中等职业学校档案信息化管理的策略分析

宋沛

摘 要：档案是中等职业学校管理与各项监督评估的重要材料，也是进行教学科研和教育评估的重要依据，档案资料得到有效利用对提高学校教学与管理水平具有积极的作用。但是，从中职学校档案管理具体情况来看，部分中职学校档案管理意识不强，档案现代化信息化管理不足，严重影响了档案使用的有效性。因此，要促进档案信息化管理，在树立信息化和现代化管理意识的基础上，加强现代化硬件设备配置，加强档案工作者信息化水平和素质的提升，并健全档案管理机制和检查审核制度，多途径多措施提升中等职业学校档案管理水平。

关键词：中等职业学校；档案；信息化；管理

中图分类号：G71 文献标识码：A 文章编号：1673-9132（2019）04-0015-02

DOI：10.16657/j.cnki.issn1673-9132.2019.04.007

档案信息化管理相比较纸质档案管理而言，具有更加方便、快捷的特点，有利于更加精确地寻找和管理档案。虽然档案信息化建设和管理在中等职业学校得到了重视和应用，但是总体来说还存在着以下几方面问题：一是对档案信息化重要性的认识有待提高；二是档案信息化管理进程推进缓慢；三是学校缺乏高素质的信息化档案管理人员。因此，新形势下推进中等职业学校档案信息化管理必须转变观念，提高对档案信息化管理重要性的认识，加强经费投入和支持，打造一支专业化与信息技术素养高的档案管理队伍。

一、转变观念，提升档案信息化管理意识

中等职业学校高度重视档案信息化管理，也正在将学校纸质档案变为相应的电子档案，但是由于信息更新速度快，而电子档案管理设备却长期得不到更新，导致中职学校档案信息化管理面临着设备落后、专业人员缺乏、无法跟进等问题。因此，新形势下必须转变观念，在提高对档案信息化管理认识的基础上，积极争取资金支持以保障档案可以以最专业的技术手段来管理。

档案信息化管理过程中也要确保收集、整理与归档的精准落实。以学生档案为例，关系到学生个人的成长足迹，是学校档案的重要组成部分，用人单位考查的重要依据。在树立信息化管理意识的基础上，加强学校档案信息化管理。在思想认识提高的同时，工作行动也要跟上。中等职业学校要广泛利用学校扫描仪、计算机等设备，统一好档案数据格式，准确无误地录入计算机，然后利用专用软件对学生档案资料进行分类编目。比如档案资料中的学籍册、毕业生审核登记表等需要分类排序，并建立学校单独的档案信息系统。基础信息由学生个人填写，必要信息模块由班级管理者进行填写，学校档案工作者进行实时监督检查。这样不仅可以减少档案工作者的工作量，还可以增加档案信息的准确性，从而更好地推进学校档案信息化建设。

二、加强经费投入和支持，充实硬件设置与软件力量

中等职业学校教育管理经费有限，要加强对档案信息化建设和管理的经费投入，必须积极探寻新的途径和方式，争取与社会单位、企业之间的战略合作，重点解决资金和技术问题。一方面，要充实档案信息化管理的硬件设备，提供计算机刻录设备、光盘存储等，确保电子文件、数据资料实现在线系统存储，对于重要档案、保密资料要线下进行存储，并要加强防安全漏洞、防火墙和防病毒软件等的配备，防止信息泄露等问题。另一方面，要充实档案信息化管理的软件力量，这意味着要加强档案工作者培训，重点提高他们的信息技术使用能力，打造一支专业化和信息技术素养高的档案工作队伍。

首先，要加强档案专业人才的选聘引进，立足于信息化管理的要求明确选聘标准，并提高档案工作者待遇水平，吸引计算机软硬件技术与档案管理相关专业的学生进入到档案管理队伍中来，充实档案管理人员队伍。

其次，学校要加大对档案工作者的教育投入，对在职人员要积极进行再教育和培训，提高他们电子档案管理的知识技能与信息技术应用能力，通过计算机应用基础、数字化技术、网络技术以及现代管理技术知识等的学习，打造一支现代信息管理水平高与档案管理意识强的复合型队伍。

三、建立制度，加强对档案信息化管理的力度

无论是电子档案还是纸质档案，在管理过程中难免会出现一些问题，造成信息丢失或者档案丢失，因此，必须建立制度，加强对档案信息化管理的力度。

首先，要建立严格的检查审核制度，推进纸质档案与电子档案同步管理。为了防止重要文件和信息丢失，要依托于严格的核查制度，定期对文书、档案资料进行管理检查，重点检查归档文件的完整性、档案过程手续的齐全性等。

其次，要规范电子档案。与纸质档案进行同步管理的同时，必须建立格式与内容相统一的电子档案。电子档案形成后，加强终端审核，统一所有数据格式和结构，对于档案数据传输和使用要进行规范处理和控制，并确定好不同档案资料查看和使用的权限，任何人不得以任何理由进行删除和修改。

最后，要建立严格的档案查阅制度。为了学校档案保存的完整性、安全性和准确性，对于档案查阅也必须依托于网络入口明确查阅权限和范围，对于重要档案资料的查阅要进行登记，档案信息资料不能用于其他任何用途。

四、结语

档案信息化管理不能停留在口号上，转变观念，提高学校档案管理认识必须付诸行动，围绕学生档案、教职工档案、其他教育教学资料等，建立电子档案与纸质档案同步一体化的档案管理模式。围绕档案信息化管理增强相应的经费投入和支持，加强信息化硬件设备的投入，积极引进专业化高素质的档案工作者，也要对在职档案工作者進行培训和继续教育，打造一支信息素养、信息技术水平和档案管理水平高的复合型档案人才队伍，并依托于健全的监督检查制度、审核制度、查阅制度保障档案资料合理的使用。中等职业学校加强档案信息化管理，对提高档案管理质量和利用率都具有积极的作用。

参考文献：

[1] 陈慧玲.浅论如何加强中等职业学校学籍档案管理工作[J].广西教育，2013（14）.

[2] 林艳梅.信息时代中等职业学校档案的开发与利用[J].广东职业技术教育与研究，2014（3）.

[3] 曲云峰.中等职业学校档案管理信息化建设的对策[J].黑龙江档案，2013（4）.

[责任编辑 李 媛]