，都要跟上时代的发展，达到一定的要求，才能满足精细化的管理目标。首先，对于管理人员的聘用来说，学校需要在这方面做出一定的努力，通过提高工资待遇等福利，来吸引更多的高素质人才。在人才的聘用方面，学校应该对他们的综合素质进行考量，不但要拥有较高的知识层面，还要懂得现代化的管理技术，有着一定的责任感，在工作期间可以独立完成信息化的管理模式。另外，学校还要定期对管理人员进行培训，不断的根据现有的技术来完善管理人员的技能，使工作人员在管理档案时做到有序和负责，充分发挥人事档案的作用，提高工作人员的精细化管理意识。

3.2 完善相关的管理制度

如果想实现人事档案的精细化管理，首先就是制定完善的管理制度，对基础工作进行规范化管理，要求工作人员严格按照制度的标准进行工作，避免出现错误信息收集的现象出现。首先，学校要成立统一的流程式管理，建立管理中的上下级制度，对工作人员来说也是一种制约，设立一个负责人，由负责人对工作人员的职责和范围进行划分，在工作期间，工作人员需要对自己范围内的工作进行精细化处理，尤其是细节方面，要用严谨的态度对待。其次，在人事档案的信息填写上，学校应该制定出统一的信息登记表，在学生或者教职人员填写的过程中，一定要提醒不要落下任何信息，做到信息的完整和规范。另外，在信息的管理过程中，也要注意分门别类进行详细的登记，做到管理的透明化，保证信息的真实性。

3.3 充实档案内容

对于现阶段的高校人事档案管理来说，许多工作都过于浅层，没有充分认识到档案的重要性。在高校的运营过程中，档案中的信息可以为学校的许多工作提供有利依据，所以在档案的内容设置上，一定要注意做到全面和完善。不仅仅要把重点工作业绩和重大活动的奖励等写入到档案中，对于教职人员的资历、专业水平、资格证以及学生对于教职人员的评价等，都应该纳入到他们的档案中，以此来反映教职人员的真实工作面貌。对于学生来说，需要尊重高校的规章制度，人事档案中既要记录他们受到的奖励和处分，也要将平时的表现记录到其中，也可以当作奖学金的重要依据，另外，对于学生的家庭等情况最好也要填入到档案中，以此来当作是否可以接受国家贫困生奖学金补助的有力依据。充实人事档案的内容对于档案的精细化管理来说是非常必要的。

3.4 随时更新档案信息

在档案的管理过程中，工作人员还应该根据学生和教师的在校表现，随时对他们档案中的资历和相关信息进行补充和更新，以此来完成人事档案管理的精细化。工作人员要及时跟踪在校人员的教学情况，对他们所获得的荣誉和处分有一个大致的了解，定期对教职人员以及学生的情况进行记录，同时，管理人员还要将这些人事档案做到有效的利用，高校里许多奖学金和职称的评判都是通过人事档案中的具体资历作为依据的，所以工作人员要做到积极向上级部门汇报，定期将有人事档案改动的文件报备给相关部门，积极主动的提高高校中人事档案的地位作用，做到管理上的认真负责，为学校对于学生和教职人员的评价奠定基础。

3.5 改善现有管理模式

对于高校的人事档案管理来说，可以在经济和科学技术不断发展的前提下，通过计算机系统成立学校自己的数据库，通过对现代化设备和软件的购买，实现人事档案的精细化管理。首先，工作人员可以将所有的信息登记到相关的现代化设备中，实现信息管理的电子化，这对于档案管理来说有着重要的作用，可以减少在记录过程中出现的错误，对档案进行备份，避免人事档案丢失后，后续工作不能相应的展开。另外，领导部门也要为管理人员做出相应的表率工作，加强对于人事档案管理方面的管理力度，认可档案管理的重要性，改变现有的管理模式，加大这方面的投资，为人事档案的精细化管理做出有效的保障。

3.6 建立档案管理系统

对于现阶段的高校人事档案管理来说，成立专门的档案管理系统是精细化管理的必经之路，也是提高管理工作效率的有力手段。档案管理系统可以帮助工作人员完成规范化的统一管理，包括对档案的采集、管理和查阅，做到相关负责人不需要通过管理人员就可以直接在网上进行档案的查阅，为学校的管理工作提供了极大的方便。首先，档案管理系统是数字化的管理模式，是一套集多种应用为一体的档案管理软件，可以对档案材料进行收集、鉴别、整理、传递、统计和查阅等日常工作，并且提高了领导人员的信息管理和监督水平，在网络上就可以随时监控到人事档案管理的具体信息，提高了工作的标准，为学校的工作提供保障。其次。档案管理系统是一套流水化的作业模式，避免对工作环节上的遗漏，可以自行对软件内的档案进行分类和统计分析，工作人员只需要将数据调动出来，就可以知道想要的信息。另外，档案管理系统还具有用户管理、事物提醒等功能，既增加了档案的保密性，又确保了档案管理的实时性，对于精细化管理来说起到了重要的作用。

3.7 加强档案的利用率

在高校中成立人事档案管理的初衷并不是信息存储库，而是需要通过人事档案中的信息来提高学校的管理效率，完成学校的部分工作。因此，在高校人事档案的精细化管理中，最重要的就是提高档案的利用率，不要把档案变成死气沉沉的文件，而是管理人员通过对档案中内容的分析，给学校的相关部门提供可靠的数据，从而为某些工作提供保障。管理人员可以定期对在校人员的人事档案进行统计分析，判断在这一阶段是否有表现突出的优异员工或者学生，并且及时向学校传递这些信息，树立工作人员的服务理念，加强学校的人才队伍建设。除此之外，在学校进行人事变动、晋升职称、奖学金评判和诉讼取证等工作时，管理人员可以及时提供一些有效的信息，为学校的管理工作打好基础。

4 结语

总而言之，对于新形势下高校的发展来说，人事档案管理有着重要的作用。相关人员需要针对学校在档案管理上出现的问题进行整改，在管理模式、工作人员、管理制度等方面做到精细化的管理，提高管理水平，为建立人才队伍提供保障。