档案管理与服务中嵌入性理论的应用研究

潘伟

（沂水县马站镇人民政府，山东 沂水 276400）

一、前言

嵌入性理论是著名的政治经济学家波兰尼在《大转型：我们时代的政治起源》中提出的，作者认为在社会经济发展的过程中，社会经济活动并非一个独立的领域，市场经济嵌入社会活动和文化结构中，影响着各种经济活动，而非市场经济体可以也影响经济体，并影响着社会经济的发展，这种嵌入性是必然存在的，只是因为时代背景的不同，嵌入程度也相应变化。同样在档案管理中，其管理工作、信息服务也会受到非自身活动的影响，同样具有社会依附性和植根性，实质就是社会活动的嵌入性。因此，档案管理工作和服务的发展仅依靠改善自身管理体系是不够的，还需要与社会发展结构相结合，将社会活动中的结构、认知、业务、文化、政治、技术等嵌入到档案管理工作中，建立起一个丰富的档案管理和服务管理体系，推动档案管理与服务的发展。

二、分析嵌入性理论在档案管理与服务的应用

嵌入性有一定的应用原则，在进行应用中应当遵守一定的原则。邻近性原则，应以服务对象职能活动邻近性、利益趋向互补性、社会关系稳定性等为首要条件进行选择；认同性原则，应在嵌入对象的思想、能力、行为、目标、制度、效益等方面取得相互信任、和谐的基础上进行[1]。对等性原则，即要求地位平等，相求同存异、互为条件、相互制约；互补性原则，要求能够形成互补、互利机制；规范性原则，要求有各组织共同遵守、共同认可的制度和规范准则。

（一）嵌入性理论的条件性应用

嵌入性理论在档案管理和服务中的应用不是无限性的，需要在一定的条件下才能进行，要避免极端或过度嵌入[2]。在实际应用中，需要判断社会发展对其需求的根植性和依附性，正确认识社会网络结构的现状，并且与社会政治、经济、文化等领域进行有效结合，设计整理理论的嵌入，使理论更具有广泛性和层次性，进而触发档案管理和服务的社会功能性。因此，档案管理工作要嵌入社会活动中需要避免抽象化、理想化，要在更加宽阔的视野空间里，以社会学和档案学为基础，将档案管理工作和服务以及时间研究框架融入到社会环境变量中去，使档案管理和服务更具有客观性，丰富和完善的档案管理和服务的理论方法，提高档案管理和服务的质量。

（二）技术空间的嵌入

当前，档案管理工作已经进入信息化快速发展的阶段，各种现代信息技术不断应用在档案管理工作中，技术空间的进一步嵌入有利于提高档案管理和服务的质量。信息空间对档案管理和服务的嵌入应用，要求档案管理和服务工作者密切跟进科技信息技术的发展，并将档案信息网络与社会网络的各个层面进行相互融合，借助新媒体技术来丰富、完善档案信息管理的网络系统，全面提升档案信息资源的聚合、开发、管理。技术空间的嵌入是双向性的嵌入，一方面，档案信息网络可以无缝嵌入到社会、经济、文化活动的各类网络中去，并与各类网络进行高效的融合，进而开展深层次的档案管理和信息服务工作；另一方面，技术空间的嵌入是将当前的信息技术以及相关应用嵌入到档案管理信息化系统中，如利用互操作系统、结果融合、嵌入式系统等技术对网络信息资源进行有效的整合，挖掘用户需求数据、检索用户信息自然语言的需求、感知用户潜在需求、判断用户的情境，并以此将档案信息进行个性化的定向推送，更好地满足档案信息用户的个性化需求，提升档案信息管理和服务的质量。

（三）社会空间的嵌入

由于档案工作的各个环节与社会各领域之间存在着极为密切的联系，档案管理各部门可以在档案管理和服务中运用嵌入性理论，进行社会空间的嵌入，积极拓宽与社会各领域之间的交流渠道，构建与社会各群体组织在信息资源中的紧密关系，进而增强档案管理组织与档案信息用户之间的交互性协同关系，创建新型的档案管理和服务模式。社会空间嵌入的有效应用方式是构建档案网络信息联盟，联盟组织之间各自拥有不可替代的信息资源，具有竞争性、熵减性，组织之间还存在着弱联系和强联系，一般说来，非正式或跨类组织之间的联系较弱，正式或同类组织之间的联系较强[3]。在社会空间的嵌入中，要构建广泛的弱联系和高质量的信息桥，就要充分利用信息网络，拓宽信息交流的渠道，及时修补断裂的网络节点，形成可持续发展的社会组织生态环境，强化强弱联系的共生关系，并依据社会空间的嵌入要求，利用跟进和先动两种推进方式，打破路径依赖，促进档案社会组织信息联盟的发展，加强社会各组织间档案信息的联系，提升档案管理工作的效率。

（四）业务空间的嵌入

业务空间的嵌入主要表现为档案管理工作所涉及各项业务的有效信息整合，以及建立双向的互动关系。业务空间的嵌入有四个方面的嵌入：业务部门、业务人员、业务平台、业务内容的嵌入，并通过这四个方面的嵌入，形成档案管理的信息组织体系。当前，档案信息管理和服务方式有传统的被动方式和订单式两种，而目前，绝大部分的档案部门都面临着客户要求不明确、地点不确定，进而业务开展不顺利等困境。构建业务空间嵌入式的管理模式，可以将订单式、外包式、合同式等传统的档案管理模式变为合作式、共生式的新型模式，并通过对用户需求的数据进行挖掘，深入服务对象系统的业务腹地，熟悉其业务具体开展流程，延伸客户的创造性需求，形成零距离的服务模式，建立共生、共赢的关系，使档案工作人员与所涉及的业务工作密切联系起来，快速了解和掌握业务开展中存在的问题，并及时解决，从而提高档案管理和服务的质量。

三、结语

综上所述，将嵌入性理论应用于档案管理与服务中，可从技术空间、社会空间、业务空间等方面进行着手，使各组织间相互紧密联系，共建共享信息资源，构建密切联系的共生关系，以便打造良好的档案管理与服务体系，提升档案管理的效率与服务质量。