浅谈档案管理信息化建设

曹刚

（齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区劳动就业局，黑龙江 齐齐哈尔 161000）

在信息技术高速发展的今天，信息化技术走入了各个工作岗位，档案管理也是如此。利用信息化技术，使得档案管理的工作效率提升，利用计算机的储存功能，将大量的信息有序存储在计算机中，节省了大量的人力物力资源。利用信息化技术，档案管理工作人员可以相互学习、交流经验，对提升岗位专业技能起到了促进作用。

一、信息化技术在档案管理中的应用价值

（一）便捷的信息查询与分类功能

在档案管理中有效使用信息技术，可以让档案信息的查询工作变得方便快捷。例如，在单位的人事档案管理中，职称评定、干部选拔行为都需要对参加评定和选拔的人员进行相关信息的统计。候选人每年的工作评级、近年来是否获得嘉奖等等，多应该考虑在内。对于职称评定工作，要考量信息可能更为具体。例如工作年限、每年的工作量、学习成果等等具体要求。而这些信息，以往都是需要逐个文件核对的。有了信息化技术，可以利用查询功能，调出相关项目的具体信息，让信息的获取非常方便。

（二）信息的保存更加安全，可备份保存

档案资料的保存过程中，最容易出现问题的是，资料的丢失与损毁。而使用信息化技术，让资料的保存多了一道防护屏障。把一些具体的信息，不仅仅以文件的形式存储，还以电子信息的形式存储在计算机当中。而信息技术的发展，让存储的空间变得巨大，小小的计算机可以存储大量的信息。所以档案信息通过信息技术得到了二次保存。又由于存储空间大，一些重要的档案信息还可以通过移动硬盘等设备进行再次备份，防止丢失。这样就让档案资料信息的存储更为安全了。

二、做好信息化档案管理工作的对策

（一）提高档案管理者的信息化管理水平

一是档案管理者必须具有较强的计算机应用能力。另外，管理者至少具有全日制大专毕业背景，并且具有耐心、热情、积极的工作态度。二是通过与单位各部门领导沟通协议，制订各阶段需要存档的数据和资料，并及时进行登记、归档入库，避免档案重复、散杂、零乱，制订并完善档案管理制度，严格按照各项规定执行，保证归档工作有序进行。三是培养大数据分析的专业技术人才，能有效避免拥有大量数据却不懂数据分析的情况出现。四是开发档案管理数据平台，每个单位都具有自身的特殊性，这就要求我们必须结合本单位实际及档案建设特点，开发出一套符合我们自己数据的分析管理工具。

（二）提高信息利用率

利用信息化进行档案管理，不仅仅可以实现电子档案信息的有效和快速归档，也能在很大程度上提高信息利用率。虽然这种服务方式可以大大提高档案管理的质量和效率，但是我们也不能忽略网络存在的风险和隐患。一是加强网络安全不断更新加密技术，通过加密原有信息可以转化成乱码，并以乱码的形式保存下来，这样有效地防止档案信息被破译而造成的损失。二是不断加强防写技术，利用该技术后，可以将档案信息设置到一种“只读”模式，在“只读”模式的情况下，外界想对档案信息进行修改则无法实现。三是主机不能使用U盘、软盘、移动硬盘等存储工具，避免计算机病毒入侵、泄密等问题。四是加强机密档案资料的安全管理，建立健全机密单杠安全管理制度，防止违规操作情况的出现。针对机密档案采取单独管理、重点管理的措施，设置专门管理人员，并定期对机密档案进行核查。五是增强档案管理人员的保密意识，做好内网系统查询权限及档案传递期间的管理，严格按审批登记制度执行。

三、提高档案管理人员的创新服务观念

一是工作人员应该通过各种途径获得档案工作丰富的知识，并通过各种媒体获得档案管理的信息，提高档案管理的法律意识。二是通过档案的整理提高档案的利用率，研究利用者信息利用的预测能力和利用率。三是要充分利用互联网等信息手段提高服务质量，给档案使用者提供主动、多元化、开放型的服务，实行多形式、多渠道拓展服务方式可以有效提高服务质量。建立信息资源数据库，方便信息检索，数据库能有效实现众多电子信息的储存、分类、检索和查询。只有与时俱进的思维和不断求变的发展意识，才能将档案管理工作做得更好，给使用者提供更高质量的服务。

信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。